Bestyrelsesmøde Parcelforeningen Solvangen Onsdag d. 21/9/22

Tilstede:           Jon, Kim Ø, Rasmus, Kim L, Anne

Ad 1:                 Opsamling fra generalforsamling.

Der blev lavet en kort gennemgang af hovedpunkterne.

Ad 2:                 Hvad er der sket siden sidst?

Der er plantet grønt på højen, der skal sås igen. Vi forsøger at få sået flere frø, Jon og Kim vender det og evt. øvrig pleje af området med gartneren. Vi er opmærksomme på, at det afblomstrede område skal slås og det slåede vegetation fjernes inden marts.

Der er foretages reparation af revner i stierne. Colas står for dette.

Der er sprøjtet for græs på fliserne ned mod asfalten for at beskytte denne.

Der er endnu ikke etableret en grundejerforening i Hyldevangen. Vi har været i dialog med kommunen med henblik på at sikre, at området bliver leveret i den stand, som det skal være.

Der er foretaget reparation af trappe ved legepladsen.

Ad 3:                 Vedligehold af området

Der er kommet en henvendelse angående lavthængende grene i buen. Tilsvarende er der et ønske om at beskære buskene ved petanquebanen. Vi får gartneren til at se på det.

Der er en kloak ud for nr. 1, som synes at have svært ved at tage vandmængderne.

Aarhus Vand står for oprensning af vandbassinerne.

Vi har ansøgt om to redningskranse til overløbsbassinerne. Vi afventer svar hos TrygFonden.

Der er blevet gjort opmærksom på, at der bliver kørt på stierne. Der opsættes bomme, så det ikke er muligt at køre her. Dette gøres af Dansk Byggeselskab eller af kommunen.

Der er problemer med at nogle af bommene ikke kan lukke pga. placering af sten. Den store grundejerforening v/Kim Larsen tjekker op på bommenes tilstand.

Ad 4:                 Økonomi

                          Alle har betalt kontingent.

Ad 5:                 Den store forening.

                          Der er ikke noget at bemærke.

Ad 6:                 Eventuelt:      

                          Der er ikke noget at bemærke.

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 27/4-2022 kl. 20.00 Beboerhuset, Solbjerg Hovedgade 88.

Fremmødte

Bestyrelsen: Jon Holm Pedersen, Karen Kring Henneberg, Rasmus Stensgaard, Kim Østrup

Derudover 4 fremmødte grundejere

Valg af dirigent og referent.

Formanden tog rollen som referent

Dirigent blev Rasmus Stensgaard

Generalforsamlingen er indkaldt rettidigt pr. Brev og via hjemmeside.

Tidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen er rykket ca. en måned på grund af eftervirkninger af Corona. Det forventes, at Generalforsamlingen vil blive afholdt rettidigt i 2023.

Formandens beretning

Corona har jo sat sit præg på foreningens arbejde og denne beretning dækker således over perioden fra generalforsamlingen i 2021, der blev afviklet den 14 juni 2021 og frem til nu.

Og ganske ærligt, så er her ufatteligt roligt.

Der er blevet udført vedligehold på asfalt i området, og ellers er året gået sin vante gang med grønt vedligehold og en del hvidt vedligehold.

Jeg har talt med vore gartner og han beretter, at der generelt er rigtigt pænt i området. Der er blevet sat en del affaldsspande op, og der er langt mindre smidt affald, men spandene er fyldt.

Det er også EV have og Park, der står for at etablere blomsterengen på højen og grundet tørken, kan vi nok først forvente at se blomster i maj eller hvornår nu, vandet kommer.

Forudsat, at det bliver en succes, så vil vi se på at udvide blomster-området til næste år.

Ifølge Gartneren er der igen begået hærværk mod beplantningen oppe ved den ene sø ved legepladserne. Dette hører teknisk set ind under den store forening, men vi vil i fællesskab se på, hvad der kan gøres, og hvordan vi bedst sikrer nyplantning.

Vi håber, at grundejerne i området vil være ekstra observante og melde ind til bestyrelsen, hvis de ser nogen ødelægge eller fælde den fælles beplantning, så vi kan sende en regning ud, i stedet for at alle skal betale for reparere skader.

Lokalt var der nogen forsøg på indbrud i december, hvor politiet var ude og besigtige indbruddene.

