Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 22/6-2020 kl. 20.00. Hasselvangen 251, 8355 Solbjerg

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm Pedersen, Karen Kring Henneberg, Rasmus Stensgaard, Johan Hardang Vium, Kim Larsen, Carsten Tolderlund

Derudover 6 fremmødte grundejere

  1. Valg af dirigent og referent.

Rasmus blev valgt som dirigent.

Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Generalforsamlingen var oprindeligt planlagt og indkaldt til d. 25/3-2020 men blev udskudt pga. myndighedernes retningslinjer om forsamlingsforbud som følge af Corona pandemien. Ny indkaldelse til  generalforsamling er udsendt rettidigt. Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  • Bestyrelsens beretning

Formanden beskrev Parcelforeningen Solvangens opbygning og sammenfatning med Grundejerforeningen Hasselvangen (Den store grundejerforening)

Referatet fra sidste års generalforsamling blev kraftigt forsinket. Dette beklages meget

Kontingentet blev holdt i ro på 1.900 kr. sidste år

Legepladser og legeredskaber blev efterset i maj 2019. Der er begyndende råd i stolper til gyngestativerne. Dette følges tæt af bestyrelsen og der planlægges vedligehold/udskiftning af defekte dele.

Foreningens hjemmesiden var ikke tilgængelig i en periode pga. virusangreb. Fejlen blev rettet og derudover er der lavet opdateringer og oprydning.

Der har været et efterslæb på vedligehold af de grønne områder. (Vedligehold sorterer under Grundejerforeningen Hasselvangen. De nærmere detaljer blev præsenteret under punkt 8)

Foreningen har skiftet bank og er nu kunde i Djurslands Bank. Der er flere fordele ved dette bankskifte. Foreningen sparer bla. en del penge i administration og gebyrer. Alle udbetalinger og overførsler kræver stadigvæk 2 underskrivere ligesom i den tidligere aftale. (Kasserer og formand)

Bestyrelsen fik en henvendelse om en tilstoppet regnvandsbrønd. I den forbindelse blev det besluttet at rense alle områdets brønde.  Der blev suget 8 ton sand op af brøndende hvilket var MEGET ifølge slamsuger firmaet. Det er dog også første gang i 10 år at brøndene renses de har indeholdt sand og jord fra hele udbygningen af området. Firmaet siger også at vores kloaksystem nærmest er overdimensioneret.

Vejene er blev fejet. Der er fjernet en del sand, sten og grus fra kanterne.

  • Regnskab

Regnskabet blev fremlagt

Vores ”Reservekonto” plejer at ligge på 100.000. Der er overført en del penge fra denne konto i forbindelse med grønt vedligehold. Saldoen bør bygges op igen.

Vi har bla. haft udgifter til snerydning, grønt vedligehold, nye skraldespande, tømning af skraldespande og vedligehold af asfalt.

Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen.

Regnskabet for Parcelforeningen Solvangens er tilgængeligt på vores hjemmeside. (www.solvangen.org)

Der blev stillet spørgsmål om Grundejerforeningen Hasselvangens regnskab må indgå som bilag til Parcelforeningen Solvangens generalforsamling. Dette kan være med til at forklare og understøtte nogle af overvejelserne og posterne i Solvangens regnskab. Der blev givet en mundtlig fremlæggelse og det undersøges om regnskabet fremover kan indgå.

Der blev stillet spørgsmål om foreningens 3 konti kan samles til 2 for at give et bedre overblik. Vi har i dag en driftskonto, en reservekonto og en konto til vejfonden. Bestyrelsen undersøger om dette er muligt og vurderer om det giver nogen fordele.

  • Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

  • Budget og kontingent

Der blev oparbejdet en stor økonomisk buffer i foreningens første år da det bla. var vanskeligt at vurdere de fremtidige udgifter. Kontingentet blev sænket i 2016 for at undgå unødig opsparing.

I takt med områdets udbygning herunder flere grønne arealer og kommunens overdragelse af veje til privat vedligehold, er udgifterne steget væsentligt og den økonomiske buffer er væk.

Vejene efterses og vedligeholdes løbende. Det vurderes for nuværende at asfaltens levetid er endnu 12-15 år. Udgiften til udskiftningen forventes at blive ca. 900.000 kr. + moms. I budgettet afsættes der løbende penge til opsparingen til denne udgift. Afhængigt af den endelige levetid kan der blive tale om en ekstraordinær opkrævning. Strategien for betaling af asfaltarbejde blev diskuteret grundigt og synspunkterne var mange.

