Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 11/4-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia, Rasmus

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Vores regninger for bla. hvid/grøn vedligehold er blevet mere regelmæssige og overskuelige.

Vi betaler ca. 1500 kr. årligt i gebyrer til banken. Det undersøges om det kan gøres billigere evt. ved at skifte bank. Et bankskifte kræver dog en del administrativt arbejde og godkendelser så der skal være en klar besparelse hvis vi vælger at skifte bank.

  • Vedligehold af området

På grund af stort efterslæb på vedligehold af området er det meste af årets budget til ”grønne forbedringer” brugt på nuværende tidspunkt. Der er dog fortsat midler til græsslåning mv. resten af sommeren. Vi er enige om at vores nye leverandør udfører et flot stykke arbejde med høj kvalitet. Prisen er rimelig i forhold til tidligere leverandører og indhentede tilbud.

De grønne områder er blevet væsentligt udvidede de seneste år efterhånden som der er bygget flere huse. Vi har også fået overdraget flere veje/stier fra kommunen og derfor er udgifterne væsentligt forøget. For at polstre/genoprette økonomien i den store forening vil der blive stillet forslag om at hæve kontingentet med 400 kr. pr. husstand på den kommende generalforsamling for den store grundejerforening. Hvis forslaget godkendes vil vi  dække Parcelforeningen Solvangens del af kontingentstigningen med penge fra vores reservefond så kontingentstigningen til medlemmerne først kommer i 2020.

Der er konstateret fejl på gyngerne på legepladsen Der mangler noget afdækning på kæderne. Rasmus reparerer gyngerne eller indkøber nye.

Der bliver udskiftet asfalt slidlag på de steder hvor AVA tidligere har gravet og lavet dræn til ventilbrønde. Der har været en længere ”dialog” med AVA, der oprindeligt først ville udføre arbejdet i 2020 men vores aftale og input fra Colas viser at det skal gøres nu. Vi har nu en god og direkte dialog med Arkil, der skal udføre arbejdet. Vi forsøger at få udført et par andre småreparationer af asfalten i samme ombæring.

  • Foreningen generelt

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig som følgende:

Jon som formand

Karen som kasserer

Johan fortsætter samarbejdet med Karen mht. underskrifter i banken og godkendelse af regninger

Bestyrelsen arbejder fremover mere bredt og vi hjælper alle med de ”daglige” opgaver.

For fremtiden bestræbes det at bestyrelsesmøder afholdes om torsdagen. Vi forsøger fremover at finde datoer til bestyrelsesmøder vha. Doodle afstemning i stedet for e-mail.

  • Den store grundejer forening

Den store grundejerforening lider stadig under store udgifter til reetablering og stigende udgifter til vedligehold af grønne områder. Arealet og omfanget af fællesområder er øget betydeligt som følge af udbygning i området samt overdragelse af veje fra Kommunen. Disse udgifter vil medføre en stigning i kontingentet til den store forening.

Colas har været på besøg og foretage forebyggende vedligehold på veje og stier. Der er nu kommet styr på den oprindelige vedligeholdelseskontrakt så arbejdsopgaver og fakturering følger planen.

  • Eventuelt

Ingen bemærkninger

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 29-1-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia (dog med sidst i mødet)

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Bestyrelsen godkender budgettet

Bestyrelsen godkender regnskab. (En mindre tastefejl på 100 kr. rettes)

Budget og regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen

Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentbeløbet og gennemfører regnskabsåret 2019 med et budgetteret underskud på ca. 18.000 kr. Heri ligger dog også at der overføres til 50.000 kr. til vejkontoen, hvoraf 25.000 kr. er for 2018, som ikke blev overført. Vores udgifter til bl.a. snerydning og saltning varierer meget så det er ikke sikket at det bliver så meget. Det har indtil nu været en mild vinter. Underskuddet skyldes også at kontingentet til den store grundejerforening er steget idet der er et efterslæb på grønt vedligehold som skal indhentes. Parcelforeningen har dog en god økonomi, så det er ikke noget problem at få et mindre underskud i nogle år.

Der er ved udgangen af 2019 ikke nogen der skylder kontingent, og der er heller ikke nogen der har penge til gode. Det er meget positivt at der er så godt styr på det.

Karen (kasserer) og Johan(formand) har fået styr på foreningens E-boks. Bankskifte og overdragelse af rettigheder til vores nye kasserer er også på plads. Alle betalinger skal godkendes af både Karen og Johan.

Karen har haft lidt vanskeligheder med vores tidligere økonomistyringsprogram Dinero.

Det er ikke lykkes at blive fortrolig med programmet så Karen bruger Excel i stedet. Bestyrelsen har godkendt dette.

  • Vedligehold af området

Vi har indgået aftale med et nyt firma til grønt vedligehold -Havgården.