Her i det lille sidste års tid har der desuden været fuldt tryk på byggeriet på Hyldevangen, og mildt sagt, så har bygherren ikke ligefrem udvist respekt for områdets arealer. Jeg har holdt møder med bygherren og været i tæt dialog med kommunen.

Det har blandt andet resulteret i, at der er udstedt flere påbud til bygherren. Samlet ahr vores indsats båret frugt, i og med at flere af vores klagepunkter er blevet rettet.

Regnskab

Regnskabet blev fremlagt og gennemgået af kassereren. Der var enkelte spørgsmål.
Regnskabet blev herefter godkendt af generalforsamlingen.

Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forlag

Budget og kontingent

Bestyrelsen havde anbefalet at kontingentet blev fastholdt på nuværende niveau.

Under gennemgang af budgettet blev det diskuteret om der blev sat nok af til asfalt, og det blev besluttet at bestyrelsen ser på at få foretaget en ny beregning af omkostninger forbundet med asfalt.

Derudover var der var der bekymring over, at vi umiddelbart ser ud til at få endnu et år med underskud. Bestyrelsen vil holde ekstra øje med tallene i år.

Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen og kontingentet bliver fastholdt på nuværende niveau.

Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Karen Kring Henneberg og Carsten Tolderlund.

Kim Larsen, Karen Kring Henneberg modtog genvalg
Carsten Tolderlund modtog ikke genvalg.                                            

Der var ingen kandidater, der ønskede at stille op, så i stedet indtrådte suppleant Anne Dissing Sandahl i bestyrelsen

Ny suppleant til bestyrelsen blev Anne Stephansen

Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Glen Danielsen
Glen Danielsen modtog genvalg

På valg til revisorsuppleant: Anne Bøgh Fangel.
Anne Bøgh Fangel modtog genvalg

Den store Grundejerforening

Den store Grundejerforening har endnu ikke afholdt generalforsamling og da Kim Larsen var fraværende var der ikke yderligere nyt andet end det, der allerede er nævnt. Nyt fra foreningen kan sikkert læses i kommende referat fra Parcelforeningen.

Eventuelt

Har var intet at sige. Efter generalforsamlingen blev der hygget med kaffe, kage og vand.

Generalforsamling 2022

Vi har i går omdelt invitationen til dette års generalforsamling. Som også kan ses nedenfor. Regnskabet er netop gjort tilgængelig her på hjemmesiden under fanen “økonomi”.

                                                                                               

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Generalforsamlingen for Parcelforeningen afholdes onsdag den 27. april 2022, klokken 20.00 i Solbjerg fritidscenter, hovedgaden 88, 8355 Solbjerg.

Der vil være kage og forfriskninger til alle fremmødte.

Der er følgende agenda til generalforsamlingen:

1. Valg af dirigent og referent

2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

3. Aflæggelse af underskrevet regnskab. Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org, under fanen økonomi).

4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. (Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.)

5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af kontingent. Bestyrelsen anbefaler fastholdelse af det nuværende kontingent.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter (Bestyrelsesmedlemmer er på valg hvert andet år.)

– På valg til bestyrelsen er:  Carsten Tolderlund, Karen Kring Henneberg og Kim Larsen.

Karen Kring Henneberg og Kim Larsen modtager genvalg.

Carsten Tolderlund modtager ikke genvalg.

Ingen suppleanter er på valg

7. Valg af revisor og revisorsuppleant

– Revisor Glen Danielsen og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) er på valg. (Vælges hvert år) Begge modtager genvalg

8. Status for den store grundejerforening

     9. Eventuelt

Vel mødt

Parcelforeningens bestyrelse

Nederst på formularen

       

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 16/3-2022

Deltagere: Jon, Kim Ø., Rasmus, Karen, Carsten

Afbud: Kim Larsen

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Der er dukket nogle ekstra fakturaer frem vedr. snerydning. Der brugt flere penge på snerydning

Regnskabet er klar til godkendelse på generalforsamlingen. Budgettet blev gennemgået og der blev lavet nogen små tilretninger. Budgettet er klar til godkendelse på generalforsamlingen.

  • Vedligehold af området

Vi er meget tilfredse med grønt/hvidt vedligehold i området. Det er rart med en lokal og stabil leverandør, der også selv tager initiativer.

Den planlagte ”blomstereng” på 2000 m2 ved Højen, anlægges i foråret 2022. 

Dæk-gyngerne på legepladsen er nedslidte og udskiftes i foråret 2022.