Der blev redegjort for de øgede udgifter til grønt vedligehold og for bestyrelsens anbefaling til kommende budget.

Bestyrelsen foreslår at det årlige kontingentet hæves til 2600 kr. (Tidligere 1900 kr.) 

Budget og forslag til kontingent blev vedtaget. 6 stemmer for, 4 imod, 2 hverken for/imod

  • Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Karen Kring Henneberg og Carsten Tolderlund.

Alle modtog genvalg.

Keld Stoltenborg og Anne Dissing Sandahl blev valgt som suppleanter.

  • Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Stig Sommer. Stig modtog ikke genvalg

Glen Danielsen blev valgt til revisor

På valg til revisorsuppleant: Anne Bøgh Fangel.

Anne Bøgh Fangel modtog genvalg.

  • Status for den store grundejerforening (Grundejerforeningen Hasselvangen)

Der blev skiftet leverandør til grønt vedligehold midt i sæsonen da leverandøren opsagde aftalen. Dermed skulle der findes en ny leverandør i en fart og der kom et efterslæb på det grønne vedligehold. I august 2019 blev der indgået en aftale men vores nuværende leverandør.

Nogle buske/bede er gået ud. Planter og området generelt bliver løbende vedligeholdt. Nogle udskiftninger udskydes da udgifterne er meget store. Der følges op til efteråret når det igen er sæson for at plante.

Der er knækket en del fortovsfliser i den øverste del af ”Hassel-buen”. Det er sandsynligvis sket i forbindelse med byggeri i området.

Der gælder specielle regler for vedligehold af støjvold mod Solbjerg Hedevej, diverse bede og området ved Højen. Der forhandles med Kommunen om reglerne kan lempes så områderne kan indgå som almindeligt vedligehold.

Der afholdes ordinær generalforsamling d. 29/6-2020

Der er planer om at udarbejde forklaring og billedeksempler af regler/forpligtelser for græsslåning. Det gælder specielt for parceller, der grænser op til fællesområder. Billederne lægges på hjemmesiden.

  • Eventuelt

Ingen emner

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig som følger:

Formand:

Jon Holm Pedersen

Næstformand:

Carsten Tolderlund

Kasserer:

Karen Kring Henneberg

Øvrige medlemmer:

Kim Larsen, Rasmus Stensgaard, Johan Hardang Vium

Suppleanter:

Keld Stoltenborg, Anne Dissing Sandahl

Revisor:

Glen Danielsen

Revisorsuppleant:

Anne Bøgh Fangel

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 17/2-2020

Deltagere: Karen, Jon, Kim, Carsten, Rasmus

Afbud: Anastacia, Johan

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Karen har været ved Stig (revisor) og fået underskrevet regnskabet.

Der må forventes en stigning af kontingent til 2600 kr. Dette gøres for at få ”polstret” snefonden igen og rette op på det underskud vi har fået de seneste par år. Vores områder til grønt/hvidt vedligehold er udvidet kraftigt de senere år i takt med udbygningen samt overdragelse af veje og områder fra kommunen.

Budgettet for ”hvidt” vedligehold blev lavet i 2019 hvor vi ikke kendte vejrudsigten. Vi fastholder det budgetterede for januar, februar og marts 2020. Budgettet tilrettes så det kan sendes rundt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Kassereren har afværget et forsøg på ”pfishing”. Der blev fremsendt en anmodning om en overførsel fra en mail fra Jon.

Foreningen har gennemført bankskifte til Djurslands Bank. Alle betalinger/overførsler skal godkendes af kassereren og formanden.

  • Vedligehold af området

Jon har taget billeder af legepladserne. Standen vurderes som fornuftig af vi afventer vedligehold/action til sommeren 2020. Der er ekstra fokus på gyngestativerne.

Rasmus har testet gyngerne og de kan holde til +100 kg.

Regnvandskloakkerne blev tømt af Holst Kloakservice. De har tømt 86 brønde. Foreningens ledninger er dimensioneret til et kæmpe regnskyl. De har hentet 8 ton sand op. Brøndene er ikke blev renset siden området blev etableret så der er naturligt samlet en del sand og skidt fra  byggeri. Der er bestilt rensning til forbindelsesledninger og brønde på de resterende arealer. Der var lidt problemer med betalingen og aftalen men nu er alt på plads.