Den nye aftale er startet i oktober 2018. De er meget effektive og dygtige. Regningerne er mere gennemskuelige og grundprisen for ydelserne er lavere end tidligere leverandører. Vedligehold af området startes på de steder, der er mest synlige. Kim (Den store grundejerforening) holder øje med regninger og budget og giver opgaver til Havgården. Der er sat et ”hegn” ved udkørslen fra cykelstien for at undgå at børn cykler direkte ud på vejen. Der er nogle store buske på volden, der er klippet ned. De forventes at skyde op igen. Der er også beskåret træer og fjernet græs rundt om træerne. De gamle buske er hakket til flis, der spredes i bedene.

Hverdagsliv (Vagn) fortsætter med at vintervedligehold på stierne.

Pga. sygdom bruger vi dog aktuelt vores tidligere leverandør, Balskilde. Hverdagsliv forventes at genoptage aftalen vinteren 2019/2020

  • Foreningen generelt

Rasmus har udskiftet et kravlenet på en af legepladserne og holder løbende øje med tilstanden på udstyret. Legepladserne ser fine ud. Der er foretaget små reparationer.

Der er problemer med vores hjemmeside. Det ser ud til at den er blevet ”hacket”. Johan følger op på sagen.  

  • Den store grundejer forening

Grundejerforeningen har haft ekstraordinære udgifter i forbindelse med opstart af ny leverandør til grønt vedligehold. Der er dog nogenlunde balance i regnskabet.

Der er tegnet forsikring. Bla. mod fald på fortov.

Grundejerforeningen har kontaktet Colas med henblik på aftale om vedligehold af asfalt på veje og stier. Colas er dog ikke vendt tilbage med kontrakt eller regninger.

Kommunen har forskellige planer om en ny sti i forbindelse med den nye børneinstitution. Ikke alle planer virker lige geniale… Vi må afvente at se hvor stien bliver tilsluttet.

De knækkede fortovsfliser i forbindelse med byggeriet i toppen af buen, udskiftes når byggeriet er færdigt. Vagn holder øje med at det sker.

  • Eventuelt

Vi afholder generalforsamling torsdag d. 21/3-2019.

Jon laver indkaldelse til generalforsamling og bestiller kage fra Gourmiddag.

Regnskab, budget og indkaldelse runddeles hvis vores hjemmeside mod forventning ikke fungerer tilfredsstillende om et par uger.

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 6-9-2018

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim (på telefon) Carsten

Afbud: Kim (delvist), Anastacia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
Alle har betalt kontingent. Der blev afleveret 4 rykkere med et gebyr på 50 kr. Herefter har alle betalt. Det er jo helt fantastisk. Vi tilskriver det fine resultat til vores nye kasserer Karen.

Foreningens E-boks er ikke aktiv/overdraget. Karen og Johan undersøger status.

Karen og Johan skal i banken d. 10/9-2018 til endelig overdragelse/godkendelse af økonomien. Det undersøges om der kan oprettes en konto til betaling af de ”daglige” udgifter således at alle regninger ikke skal godkendes af flere bestyrelsesmedlemmer.

Karen har haft lidt start-vanskeligheder med vores økonomistyringsprogram Dinero. Karen kontakter René med henblik på et kursus. Der er også givet grønt lys for køb af kursus hos Dinero. Hvis det ikke lykkes at blive dus med Dinero overvejer Karen at bruge Excel til økonomistyringen da hun har god erfaring med det. Bestyrelsen har godkendt dette hvis det ikke giver problemer i forbindelse med dokumentation til årsregnskab, indberetninger, osv.

 

3. Vedligehold af området

Kim blev ringet op for at komme med en opdateret status over situationen med grøn/hvid vedligehold af området. Firmaet Hverdagsliv, der har stået for det grønne vedligehold, er gået i opløsning og vores aftale er ikke blevet overholdt. Vi har hutlet os igennem sommerens græsslåning og vedligehold med hjælp fra Vagn. Det har været en tør sommer så der har ikke været behov for ret meget græsslåning. Nogle af vores nye træer er blevet vandet og vi håber at de har overlevet tørken. Flere bestyrelsesmedlemmer har været aktive med lugning, oprydning og vanding på fællesarealerne.

Der er indhentet tilbud fra OK Nygaard på opgaven om vedligehold. Dette tilbud er taget til efterretning. Der er også bestilt et tilbud fra Forstas på vedligehold. Det skal sikres at de både kan varetage grøn og hvid vedligehold.

Der er tidligere lavet en vedligeholdelsesaftale med Colas vedr. eftersyn og reparation af vores asfalt. De er dog MEGET træge og vender sjældent tilbage på henvendelser. Vi har dog heldigvis ikke de store behov på dette område for tiden.

Der er et defekt bræt i ”kravlenettet” på et af legestativerne. Dette kan potentielt være/blive farligt. Brættet kan ikke umiddelbart erstattes. Der bestilles et nyt net med tilhørende overligger. Udgiften betales af Solvangen. Legepladserne er i øvrigt i fin stand.