  • Foreningen generelt

Byggeriet ved Hyldevangen nærmer sig en afslutning. Det har været vanskeligt at komme i dialog med byggeleder, bygherre og entreprenører og diskutere problemer under byggefasen. Vi håber på bedre kommunikation, når byggeriet overgår til privat eje.

Der indkaldes til ordinær generalforsamling til afholdelse i slutningen af april 2022 i Solbjerg Fritidscenter.

  • Den store Grundejerforening

Ingen opdatering

  • Eventuelt

Ingen indlæg

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 14/6-2021 kl. 20.00 Hasselvangen 251, 8355 Solbjerg

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm Pedersen, Karen Kring Henneberg, Rasmus Stensgaard, (Kim Larsen), Carsten Tolderlund

Derudover 7 fremmødte grundejere

  1. Valg af dirigent og referent.

Lone Aron blev valgt som dirigent.
Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Generalforsamlingen er indkaldt rettidigt pr. brev, Facebook og hjemmeside.

Tidspunktet for afholdelse af generalforsamlingen er rykket ca. 2 måneder pga. Covid-19 restriktioner.

Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  • Formandens beretning

Sidste års generalforsamling foregik 22/6 2020 ligeledes i disse skønne lokaler. Sidste år var der seks fremmødte udover bestyrelsen. Dejlig at se, at det er slået i år.

Det har været et år med Corona, en masse frost, men ellers ganske stille.

Af større ting fra året, der er gået vil jeg nævne:

at Rasmus fra bestyrelsen har sørget for at skifte kæder på den ene legeplads, det var lige ved årsskiftet og vi roste ham selvfølgelig til skyerne i facebookgruppen.

Der var nogle stykker fra området, der deltog i ”hold Solbjerg rent” 16 april og der blev da også fjernet en del skrald, det er vi glade for.

I den forbindelse kan jeg nævne, at den store forening i samråd med os har sørget for, at der er indkøbt flere skraldespande, som er sat op flere steder i området. Blandt andet ved højen, legepladserne og rundt på stisystemerne. Ifølge vores gartner, så er skraldespandene ofte helt fyldte, og det er også mit indtryk, at der lander flere hundeposer i skraldespande og færre i hække og læhegn, efter at der er kommet flere skraldespande til.

20. april blev stolperne på gyngestativerne udskiftet. Vi nævnte på sidste års generalforsamling, at der var råd i nogle af stolperne, og derfor valgte vi simpelthen at få dem alle udskiftet nu, så stativerne nu står på stålspær. Samtidig blev der også opsat en ny babygynge og udskiftet et bræt i legeskibet.

Derudover kan jeg nævne, at jeg har været på rundtur i området med formanden for den store grundejerforening og Colas, der står for asfalt vedligehold. Der er en række revner og skader på asfalten, der skal repareres, og mange af de reparationer blev udført torsdag i ugen før generalforsamlingen.

Derudover blev det også anbefalet at få fjernet det græs, der vokser mellem stenene rundt langs alle vores stikveje. Og det er en opgave, som gartneren løser.

Fordelen ved at udføre løbende vedligehold på asfalten er naturligvis, at det forlænger asfaltens levetid.

I samme ombæring ved rundturen fandt vi ud af, at Aarhus Vand har anvendt asfalt i en forkert farve, der hvor der er pillet ved regnvandsbrøndene. Vi har forsøgt at finde den ansvarlige for at få dem til at ændre det, men det blev afvist. Så vi må leve med tofarvet asfalt

Årets frost udløste en del ekstra regninger til hvidt vedligehold, men de fremgår først af regnskabet for 2021.

I ugen inden generalforsamlingen blev der også etableret bump i hele området. Det er den store grundejerforening, der har taget initiativ til at få etableret bump på foranledning af medlemmerne.

Derudover har jeg også haft lidt snakke med dansk byggeselskab, der er ved at udbygge den sidste storparcel. De er bedt om at rydde op og holde bedre orden. Og det må vi så se, om det bliver gjort, når de er færdige.

Samlende vil jeg sige, at området fungerer rigtigt godt. Her er pænt og ryddeligt, gartneren gør en fremragende indsats. Vi er for kedelige til at huse soundboxe og ungdomsfester. Til gengæld har vi masser af harer.

  • Regnskab

Regnskabet blev fremlagt og gennemgået af kassereren. Der var enkelte opfølgende spørgsmål.
Regnskabet blev herefter godkendt af generalforsamlingen.