Balskilde har fejet vejene så alt ser flot ud igen. Balskilde står også for det ”Hvide vedligehold”.

Til ”grønt vedligehold” har vi indgået aftale med EV Have og Park (Erik) fra Solbjerg Hedevej. Han gør et flot stykke arbejde og har lagt en god plan for det fremtidige vedligehold af området.

Der er behov for yderligere 2 skraldespande til affald, hundeposer mv. De nuværende har god effekt så vi opstiller gladeligt yderligere 2.

  • Foreningen generelt

Jon har efter nogen forsinkelse lagt referatet for generalforsamlingen 2019 ud på hjemmesiden. Vi lover at det næste referat kommer rettidigt ud.

Der afholdes generalforsamling onsdag d. 25/3 kl. 20 i Fritidscentret.

  • Den store grundejer forening

Nogle af de knækkede fortovsfliser er udskiftet af selskabet bag ”Familiebolig”. Efter endnu en henvendelse blev der udskiftet lidt flere. Kommunen er sat på sagen vedr. brug af sprøjtegift i området.

  • Eventuelt

Ingen bemærkninger

UDSKUDT: Generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Grundet den nuværende situation med Covid-19 er generalforsamlingen den 25. marts udskudt.

Helt praktisk er Solbjerg Fritidscenter lukket frem til 1. april, hvilket betyder, at vi reelt set skal ud og leje lokaler, hvis vi skal afvikle generalforsamlingen rettidigt.

Bestyrelsen ønsker ikke at afholde generalforsamlingen før udfordringerne med Covid-19 er overstået. Det betyder dog, at vi ikke kan overholde vedtægterne for Parcelforening Solvangen, der foreskriver, at generalforsamlingen skal afholdes inden 1. april.

Vi vil i bestyrelse arbejde på at afvikle generalforsamlingen, så snart det er muligt med øje for de anbefalinger, der kommer fra officiel side vedrørende Covid-19.

For selve foreningens fortsatte drift foreslår vi, at vi kører videre med den nuværende bestyrelse frem til den dato, hvor generalforsamlingen kan afvikles.

I bestyrelsen, håber vi, at i medlemmer vil give os et mandat til at fortsætte driften af foreningen som et ”forretningsudvalg”, hvor bestyrelsen fortsætter sit arbejde ud fra de eksisterende økonomiske rammer.

Når forholdene tillader det, vil vi på ny indkalde til generalforsamling med tre ugers varsel.

Indkaldelse med dagsorden, regnskab og budget er fremlagt her på foreningens hjemmeside.

Mvh

Bestyrelsen i Parcelforningen Solvangen

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Generalforsamlingen for Parcelforeningen afholdes onsdag den 25. marts 2020, klokken 20.00 i Solbjerg Fritidscenter, lokale 2 (lokalet mod hovedgaden), Solbjerg Hovedgade 88, 8355 Solbjerg.

Der er følgende agenda til generalforsamlingen:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab. Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org, under fanen økonomi).
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. (Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.)
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Bestyrelsen anbefaler forhøjelse af kontingent til 2.600 kroner årligt.
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
    – På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Carsten Tolderlund og Karen Kring Henneberg. Alle modtager genvalg. (Bestyrelsesmedlemmer er på valg hvert andet år.)

Ingen suppleanter er på valg

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant
    – Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) er på valg. (Vælges hvert år)
  2. Status for den store grundejerforening

     9. Eventuelt

Vel mødt 😊

Venlig hilsen

Parcelforeningens bestyrelse

Se evt. også Facebooksiden: Parcelforening Solvangen

Generalforsamling Parcelforeningen Solvangen 2019 referat

Sted: Fritidscenteret, Solbjerg Hovedgade
Dato: 21. marts 2019 kl. 20.00

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  7. Valg af revisor og revisorsuppleant
  8. Status for den store grundejerforening
  9. Eventuelt
  1. Valg af dirigent og referent

Johan Vium blev valgt til referent, der var enighed blandt de fremmødte om, at det ikke var nødvendigt at have en dirigent.

Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt med 3 ugers varsel.

Fremmødte fra Bestyrelsen: Johan Vium, Rasmus Steensgaard, Jon Holm, Kim Larsen og Karen Kring Henneberg
Herudover yderligere tre af foreningens medlemmer tilstede. I alt otte deltagere.

