Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 29-1-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia (dog med sidst i mødet)

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Bestyrelsen godkender budgettet

Bestyrelsen godkender regnskab. (En mindre tastefejl på 100 kr. rettes)

Budget og regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen

Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentbeløbet og gennemfører regnskabsåret 2019 med et budgetteret underskud på ca. 18.000 kr. Heri ligger dog også at der overføres til 50.000 kr. til vejkontoen, hvoraf 25.000 kr. er for 2018, som ikke blev overført. Vores udgifter til bl.a. snerydning og saltning varierer meget så det er ikke sikket at det bliver så meget. Det har indtil nu været en mild vinter. Underskuddet skyldes også at kontingentet til den store grundejerforening er steget idet der er et efterslæb på grønt vedligehold som skal indhentes. Parcelforeningen har dog en god økonomi, så det er ikke noget problem at få et mindre underskud i nogle år.

Der er ved udgangen af 2019 ikke nogen der skylder kontingent, og der er heller ikke nogen der har penge til gode. Det er meget positivt at der er så godt styr på det.

Karen (kasserer) og Johan(formand) har fået styr på foreningens E-boks. Bankskifte og overdragelse af rettigheder til vores nye kasserer er også på plads. Alle betalinger skal godkendes af både Karen og Johan.

Karen har haft lidt vanskeligheder med vores tidligere økonomistyringsprogram Dinero.

Det er ikke lykkes at blive fortrolig med programmet så Karen bruger Excel i stedet. Bestyrelsen har godkendt dette.

  • Vedligehold af området

Vi har indgået aftale med et nyt firma til grønt vedligehold -Havgården.

Den nye aftale er startet i oktober 2018. De er meget effektive og dygtige. Regningerne er mere gennemskuelige og grundprisen for ydelserne er lavere end tidligere leverandører. Vedligehold af området startes på de steder, der er mest synlige. Kim (Den store grundejerforening) holder øje med regninger og budget og giver opgaver til Havgården. Der er sat et ”hegn” ved udkørslen fra cykelstien for at undgå at børn cykler direkte ud på vejen. Der er nogle store buske på volden, der er klippet ned. De forventes at skyde op igen. Der er også beskåret træer og fjernet græs rundt om træerne. De gamle buske er hakket til flis, der spredes i bedene.

Hverdagsliv (Vagn) fortsætter med at vintervedligehold på stierne.

Pga. sygdom bruger vi dog aktuelt vores tidligere leverandør, Balskilde. Hverdagsliv forventes at genoptage aftalen vinteren 2019/2020

  • Foreningen generelt

Rasmus har udskiftet et kravlenet på en af legepladserne og holder løbende øje med tilstanden på udstyret. Legepladserne ser fine ud. Der er foretaget små reparationer.

Der er problemer med vores hjemmeside. Det ser ud til at den er blevet ”hacket”. Johan følger op på sagen.  

  • Den store grundejer forening

Grundejerforeningen har haft ekstraordinære udgifter i forbindelse med opstart af ny leverandør til grønt vedligehold. Der er dog nogenlunde balance i regnskabet.

Der er tegnet forsikring. Bla. mod fald på fortov.

Grundejerforeningen har kontaktet Colas med henblik på aftale om vedligehold af asfalt på veje og stier. Colas er dog ikke vendt tilbage med kontrakt eller regninger.

Kommunen har forskellige planer om en ny sti i forbindelse med den nye børneinstitution. Ikke alle planer virker lige geniale… Vi må afvente at se hvor stien bliver tilsluttet.

De knækkede fortovsfliser i forbindelse med byggeriet i toppen af buen, udskiftes når byggeriet er færdigt. Vagn holder øje med at det sker.

  • Eventuelt

Vi afholder generalforsamling torsdag d. 21/3-2019.

Jon laver indkaldelse til generalforsamling og bestiller kage fra Gourmiddag.

Regnskab, budget og indkaldelse runddeles hvis vores hjemmeside mod forventning ikke fungerer tilfredsstillende om et par uger.