  • Indkomne forslag

Bestyrelsen har modtaget et forslag vedr. græsslåning foran parceller.

I takt med at flere grundejere får installeret robotplæneklippere til deres græsplæner, kniber det med at huske forpligtelsen til også at slå græsset fra skel til vej på stikveje og stier (De ”grønne fortov”) Disse fortov/rabatstykker ser derfor meget uens/ujævne ud.

Der er stillet forslag om at vedligehold af græsstykkerne overgår til Parcelforeningen og indgår i den øvrige græsslåningsplan.

Der er på forhånd indhentet 2 tilbud på vedligehold fra vores gartner.

Årlig udgift for græsslåning uden buskrydning under hæk: 30.000 kr. årligt.
Årlig udgift for græsslåning med buskrydning under hæk: 40.000 kr. årligt

Efter en indledende præsentation/diskussion blev der foretaget afstemning om forslag til vedligehold uden buskrydning under hæk. Der var 10 stemmer tilgængelige under afstemningen.                                                         

4 stemte imod forslaget om vedligehold uden buskrydning
6 stemte for forslaget om vedligehold uden buskrydning

Forslaget blev vedtaget.

  • Budget og kontingent

Budgettet blev fremlagt og gennemgået af kassereren.                                                                             

Budgettet blev godkendt af generalforsamlingen.                                              Kontingentet fastholdes på det nuværende niveau

  • Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Johan Hardang Vium, Jon Holm-Pedersen, Rasmus Stensgaard.

Jon Holm-Pedersen og Rasmus Stensgaard modtog genvalg
Johan Hardang Vium modtog ikke genvalg.                                            

Kim Østrup fra Hasselvangen 7 blev valgt til bestyrelsen

  • Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Glen Danielsen
Glen Danielsen modtog genvalg

På valg til revisorsuppleant: Anne Bøgh Fangel.
Anne Bøgh Fangel modtog genvalg.

  • Status for den store grundejerforening (Grundejerforeningen Hasselvangen)

Der er blevet brugt ekstra penge på hvidt vedligehold da vinteren har været hårdere end forventet.

Et gartnerfirma har bedt om lov til at byde på opgaven for grønt/hvidt vedligehold i området. Vi afventer deres tilbud og tager derefter en grundig vurdering af pris, kvalitet, pålidelighed.

Det overvejes om aftalen med grønt vedligehold skal udvides med ekstra vedligehold af bede og stier. Der er i øvrigt opsat flere affaldsspande bla. til ”hundeposer”.

Der er lavet vejbump på ”Buen” i Hasselvangen for at matche ønsket om generelt lavere hastighed på vejene i Solbjerg. Bumpene mangler den sidste godkendelse og tjek fra entreprenøren.

  • Eventuelt

Ingen emner

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig som følger:

Formand:

Jon Holm-Pedersen

Næstformand:

Carsten Tolderlund

Kasserer:

Karen Kring Henneberg

Øvrige medlemmer:

Kim Larsen, Rasmus Stensgaard, Kim Østrup

Suppleanter:

Keld Stoltenborg, Anne Dissing Sandahl

Revisor:

Glen Danielsen

Revisorsuppleant:

Anne Bøgh Fangel

Asfaltarbejde i buen

I næste uge, uge 23, påbegynder Munck Asfalt etableringen af bump på Hasselvangen. Det er den store Grundejerforening, der er bygherre og målet er at højne sikkerheden i buen, hvor der ofte bliver kørt stærkt. Arbejdet forventes at tage tre dage. Det er i sidste ende vejret, der afgør, hvilke dage de kommer til at arbejde. Ingen stikveje bliver afspærret i forbindelse med arbejdet. Men buen vil i perioder være spærret for gennemkørsel. Derfor risikerer I kortvarigt at skulle køre den modsatte vej af normalen for at nå ud til Solbjerg Hedevej.

Denne nyhed er også delt på Parcelforeningen Solvangens facebookside, søg på “parcelforening Solvangen” og bliv medlem.

Indbydelse til generalforsamling

Indbydelserne til dette års generalforsamling bliver runddelt i denne weekend.
Vi har afventet Coronasituationen, og derfor kommer indbydelserne først ud nu. Hel ligesom sidste år.

Udkastet til budgettet bliver lagt op på hjemmesiden her i weekenden og regnskabet følger tirsdag, når revisoren har endeligt godkendt tallene.

Vi I bestyrelsen håber selvfølgelig, at mange af jer vil dukke op til generalforsamlingen.