4. Foreningen generelt

Der er 64 medlemmer på forenings Facebook side. Der bliver lavet enkelte opslag på siden.

Der ikke noget nyt vedr. den sidste del af cykelstien på Solbjerg Hedevej mod Møddebro Parkvej. Jon følger op på sagen.

I forbindelse med byggeriet af rækkehusene på Hasselvangen er der knækket mange (+100) fortovsfliser. Vi skal sikre at dette udbedres af bygherren inden projektet afsluttes.

Efter etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er vi blevet lovet at det sorte asfalt på gravestederne bliver udskiftet i 2018. Sagen er overgået til AVAs driftsafdeling hvilket nok ikke gør sagen nemmere. Carsten følger op på sagen.

 5. Den store grundejerforening

Kim har meget travlt og har ikke det store overskud til alle opgaverne. Solvangen bakker gerne op og foreslår at vedligeholdelses aftalen kommer hurtigt på plads. Også selv om det medfører en stigning i kontingentet. Vedligehold er klart den største post/opgave for foreningen og det vil skabe ro og stabilitet at få en fast aftale. Dermed bør vi også undgå at Kim bliver kontaktet privat med spørgsmål/klager over vedligeholdelse.

6. Eventuelt

Vi planlægger nyt bestyrelsesmøde medio Januar med henblik på opfølgning på årsregnskab, planlægning af generalforsamling, vedligehold osv.

Referat konstituerende bestyrelsesmøde Parcelforningen Solvangen 2018

Bestyrelsen konstituerede sig til konstituerende bestyrelsesmøde d.14. marts 2018 kl. 21.

Bestyrelsen ser efter konstituering ud som nedenfor.

Formand

Johan Hardang Vium

Hasselvangen 267

8355 Solbjerg

e-mail: johan@solvangen.org

 

Næstformand

Carsten Tolderlund

Hasselvangen 251

8355 Solbjerg

e-mail:carsten@solvangen.org

 

Kasserer

Karen Kring Henneberg

Hasselvangen 249

8355 Solbjerg

Mobil: 50929602

E-mail: kasserer@solvangen.org

 

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

e-mail: anastasia@solvangen.org

 

Rasmus Stensgaard

Solbjerg Hedevej 95

8355 Solbjerg

e-mail: rasmus@solvangen.org

 

Jon Holm

Hasselvangen 11

8355 Solbjerg

e-mail: jon@solvangen.org

 

Suppleanter

Kim Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

 

Keld Stoltenborg

Hasselvangen 24

8355 Solbjerg

 

Revisor

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

8355 Solbjerg

 

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel

Hasselvangen 241

8355 Solbjerg

Referat generalforsamling Parcelforningen Solvangen 2018

Sted: Fritidscenteret, Solbjerg Hovedgade
Dato: 14. marts 2018 kl. 20.00

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  7. Valg af revisor og revisorsuppleant
  8. Status for den store grundejerforening
  9. Eventuelt

 

  1. Valg af dirigent og referent

Jon Holm blev valgt som dirigent. Kim Larsen blev valgt som referent.

Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt med 3 ugers varsel.

Fremmødte fra Bestyrelsen: Johan Vium, Rasmus Steensgaard, Jon Holm, Rene Hansen, Anastasia Larsen, samt Kim Larsen.
Herudover yderligere 5 af foreningens medlemmer. I alt 11 deltagere.

 

  1. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Jon har gennem hårdt arbejde fået kontakt til kommunen og derved sørget for, at der er kommet cykelsti opmærkning på begge sider på Solbjerg Hedevej frem til første indkørsel til Hasselvangen. Det har medført lavere hastighed og bedre forhold for cyklister.

Skraldespande er blevet opsat i området, og regningen er betalt af Parcelforeningen Solvangen. De bliver flittigt brugt, specielt af hundeluftere.

Vandspejlet står højt i vores fjernvarme brønde og generelt i området. Det ses især ved volden og lavere liggende områder, hvor vandet har svært ved at komme væk. Aarhus Kommune har derfor gravet og nedlagt dræn ved hovedvejen + alle stikveje. Asfalten skal gennemses næste år.

Der er oprettet en Facebook side til foreningen og anbefaler alle at melde sig ind i den. https://www.facebook.com/groups/1905635573015932/

Vejvedligehold kontrakt er lavet med Colas. Bestyrelsen vil gennemgå området med dem, for udbedring af asfalt skader.

 

  1. Aflæggelse af underskrevet regnskab.

Regnskabet er underskrevet af den afgående kasserer, formand samt revisor.

Regnskabet blev fremlagt af Rene og godkendt af de fremmødte.

Der er ingen skyldnere på nuværende tidspunkt.

Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org)

 

  1. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

Der er indkommet forslag fra medlem om at justere vedtægter:

  • 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse eller e-mail meddelelse til hvert enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse.
  • 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside.

foreslås ændret til:

  • 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse gennem husstandsomdelt medie.
  • 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest 2 uger før.