  1. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Der er lavet reparationer af legepladser, Rasmus har stået for dette. Blandt andet er dækgynger skiftet.

  1. Aflæggelse af underskrevet regnskab.

Regnskabet er underskrevet af den nuværende kasserer, formand samt revisor.

Regnskabet blev fremlagt af Karen Kring Henneberg og godkendt af de fremmødte.

Der er ingen skyldnere på nuværende tidspunkt.

Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org)

 Det blev besluttet at gå videre med arbejdet med at finde en ny bank.

  1. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

Der var ikke indkommet forslag fra medlemmer. 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Budgettet for næste år blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Bidrag fastholdes på 1.900 kr. per medlem. VEDTAGET

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

På valg til bestyrelsen var:

Johan H. Vium – Modtager genvalg

Rasmus Stensgaard – Modtager genvalg

Jon Holm-Pedersen – Modtager genvalg

Ana Larsen er udtrådt af bestyrelsen, suppleant Kim Larsen er indtrådt på hendes vegne.

På valg som suppleant var:

Ken Stoltenborg – modtager genvalg

Alle genopstillede fra bestyrelsen blev genvalgt. Ana Larsen bald valgt som ny suppleant i stedet for Kim Larsen.

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) –begge blev genvalgt.

  1. Status for den store Grundejerforening

 Den store grundejerforening har indgået en aftale med Colas om vedligehold af asfalten i området. Foreningen har over det sidste år haft stigende udgifter til vedligehold af de grønne områder, samt til genetablering af de områder, der er blevet ødelagt grundet brug af gift.

Den store grundejerforening arbejder med at finde en leverandør af grønt vedligehold. Denne beslutning afventer dog generalforsamlingen i den store forening. Ifølge formanden for den store forening vil det være nødvendigt at hæve kontingentet i den store forening for at kunne klare udgifterne til vedligehold i området.

  1. Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 13/6-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten, Rasmus
Afbud: Anastacia

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  1. Økonomi

Der er blot 5 medlemmer, der endnu ikke har betalt årets kontingent hvilket er ny rekord og meget positivt.

Vi arbejder fortsat på muligheden for bankskifte og har indhentet flere tilbud. Der er udsigt til en væsentlig besparelse og vi forventer at fuldføre bankskiftet efter sommerferien.

2. Vedligehold af området

Der har været enkelte sager hvor gartneren ikke har haft mulighed for at klippe græs helt ind til hækkene pga. terrænforskel, sten osv. Vi vælger at behandle de få sager, der måtte komme, enkeltvis.

Højen. For at undgå fremtidige diskussioner om udseende og tilstand vil vi søge om at omlægge området til ”naturområde”, der kun skal vedligeholdes/klippes 1 gang om året. Kommunen er indforstået med dette. Jon tager dialogen med Danmarks Naturfredningsforening om det videre forløb og valg af beplantning.

Der er udført vedligehold og et par småreparationer på gyngerne på legepladsen.

Der er også udført småreparationer på ”Legeskibet”

Stolperne til gyngestativerne har fremskredne tegn på nedbrydelse. Levetiden har været væsentligt kortere end lovet/ventet og det undersøges ved leverandøren om der er fejl i konstruktionen. Der skal udføres reparation/udskiftning på gyngestativet senest i 2020.

Vi følger løbende udviklingen og sikrer at gyngerne er sikkerhedsmæssigt OK.

Arbejdet med udskiftning af asfaltslidlag er afsluttet med et tilfredsstillende resultat.

3. Foreningen generelt

Kontaktformularen fra foreningens hjemmeside fjernes/ændres. Der findes fortsat en mailadresse til bestyrelsen samt kassereren.

Der har været tvivl om opdelingen/fordelingen af den ”store” og den ”lille” grundejerforening. Derfor lægges der en udspecificering af forholdene ud på vores hjemmeside.

Referatet fra årets generalforsamling er endnu ikke færdigt. Jon og Johan arbejder med sagen og referatet udkommer snarest.

Der er flere små ændringer til vedtægterne som vi med fordel kan fremlægge til næste generalforsamling. Bestyrelsen arbejder videre med dette i efteråret.

4. Den store grundejer forening

Der var pænt fremmøde og spørgelyst til generalforsamlingen.