Regnskab og budget bliver også gjort tilgængelige på Facebooksiden, Parcelforening Solvangen: https://www.facebook.com/groups/1905635573015932

Lukning af legepladser

De to legepladser ved søerne er lukket fra onsdag og frem til fredag.

Det skyldes, at vi har opdaget begyndende råd i stolperne. Onsdag den 20. april dukker Lars Laj op og udskifterne samtlige stolper på gyngestativerne, samt babygyngen og et bræt på legeskibet. Betonen ved de nye stolper skal have tre dage til at hærde og derfor må gyngerne først bruges igen fredag. Der vil blive opsat spærringsbånd omkring gyngerne.

Referat fra bestyrelsesmøde

Parcelforeningen Solvangen d. 14/1-2021

Deltagere: Jon, Kim, Johan, Carsten, Rasmus, Karen (Online møde i Teams)

Afbud:

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Udkast til budget for 2021 tilrettes. Herunder indtægter fra kontingent, udgifter til grønt/hvidt vedligehold, udgifter til vedligehold af kloaker samt udgifter til vedligehold af asfalt på stier. Der tilføjes separat post til vedligehold af legepladserne.

  • Vedligehold af området

Der er bestilt forskellige reservedele til reparation af legepladserne.

Reb/kæder på gyngestativer udskiftes. Der udskiftes en plade på legestativ. Samlede udgifter ca. 2500 kr.

Der indhentes tilbud på udskiftning af stolper på gyngestativer og udskiftning af babygynge.

Holst Kloakservice bestilles til at ordne de sidste fordelingsrør fra fællesområderne.

Der forventes vedligeholdelsesarbejde på asfalt og stier for 30.000. Kanter på cykelstier og stier skal vedligeholdes. Udgiften er fælles med den store grundejerforening

  • Foreningen generelt

Ingen indlæg

  • Den store grundejerforening

Det undersøges om der kan/skal sættes flere bomme op fra enkelte cykelstier da der er blevet kørt store lastbiler med byggematerialer på cykelstierne.

Der er ansøgt om tilladelse til anlæg af fartdæmpende foranstaltninger på ”Buen” på Hasselvangen. Der afventes svar fra Kommune/Politi. Forventet anlægsstart er foråret 2021

  • Eventuelt

Bestyrelsen påtænker at udskyde årets generalforsamling til maj måned i håb om at kunne afholde en fysisk samling. Vedtægterne tillader heller ikke umiddelbart at generalforsamlingen afholdes virtuelt. Bestyrelsens forslag til budget og regnskab vil blive lagt på hjemmesiden.

Referat fra bestyrelsesmøde

24/9-2020

Deltagere: Jon, Kim, Johan, Carsten

Afbud: Anastacia, Karen, Rasmus

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

Økonomi
Alle medlemmer har betalt kontingent til foreningen. Enkelte måtte have en rykkerskrivelse.

Vedligehold af området
Der er konstateret fejl/defekter på legepladserne. Rasmus sørger for at udbedre fejl og mangler.

Der arbejdes med tilbud på udskiftning af stolper på gyngestativer. Jon følger op på sagen.

Vi mangler at få renset de sidste kloakstikledninger på fællesarealerne. Jorden var for blød til at køre på sidste gang Holst Kloakservice var på besøg. Jon følger op på sagen.

Det blev diskuteret om procentfordelingen af veje/stier er korrekt. Der er behov for en opdateret  opmåling i forhold til vurdering af udgifterne til vedligehold af asfalt.

Parcelforeningen Solvangen betaler ikke direkte regninger til grønt vedligehold men 45/55% til hvidt vedligehold. Grønt vedligehold betales via kontingentet til den store Grundejerforening.

Foreningen generelt
Ingen indlæg

Den store grundejer forening
Der etableres ca. 6 vejbump på ”buen” i Hasselvangen. Dette sker som en naturlig del af projektet omkring max. 40 km/t zone i hele Solbjerg. Der er tendens til at folk kører stærkt når der drejes fra Solbjerg Hedevej ind på Hasselvangen. Projekt og økonomi afholdes af den store Grundejerforening.

Det undersøges om der er behov for en ekstra indbetaling til vejfonden. Dette afgøres sidst på året.

Eventuelt
Den nye lokalplan for området ved Fakta samt Byporten blev diskuteret. Herunder om stisystemerne fra Hasselvangen hænger sammen med det nye område.