Forslagsstiller var ikke fremmødt for at argumentere for ændringsforslaget og det blev afvist. Det kan eventuelt tages op igen næste år.

 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Budgettet for næste år blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Bidrag fastholdes på 1.900 kr. per medlem.

 

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

På valg til bestyrelsen var:

Rene John Hansen – Modtager ikke genvalg (fraflytter)

Carsten Tolderlund – Modtager genvalg

Anastasia V. Larsen – Modtager genvalg

På valg som suppleant var:

Kim Larsen – Modtager genvalg

Alle genopstillede fra bestyrelsen blev genvalgt.

Karen Kring Henneberg fra Hasselvangen 249 blev valgt ind som nyt medlem af bestyrelsen. Karen har erfaring fra tidligere bestyrelsesarbejde incl. funktion som kasserer.

Derudover består bestyrelsen af Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard samt suppleant Keld Stoltenborg (Alle på valg i 2019).

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) – modtog begge genvalg.

 

  1. Status for den store Grundejerforening

Morten Pedersen fra MH-byg fra storparcel 9 bygger på storparcel 13+14.

Familiebolig fra storparcel 15 bygger på storparcel 11 +12.

Kim Larsen er bestyrelsens repræsentant og formand for Grundejerforeningen (GF) Hasselvangen.

Døde træer skiftes i området i løbet af næste år.

Ny gartner er Hverdagsliv og entreprisen styres af næstformand for GF Hasselvangen Vagn Kloster.

Det skal undersøges om at få en ny entreprenør til vintervedligehold fra næste sæson.

 

  1. Eventuelt

Det undersøges om kontaktsiden kan slettes på hjemmesiden (solvangen.org). I stedet skal der henvises til Facebook siden, eller e-mail.

Der skal eventuelt oprettes en generisk mail til formand og kasserer, så alt mail kommunikation gemmes og kan overleveres.

Husk generalforsamlingen på onsdag

Husk at Parcelforeningens årlige generalforsamling afholdes på onsdag kl. 20 i Fritidscenteret. Der vil være god forplejning til mødet!

Dagsorden
1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år.
3. Aflæggelse af regnskab
4. Indkomne forslag
5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
6. Valg til bestyrelsen
7. VAlg af revisor og revisorsuppleant
8. Status for den store grundejerforening
9. Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 16-11-2017

Deltagere: Johan, Jon, Kim, Anastacia, Carsten
Afbud: René, Rasmus

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

Økonomi
Der er pt. 1 gentagende skyldner, som dog har lovet at betale. 4 medlemmer har ikke betalt seneste kontingent. Der er fremsendt rykkere til disse 4 medlemmer.

Vedligehold af områdetSteen Balskilde har stået for vedligehold af foreningens grønne områder. Herunder vedligehold af ”volden” samt udskift og pleje af træer, buske og bede. Der har været utilfredshed med kvaliteten af arbejdet, og der er fremsendt flere fakturaer fra udbyderen. Der har også været uenighed om hvilke opgaver, der er omfattet af tidligere fremlagte tilbud. Aftalen er derfor blevet opsagt.

Firmaet Hverdagsliv.dk v/Morten Pedersen (Storparcel 9,13 og 14) står fremover overordnet for vedligehold af de grønne områder samt snerydning/vintervedligehold.

Vagn Kloster står for de grønne områder. Han har entreret med flere underleverandører til diverse opgaver.

Steen Balskilde skal stå for vintervedligehold af ”buen” (selve Hasselvangen).

Vagn Kloster står for vintervedligehold af stikveje, sideveje og stier.

Der er indgået aftale om betaling pr. udført omgang vintervedligehold.

Der satses på at indgå en fastprisaftale for vedligehold af de grønne områder til foråret.

Bestyrelsen har modtaget henvendelser om små problemer i de grønne områder. Dog ikke noget, der skal tages action på.

De ny opsatte skraldespande fungerer ikke helt efter hensigten. Der smides stadigvæk ”hundeposer” i det fri. Bestyrelsen håber på, at problemet aftager. Ellers følges der op med en opfordring/kampagne.

Foreningen generelt
Der er stadigvæk problemer med vand langs med bagsiden af volden ud mod Solbjerg Hedevej.

Der samles en del overfladevand bag den nederste del af volden. Problemet skyldes formodentligt ikke selve volden. Der opfordres til at de enkelte medlemmer selv finder løsninger, der passer til de konkrete problemer og haver/grunde. Foreningen kontakter Vagn Kloster og spørger, om han har nogen tips & tricks til at løse problemet.

Parcelforeningen Solvangens Facebookside har nu 44 medlemmer. Der gøres fremover mere for at agitere på denne side. Herunder info vedr. generalforsamling. Der opfordres til at medlemmerne spreder info om siden til naboerne, så vi kan få alle husstande med i gruppen. Jon besvarer spørgsmålet omkring vand i have, som er blevet stillet på facebooksiden.