Det forventes at udgiften til vedligehold af området stiger til 300.000 kr. Foreningen har tidligere indhentet tilbud fra OK Nygaard om vedligehold af området. Det forsøges at få tilbuddet tilpasset til behov/økonomi.

I samme omgang sendes en forespørgsel til en lokal leverandør, der dog tidligere har afvist opgaven.

Fortovsfliserne i området omkring de nye byggerier er ødelagte. Formodentligt pga. kørsel med tunge køretøjer. Bygherren anderkender ikke at han er skyld i de knækkede fliser.

Der bruges gift til bekæmpelse af ukrudt omkring teknikskabe og lygtepæle i samme område.

Vi tager en dialog med de ansvarlige.

5. Eventuelt

Ingen bemærkninger

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 11/4-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia, Rasmus

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Vores regninger for bla. hvid/grøn vedligehold er blevet mere regelmæssige og overskuelige.

Vi betaler ca. 1500 kr. årligt i gebyrer til banken. Det undersøges om det kan gøres billigere evt. ved at skifte bank. Et bankskifte kræver dog en del administrativt arbejde og godkendelser så der skal være en klar besparelse hvis vi vælger at skifte bank.

  • Vedligehold af området

På grund af stort efterslæb på vedligehold af området er det meste af årets budget til ”grønne forbedringer” brugt på nuværende tidspunkt. Der er dog fortsat midler til græsslåning mv. resten af sommeren. Vi er enige om at vores nye leverandør udfører et flot stykke arbejde med høj kvalitet. Prisen er rimelig i forhold til tidligere leverandører og indhentede tilbud.

De grønne områder er blevet væsentligt udvidede de seneste år efterhånden som der er bygget flere huse. Vi har også fået overdraget flere veje/stier fra kommunen og derfor er udgifterne væsentligt forøget. For at polstre/genoprette økonomien i den store forening vil der blive stillet forslag om at hæve kontingentet med 400 kr. pr. husstand på den kommende generalforsamling for den store grundejerforening. Hvis forslaget godkendes vil vi  dække Parcelforeningen Solvangens del af kontingentstigningen med penge fra vores reservefond så kontingentstigningen til medlemmerne først kommer i 2020.

Der er konstateret fejl på gyngerne på legepladsen Der mangler noget afdækning på kæderne. Rasmus reparerer gyngerne eller indkøber nye.

Der bliver udskiftet asfalt slidlag på de steder hvor AVA tidligere har gravet og lavet dræn til ventilbrønde. Der har været en længere ”dialog” med AVA, der oprindeligt først ville udføre arbejdet i 2020 men vores aftale og input fra Colas viser at det skal gøres nu. Vi har nu en god og direkte dialog med Arkil, der skal udføre arbejdet. Vi forsøger at få udført et par andre småreparationer af asfalten i samme ombæring.

  • Foreningen generelt

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig som følgende:

Jon som formand

Karen som kasserer

Johan fortsætter samarbejdet med Karen mht. underskrifter i banken og godkendelse af regninger

Bestyrelsen arbejder fremover mere bredt og vi hjælper alle med de ”daglige” opgaver.

For fremtiden bestræbes det at bestyrelsesmøder afholdes om torsdagen. Vi forsøger fremover at finde datoer til bestyrelsesmøder vha. Doodle afstemning i stedet for e-mail.

  • Den store grundejer forening

Den store grundejerforening lider stadig under store udgifter til reetablering og stigende udgifter til vedligehold af grønne områder. Arealet og omfanget af fællesområder er øget betydeligt som følge af udbygning i området samt overdragelse af veje fra Kommunen. Disse udgifter vil medføre en stigning i kontingentet til den store forening.

Colas har været på besøg og foretage forebyggende vedligehold på veje og stier. Der er nu kommet styr på den oprindelige vedligeholdelseskontrakt så arbejdsopgaver og fakturering følger planen.

  • Eventuelt

Ingen bemærkninger

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 29-1-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia (dog med sidst i mødet)

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Bestyrelsen godkender budgettet

Bestyrelsen godkender regnskab. (En mindre tastefejl på 100 kr. rettes)

Budget og regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen

Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentbeløbet og gennemfører regnskabsåret 2019 med et budgetteret underskud på ca. 18.000 kr. Heri ligger dog også at der overføres til 50.000 kr. til vejkontoen, hvoraf 25.000 kr. er for 2018, som ikke blev overført. Vores udgifter til bl.a. snerydning og saltning varierer meget så det er ikke sikket at det bliver så meget. Det har indtil nu været en mild vinter. Underskuddet skyldes også at kontingentet til den store grundejerforening er steget idet der er et efterslæb på grønt vedligehold som skal indhentes. Parcelforeningen har dog en god økonomi, så det er ikke noget problem at få et mindre underskud i nogle år.