Der er blevet opmalet cykelsti på Solbjerg Hedevej. Kommunen ønsker at føre cykelstien helt ud til Mødebro Parkvej men har ikke en konkret løsning for hvordan den skal udformes/udføres. Jon har kontakt til Kommunen.

Arbejdet med etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er afsluttet. AVA har fremsendt dokumentation for det udførte arbejde, og der er afholdt syn/overlevering. De berørte områder får påfyldt nyt asfalt til næste år når belægningen har ”sat sig”.

Bestyrelsen har modtaget forespørgsel om skiltning af hastighedsbegrænsning i området. Bestyrelsen har diskuteret forslaget, men opfordrer til dialog medlemmerne imellem frem for forbudsskilte og påbudsskilte.

Der er afholdt møde i Solbjerg Fællesråd. Der var arrangeret forplejning, hvilket trak flere folk til mødet. Der var bl.a. indslag om hvordan man ansøger om midler fra diverse fonde. Fællesrådet opfordrer til, at man tager initiativer i byen og lave flere folkelige indslag.

Den store grundejerforening
Der er stadigvæk meget ringe opbakning og tilslutning til bestyrelsesarbejdet i den store grundejerforening. Enkelte afdelinger/medlemmer har ikke betalt kontingent. Der arbejdes på at inddrive de manglende indbetalinger. På trods af den manglende opbakning lykkes det dog at få den daglige drift i foreningen til at fungere.

Den store grundejerforening regner med et underskud for 2017 på ca. 40.000 kr. Det skyldes bl.a. ekstraordinære regninger/investeringer i forbindelse med vedligehold af de grønne områder, og underskuddet var delvist ventet. Man regner med at dække underskuddet ind i regnskabet for 2018.

Eventuelt
Generalforsamling 2018 foreslås afholdt tirsdag d. 14/3-2018 kl. 20 i Fritidscentret. Johan undersøger, om der er ledigt og booker lokale.

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 18/4-2017 kl. 20.00

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm, Rasmus Stensgaard, René J. Hansen, Johan Hardang Vium, Carsten Tolderlund, Anastasia V. Larsen

4 øvrige grundejere.

 

  1. Valg af dirigent og referent.

Anne Bøgh Fangel blev valgt som dirigent.

Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Indkaldelse til generalforsamling er udsendt med en lille forsinkelse. Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  1. Bestyrelsens beretning

Vedligehold af veje er startet. Colas har udfyldt revner i asfalten. Der afventes at kommunen svarer på sag vedr. forkert anlagte fald hen til afløbsbrønde langs stier mv. (Kommunen har efterfølgende svaret og udbedret asfalten)

Affald Varme Aarhus vil anlægge dræn i brønde til stophaner for fjernvarme. Brøndene står ofte under vand og der er risiko for at stophanerne bliver defekte med tiden og at der dermed ikke kan lukkes for fjernvarmen i sektioner. Dette arbejde udføres uden udgift for Parcelforeningen.

Der er opstillet skraldespande til bla. hundeposer. Specielt spanden ved bommen er meget besøgt. Der arbejdes på at udvide/udskifte denne spand.

Bestyrelsen blev bedt om at undersøge om der kunne opstilles fodboldmål på fællesarealet ved legepladsen. Dette blev afvist/udskudt af bestyrelsen da der i forvejen findes mange steder til boldspil i Solbjerg. Der er efterfølgende midlertidligt været opsat mål i området uden bestyrelsens medvirken.

Der arbejdes med forslag til trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej. Kommunen er positive overfor idéen. Specielt hvis den bliver delvist finansieret af grundejerforeningerne i området. Der kommer måske en mulighed for at få finansiering i forbindelse med udbygning/udnyttelse af Solbjerg Byport. Det undersøges om nogle af de andre foreninger vil bidrage.

Legepladser er efterset og bord/bænke er malet. 2 bænke er blevet overset. Disse males i 2017.

Den store grundejerforening har afholdt ekstraordinær generalforsamling. Vedtægterne er ændret og bestyrelsen har igen adgang til foreningens ressourcer.

Det er vanskeligt at skaffe interesse fra grundejere i den store grundejerforening. Der er endnu ikke kommet en ny kasserer. Det bliver evt. en ekstern revisor/bogholder.

Der er entreret med et nyt firma til vedligehold af grønne områder. Der er en væsentlig besparelse på dette og det forventes at arbejdet udføres (mindst) lige så godt som hidtil. Der kommer en ekstra regning for at få området bragt ”ajour”. Dette er lagt ind i budgettet for 2017.

 

  1. Regnskab

Årets resultat for 2016 viste et overskud på 42.032,41 kr.

Alle poster i regnskabet blev gennemgået.

Balancen blev gennemgået. 796.449,20 kr.