Der er ved udgangen af 2019 ikke nogen der skylder kontingent, og der er heller ikke nogen der har penge til gode. Det er meget positivt at der er så godt styr på det.

Karen (kasserer) og Johan(formand) har fået styr på foreningens E-boks. Bankskifte og overdragelse af rettigheder til vores nye kasserer er også på plads. Alle betalinger skal godkendes af både Karen og Johan.

Karen har haft lidt vanskeligheder med vores tidligere økonomistyringsprogram Dinero.

Det er ikke lykkes at blive fortrolig med programmet så Karen bruger Excel i stedet. Bestyrelsen har godkendt dette.

  • Vedligehold af området

Vi har indgået aftale med et nyt firma til grønt vedligehold -Havgården.

Den nye aftale er startet i oktober 2018. De er meget effektive og dygtige. Regningerne er mere gennemskuelige og grundprisen for ydelserne er lavere end tidligere leverandører. Vedligehold af området startes på de steder, der er mest synlige. Kim (Den store grundejerforening) holder øje med regninger og budget og giver opgaver til Havgården. Der er sat et ”hegn” ved udkørslen fra cykelstien for at undgå at børn cykler direkte ud på vejen. Der er nogle store buske på volden, der er klippet ned. De forventes at skyde op igen. Der er også beskåret træer og fjernet græs rundt om træerne. De gamle buske er hakket til flis, der spredes i bedene.

Hverdagsliv (Vagn) fortsætter med at vintervedligehold på stierne.

Pga. sygdom bruger vi dog aktuelt vores tidligere leverandør, Balskilde. Hverdagsliv forventes at genoptage aftalen vinteren 2019/2020

  • Foreningen generelt

Rasmus har udskiftet et kravlenet på en af legepladserne og holder løbende øje med tilstanden på udstyret. Legepladserne ser fine ud. Der er foretaget små reparationer.

Der er problemer med vores hjemmeside. Det ser ud til at den er blevet ”hacket”. Johan følger op på sagen.  

  • Den store grundejer forening

Grundejerforeningen har haft ekstraordinære udgifter i forbindelse med opstart af ny leverandør til grønt vedligehold. Der er dog nogenlunde balance i regnskabet.

Der er tegnet forsikring. Bla. mod fald på fortov.

Grundejerforeningen har kontaktet Colas med henblik på aftale om vedligehold af asfalt på veje og stier. Colas er dog ikke vendt tilbage med kontrakt eller regninger.

Kommunen har forskellige planer om en ny sti i forbindelse med den nye børneinstitution. Ikke alle planer virker lige geniale… Vi må afvente at se hvor stien bliver tilsluttet.

De knækkede fortovsfliser i forbindelse med byggeriet i toppen af buen, udskiftes når byggeriet er færdigt. Vagn holder øje med at det sker.

  • Eventuelt

Vi afholder generalforsamling torsdag d. 21/3-2019.

Jon laver indkaldelse til generalforsamling og bestiller kage fra Gourmiddag.

Regnskab, budget og indkaldelse runddeles hvis vores hjemmeside mod forventning ikke fungerer tilfredsstillende om et par uger.

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 6-9-2018

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim (på telefon) Carsten

Afbud: Kim (delvist), Anastacia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
Alle har betalt kontingent. Der blev afleveret 4 rykkere med et gebyr på 50 kr. Herefter har alle betalt. Det er jo helt fantastisk. Vi tilskriver det fine resultat til vores nye kasserer Karen.

Foreningens E-boks er ikke aktiv/overdraget. Karen og Johan undersøger status.

Karen og Johan skal i banken d. 10/9-2018 til endelig overdragelse/godkendelse af økonomien. Det undersøges om der kan oprettes en konto til betaling af de ”daglige” udgifter således at alle regninger ikke skal godkendes af flere bestyrelsesmedlemmer.