Punktet vedr. skyldnere blev udspecificeret. Der var tilfredshed af behandlingen.

Regnskabet er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

 

  1. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

 

  1. Budget og kontingent

 

Budgetforslag er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

Bestyrelsen foreslår at kontingentet forbliver uændret ifht. 2016 på 1900 kr.

Budget og forslag til kontingent blev vedtaget.

 

  1. Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard og Jon Holm.

Alle modtog genvalg.

Valg af suppleant til bestyrelsen.

Kjeld Stoltenberg modtog valg til posten som suppleant til bestyrelsen.

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Glenn Danielsen. Modtager ikke genvalg

Stig Sommer modtog valg til posten som revisor.

På valg til revisorsuppleant: Stig Sommer.

Anne Bøgh Fangel modtog valg til revisorsuppleant

 

  1. Status for den store grundejerforening

Status for den store grundejerforening blev gennemgået under punkt 2 Bestyrelsens beretning.

Kommunen mangler at udbetale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Det skyldes at der mangler etablering af asfalt enkelte steder.

Det undersøges om der mangler bomme på nogle af stikvejene i Øst og måske en sti i henhold til den oprindeline plan for området.

 

  1. Eventuelt

Der er ønske om oprydning på støjvolden mod Solbjerg Hedevej. Der er en del brombærbuske og andet vegetation, som vokser vildt. Der er lagt en plan for dette i forbindelse med reetablering af de grønne områder.

Der er problemer med højtstående grundvand/regnvand i bunden af Hasselvangen. Samme problem ses ved en del af husene bag støjvolden. Problemet skyldes sandsynligvis traktose? Det undersøges om vores nye entreprenør kan bore ”drænhuller” i arealet tilhørende den store grundejerforening.

Der skal arbejdes for at få flere med til generalforsamlingen til næste år. Det kan udsendes reminder-mail via Parcelforeningen Solvangens hjemmeside, opslag/skilte i området, opslag i Solbjerg Nyt. Der er nu oprettet en Facebook gruppe for Parcelforeningen Solvangen hvor grundejere kan tilmelde sig.

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen for Parcelforeningen Solvangen sig.

Bestyrelsen ser ud som følger:

Formand

Johan Hardang Vium
Hasselvangen 267
e-mail: johan@solvangen.org

Kasserer

René John Hansen
Hasselvangen 20
Tlf. 8692 9191 / 60869393
E-mail: rene@solvangen.org

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen (Vejansvarlig)

e-mail: ana.krasilnikova@gmail.com

Rasmus Stensgaard (Grønne områder)
Solbjerg Hedevej 95

Carsten Tolderlund
Hasselvangen 251
e-mail: carstentolderlund@gmail.comim@solvangen.org

Jon Holm (Lejepladser)
Hasselvangen 11
e-mail: jon@solvangen.org

Suppleanter

Kim V. Larsen
Hasselvangen 3

 e-mail: kim@solvangen.org

Keld Stoltenborg
Hasselvangen 24

Revisor

Stig Sommer
Solbjerg Hedevej 75

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel
Hasselvangen 241

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 20-03-2017

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Kim
Afbud: Anastasia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
– Status på gæld og indberetning af skyldnere
2 aktive skyldnere med samlet restance på 13.400 kr. X 9100 kr. og Y 4300 kr. Disse 2 sager er sendt videre til fogedretten. Øvrige skyldnere har betalt efter en påmindelse.
1 medlem har betalt kontingent forud.

-Vedligeholdelse af stier og veje
Colas har udført det bestilte reparationsarbejde.
Enkelte afløbsriste er udført/opført forkert. Dette er tidligere påpeget af Colas. Kommunen er gjort opmærksom på fejlen men har udskudt deres undersøgelse til foråret. Johan følger op på sagen.

-Regnskab
Vi har ikke helt haft de forventede udgifter til snerydning.
Der forventes en mindre udgift til ekstraordinær vedligehold af grønne områder
Foreningen havde i 2016 et overskud på ca. 42.000 kr.
Likvide beholdninger ifølge regnskab:
Foreningskonto 325.938,99 kr.
Vestjysk Bank 22.110,21 kr.
Vejkonto 335.000 kr.
Reservekonto 100.000 kr.

3. Den store grundejerforening Hasselvangen
Der har været afholdt 2 ekstraordinære generalforsamlinger i den store Grundejerforening Hasselvangen pga. begrænset tilslutning. På opfordring fra Jyske Bank er vedtægterne ændret for at opnå adgang tilgå foreningens konto. Dette blev vedtaget og bestyrelsen er nu beslutningsdygtig.
Bestyrelsen omfatter 3 medlemmer. Der arbejdes på at få en ny (aflønnet) kasserer.

Der indhentes tilbud på vedligehold for det komplette område for f. eks. en 5-årig periode. Hele området er gennemgået og der er umiddelbart en del penge at spare. Der laves ny plan for udskiftning, vedligehold og beplantning i foreningen med særlig fokus på Højen og Volden.

-Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
Colas har udbedret skaderne ifm. gennemgang af asfalt i området.

-Kontrol af legepladser (Jon)
Legepladser er kontrolleret for fejl/mangler.
Vippedyret på legepladsen fastgøres bedre i løbet af foråret.

-Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
Maling af de sidste 2 bænke der ikke blev malet i 2016 foretages i 2017 når vejret tillader det (betales af den store grundejerforening)

-Lukning af bomme
Vi har modtaget nøgler til de nye bomme fra Kommunen. Nøglerne overdrages til entreprenør efter forespørgsel. Nøglerne ligger hos Johan.

-Affaldsstativer
Der er opstillet affaldsstativer i området. Disse bruges flittigt. Specielt til hundeposer”. Placeringen ved bommen over mod Egevangen er ekstra populær. Der bestilles et større affaldsstativ ved denne placering. Den lille skraldespand flyttes over til stien imod Fakta. Den store forening sørger for indkøb og flytning.

-Udbedring af brønde ved afløb fra vej
Vi har intet hørt fra Kommunen eller AVA vedr. projektet. Carsten følger op på sagen.

-Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste grønne områder skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Johan spørger Kommunen om status.

4. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
Kommunen er positivt indstillet over for at der males cykelsti/striber på Solbjerg Hedevej.

Fællesrådet har ingen indsigelser.
Jon kontakter Kommunen og spørger om den videre procedure og kontakter er et par leverandører for at indhente pris. Der sigtes efter at dele udgiften med andre grundejerforeninger eller forretningsdrivende.
Solbjerg Hedevej åbnes for gennemkørsel inden Byg & Bo messen i påsken for at aflaste Solbjerg Hedevej. Der forventes 25.000 besøgende til Byg & Bo messen i Møddebro Parkvej.

5. Generalforsamling 2017
Generalforsamlingen i Parcelforeningen Solvangen afholdes 18 april, 2017 kl. 20 i Fritidscentret i Sal 2 ud mod vejen.
Johan Kontrollere lokalestatus og videresender til Rene som printer indkaldelsen. Rasmus (evt. Kim og Jon) omdeler
Forplejning. Der bestilles kage fra Gourmiddag.

På valg til bestyrelsen er:
– Johan H. Vium
– Rasmus Stensgaard (trådt ind i stedet for Erik)
– Jon Holm
– Revisor Glenn Danielsen
– revisorsuppleant Stig Sommer
– pt en vakant suppleant-plads
Alle bortset fra Glenn modtager genvalg
Tænk over om det evt. er noget for dig at deltage i bestyrelsen.

6. Eventuelt
– Næste bestyrelsesmøde
Kort møde efter generalforsamlingen til konstituering af bestyrelsen.
Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 25-10-2016

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Anastasia, Kim
Afbud: alle til stede

 

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde
    Ingen kommentarer (Se eventuelt referat fra sidste møde)
  1. konomi
  • Status på gæld og indberetning af skyldnere (2016 og tidligere)
    Der er 4 skyldnere til foreningen.
    De ældre sager afventer diverse undersøgelser og afklaringer fra advokat.
    Der er enighed i bestyrelsen om at følge sagerne helt til dørs via inkasso mv.

    Parcelforeningen har opdelt foreningens konti i flere banker så vi ligger under garantigrænse. Der overføres midler til den konto der stadig giver renteindtægter.

  • Vedligeholdelse af stier og veje
    Colas kommer d. 28/10 og gennemgår vejene og undersøger hvad der skal laves i år i henhold til vedligeholdelseskontrakten. Det forventes at kontrakten underskrives, så vedligehold kan starte i år.
    Den store Grundejerforening har afsat 15.000 til dette vedligehold efter fordelingsnøglen.
  1. Den store grundejer forening
    Den store grundejerforeningen er i opløsning. Ingen har ud over en fra parcelforeningen Hasselvangen har meldt sig til arbejdet og den forhenværende kasserer er fraflyttet. Kim Larsen (Formand) skriver rundt til områdets små foreninger og tager herefter et møde med Kommunen og hører hvad de foreslår som løsning. Vi (Parcelforeningen Solvangen) foreslår at den store grundejerforening  kan lægges under administration af Solvangen, medmindre kommunen kommer med andre bedre forslag.

    Kim sender referat fra generalforsamling mv til banken, så der er en der har adgang til midlerne i den store grundejerforening.

    Det forventes desuden at der må hyres hjælp udefra fra revisor, idet der ikke er nogen til at varetage kassererposten i den store grundejerforening.

  • Udbud af grønne områder og vinterrydning

    Vinterrydning kører videre som tidligere. Der laves ikke udbud.
    Der er afsat 84.000 til snerydning i budgettet og derudover 40.000 i buffer i tilfælde af is-vinter.