Karen har haft lidt start-vanskeligheder med vores økonomistyringsprogram Dinero. Karen kontakter René med henblik på et kursus. Der er også givet grønt lys for køb af kursus hos Dinero. Hvis det ikke lykkes at blive dus med Dinero overvejer Karen at bruge Excel til økonomistyringen da hun har god erfaring med det. Bestyrelsen har godkendt dette hvis det ikke giver problemer i forbindelse med dokumentation til årsregnskab, indberetninger, osv.

 

3. Vedligehold af området

Kim blev ringet op for at komme med en opdateret status over situationen med grøn/hvid vedligehold af området. Firmaet Hverdagsliv, der har stået for det grønne vedligehold, er gået i opløsning og vores aftale er ikke blevet overholdt. Vi har hutlet os igennem sommerens græsslåning og vedligehold med hjælp fra Vagn. Det har været en tør sommer så der har ikke været behov for ret meget græsslåning. Nogle af vores nye træer er blevet vandet og vi håber at de har overlevet tørken. Flere bestyrelsesmedlemmer har været aktive med lugning, oprydning og vanding på fællesarealerne.

Der er indhentet tilbud fra OK Nygaard på opgaven om vedligehold. Dette tilbud er taget til efterretning. Der er også bestilt et tilbud fra Forstas på vedligehold. Det skal sikres at de både kan varetage grøn og hvid vedligehold.

Der er tidligere lavet en vedligeholdelsesaftale med Colas vedr. eftersyn og reparation af vores asfalt. De er dog MEGET træge og vender sjældent tilbage på henvendelser. Vi har dog heldigvis ikke de store behov på dette område for tiden.

Der er et defekt bræt i ”kravlenettet” på et af legestativerne. Dette kan potentielt være/blive farligt. Brættet kan ikke umiddelbart erstattes. Der bestilles et nyt net med tilhørende overligger. Udgiften betales af Solvangen. Legepladserne er i øvrigt i fin stand.

4. Foreningen generelt

Der er 64 medlemmer på forenings Facebook side. Der bliver lavet enkelte opslag på siden.

Der ikke noget nyt vedr. den sidste del af cykelstien på Solbjerg Hedevej mod Møddebro Parkvej. Jon følger op på sagen.

I forbindelse med byggeriet af rækkehusene på Hasselvangen er der knækket mange (+100) fortovsfliser. Vi skal sikre at dette udbedres af bygherren inden projektet afsluttes.

Efter etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er vi blevet lovet at det sorte asfalt på gravestederne bliver udskiftet i 2018. Sagen er overgået til AVAs driftsafdeling hvilket nok ikke gør sagen nemmere. Carsten følger op på sagen.

 5. Den store grundejerforening

Kim har meget travlt og har ikke det store overskud til alle opgaverne. Solvangen bakker gerne op og foreslår at vedligeholdelses aftalen kommer hurtigt på plads. Også selv om det medfører en stigning i kontingentet. Vedligehold er klart den største post/opgave for foreningen og det vil skabe ro og stabilitet at få en fast aftale. Dermed bør vi også undgå at Kim bliver kontaktet privat med spørgsmål/klager over vedligeholdelse.

6. Eventuelt

Vi planlægger nyt bestyrelsesmøde medio Januar med henblik på opfølgning på årsregnskab, planlægning af generalforsamling, vedligehold osv.

Referat konstituerende bestyrelsesmøde Parcelforningen Solvangen 2018

Bestyrelsen konstituerede sig til konstituerende bestyrelsesmøde d.14. marts 2018 kl. 21.

Bestyrelsen ser efter konstituering ud som nedenfor.

Formand

Johan Hardang Vium

Hasselvangen 267

8355 Solbjerg

e-mail: johan@solvangen.org

 

Næstformand

Carsten Tolderlund

Hasselvangen 251

8355 Solbjerg

e-mail:carsten@solvangen.org

 

Kasserer

Karen Kring Henneberg

Hasselvangen 249

8355 Solbjerg

Mobil: 50929602

E-mail: kasserer@solvangen.org

 

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

e-mail: anastasia@solvangen.org

 

Rasmus Stensgaard

Solbjerg Hedevej 95

8355 Solbjerg

e-mail: rasmus@solvangen.org

 

Jon Holm

Hasselvangen 11

8355 Solbjerg

e-mail: jon@solvangen.org

 

Suppleanter

Kim Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

 

Keld Stoltenborg

Hasselvangen 24

8355 Solbjerg

 

Revisor

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

8355 Solbjerg

 

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel

Hasselvangen 241

8355 Solbjerg