  • Udskiftning af træer og buske mv i området

    Der er sammen med vores entreprenør Steen lavet en gennemgang af området og vi har efterfølgende modtaget et tilbudskatalog med forskellige arbejdsopgaver og priser.

    Midlerne i budgettet i den store grundejerforening er brugt, så det er ikke muligt at foretage yderligere i år. Eventuelt er der dog muligt med en mindre omlægning af enkelte bede til græsareal, hvor buske ikke er i stand til at gro.

  • Pasning af højen

    Normal pasning og pleje er lagt ind i aftale med entreprenøren. Engarealet klippes ihht. pasningsvejledning 2x per år.

  • Beplantning på højen
    Der er tvivl om Kommunen har overdraget noget, der ikke gror. Der er sandsynligvis problemer med jorden i området, samt der er nogle buske der ikke har kunnet tåle at der er blevet sprøjtet mellem buskene. Træerne burde muligvis have været vandet og gødet, men det er ikke oplyst af kommunen ved overdragelse. Kommunen tager intet ansvar for beplantningen.

    Entreprenøren har lavet et forslag til hvordan Højen kan ”reddes”. Der er mange træer og buske der eventuelt skal genplantes – uden at vide hvordan det vil gro fremadrettet. Dette arbejde er meget kostbart og er udskudt indtil videre.

  • Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
    Kommunen tager intet ansvar for dette. Det forventes ordnet i forbindelse med Colas’ servicering af belægningen i området.
  • Kontrol af legepladser (Jon)
    Jon kontrollerer legepladser, når de benyttes og om der skulle være mangler. Se vippedyr nedenfor.
  • Maling af legepladser og bænkesæt ved legepladser
    Arbejdet er udført tilfredsstillende.
  • Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
    Maling foretages i 2017 pga. vejr + økonomi
  • Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs langs højen.
    Græsset bag volden klippes nu hver anden gang, hvilket vurderes at være tilfredsstillende.
  • Entreprenøren gøres opmærksom på at der skal lukkes porte til cykelstierne efter græsklipning.
    Johan efterlyser nøgler til bomme ved højen hos Kommunen. Carsten skriver til entreprenøren.
  • Bedre fastgørelse af vippedyr på legepladsen
    Vippedyret er rettet op tidligere. En bedre fastgørelse er ikke foretaget endnu. Rasmus udfører dette med hjælp fra frivillige.
  • Fodboldmål
    Der er indhentet tilbud på fodboldmål, men bestyrelsen tvivler på at banen vil blive brugt tilstrækkeligt og om det medfører ekstra vedligehold og uønsket støj omkring banen. Det findes ”rigtige” fodboldmål ved skolen/hallen – dette vurderes at være tilstrækkeligt. Vi beholder vores små fodboldmål ved legepladsen.
    Sagen genoptages, hvis der kommer flere forespørgsler.
  • Indkøb af affaldsstativer via entreprenør (5 stk ved lejepladser, bænkesæt og sti mod fakta) og tømning af dem

    Carsten bestiller 5 skraldespande med låg inkl. opsætning hos entreprenøren. De betales af Solvangens disponible beløb. (9.250 kr.+moms).
    Affaldsstativerne tømmes af entreprenøren i forbindelse med almindeligt vedligehold af området.

 

  • Udbedring af brønde ved afløb fra vej
    Der er afholdt møde med Affald Varme Aarhus (AVA) som har fremlagt plan for renovering af brønde til stikledninger i området. Brøndene er oversvømmede og der skal etableres dræn. Arbejdet koster ikke foreningen noget – bortset fra generne i forbindelse med opgravning. Det sikres at kontrakten omfatter fuld genetablering og vedligehold af asfalt. AVA skal søge gravetilladelse ved Kommunen. Arbejdet udføres sandsynligvis i 2017.

 

  • Kasserer til den store grundejerforening
    Se indledende tekst til dette punkt. Der er ingen kasserer i den store grundejerforening pt.

 

  • Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
    I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste område skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening.

    Der mangler stadigvæk lidt til overdragelsen. Midlerne er derfor ikke udbetalt endnu.

  1. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
    Forslag med indsnævring af vejbane vha. vejstriber og cykelsti er fremsendt og præsenteret for Kommunen.

    Kommunen er positiv. Det er luftet over for kommunen, at der muligvis kan være nogen betaling fra foreningerne for at fremskynde processen.

    Trafikdæmpningen er på liste over tiltag der er ønskes hos kommunen. Der kan tages fat i kommunen for at fremskynde processen. Der skal også tages fat i de omkringliggende foreninger for økonomisk støtte herfra idet de vurderes også at have stor interesse i anlæggelse af cykelsti og sænkning af hastighed. Specielt ifm. at vejen i fremtiden forventes at blive en gennemfartsvej.

  1. Generalforsamling 2017
    Afholdes i foråret 2017 som normalt
  1. Eventuelt
  • Næste bestyrelsesmøde
    Næste møde forventes i Januar/Februar 2017
    Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.