Referat ekstraordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen 23. marts 2011

Indkaldelsen er sket fordi der på den ordinære generalforsamling ikke var tilstrækkelig medlemmer tilstede til at kunne vedtage forslaget til vedtægtsændringer.
Der var mødt 20 medlemmer op til den ekstraordinære generalforsamling
Dagsorden:
1. Valg af dirigent
2. Vedtægtsændringer
3. Honorar til bestyrelsen
4. Evt.

1. Marlene meldte sig som dirigent
2. Keld gennemgik de enkelte forslag til ændring af vedtægterne.
§7, stk. 3 – rentesatsen på 2 % pr. påbegyndt måned ændres til procesrenten
§13, stk. 1 – ændres, så den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden 1.april i stedet for februar måned
§13, stk. 3 – ændres således at regnskab og budget ikke skal følge med indkaldelserne, men blot gøres tilgængelig på foreningens hjemmeside
§17, stk. 2 ændres så bestyrelsen og suppleanter vælges for to år af gangen, dog således at halvdelen af bestyrelsen er på valg i lige år og den anden halvdel i ulige år.
§20, stk. 3 – ændres således at regnskabet skal stilles revisor inden 1. februar i stedet for 15. januar

Ændringerne blev sat til afstemning hver for sig, og alle blev vedtaget.

3. Honorar til bestyrelsen.
Punktet var også med på den ordinære generalforsamling, men da det var uklart formuleret, indstille generalforsamlingen, at forslag skulle omformuleres og med på den ekstraordinære generalforsamling.
Bestyrelsen forslog et beløb på kr. 1200 årligt pr. medlem af bestyrelsen, beløbet er fundet ud fra hvad foreninger med samme arbejdsopgaver/størrelse tilbyder.
Beløbet dækker alle omkostning for det enkelte medlem
Det forslåede beløb blev vedtaget af forsamlingen
4. Under dette punkt kom vi igen ind på risikoen ved at være kunde i Århus Lokalbank, bestyrelsen kunne oplyse at der arbejdes på at finde en anden bank forbindelse.
Legeplads blev også bragt på banen og den forventes at blive udført inden sommer, ved at medlemmerne arbejder frivilligt 2-3 weekender. Nærmere følger på vores hjemmeside.

Ref. René

Bestyrelsesmøde d. 15. marts – Referat

Tilstede: Heidi, Keld, Anne

Afbud: Bo, Henrik og Rene

1. Godkendelse af referat fra generalforsamling

Referatet fra generalforsamlingen blev gennemgået og godkendt. Keld lægger referatet på hjemmesiden.

2. Opfølgning på generalforsamling

Der blev på generalforsamlingen talt om mulighederne for at lave forskellige trafikdæmpende foranstaltninger på Solbjerg Hedevej og på stamvejen. På bestyrelsesmøde talte vi om mulighederne for eks. at få etableret trafikdæmpning på toppen af stamvejen og få lagt brosten de steder, hvor stierne krydser stamvejen. Dette er muligheder som kommunen oprindelig selv har været inde på. Heidi tager kontakt til kommunen for en generel snak om færdiggørelse af vejene.

3. Konstituering af bestyrelse

Arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev fordelt som følger:

Formand – Henrik

Næstformand – Anne

Kasserer – Bo

Bestyrelsesmedlem, Veje – Heidi

Bestyrelsesmedlem, Grønne arealer – Rene

Bestyrelsesmedlem, Grundejerforening – Keld

Arbejdsfordelingen vedtages endeligt på næste bestyrelsesmøde.

4. Legepladser

Bo deltog ikke i mødet, hvorfor de konkrete planer ikke blev diskuteret. Det blev besluttet at Bo og Heidi igangsætter arbejdet omkring etableringen af legepladser. Dette består bl.a. i at koordinere, hvordan vi griber etableringen an. Der er allerede flere beborere der har meldt sig til at deltage i det indledende arbejde. Hvis der er andre der har lyst til at være med må de meget gerne henvende sig til Bo og Heidi.

5. Bankskifte

Bo har aftalt et møde med Jyske Bank og tager desuden fat i Nordea.

6. Ekstraordinær generalforsamling

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling d. 23. marts og dagsorden er omdelt.

7. Evt.

Anne har taget kontakt til Parcelhusejernes Landsforening og har aftalt med landsformanden at han kigger forbi til at møde næste gang han er i Århus. Formålet vil være at få talt om overdragelsen af veje og fællesarealer og de problemstillinger der ligger i at være en del af en større grundejerforening.

8. Næste møde

Der indkaldes til nyt bestyrelsesmøde inden påske. Anne står for at indkalde.

Hvordan er kvaliteten af veje og fællesarealer?

Vi står over for at skulle overtage veje og fællesarealer engang i løbet af forsommeren. I den forbindelse har vi behov for jeres hjælp.

Kommunen mangler stadig at lægge en del asfalt, men ellers betragter de stort set området som færdiganlagt. Det er vores opgave at påpege evt. mangler, så det kan blive udbedret inden overtagelse. Så derfor:

Har I lagt mærke til noget, der ikke er lavet ordentligt? Det kan f.eks. være fortove, asfalt, tekniske installationer, græsrabatter.

I bedes komme med input på hjemmesiden senest d. 10. april

Kommunen mangler stadig at lægge en del asfalt, men ellers betragter de stort set området som færdiganlagt.

Det er vores opgave at påpege evt. mangler, så det kan blive udbedret inden overtagelse

Referat af generalforsamling Parcelforeningen Solvangen 24. februar 2011

Referat af generalforsamling

Parcelforeningen Solvangen

24. februar 2011

  1. Valg af dirigent

Stig valgt som dirigent. Rune Mai som referent. Mødet er lovligt indkaldt

  1. Beretning om 2010

Klager over støjvold. Ikke så meget at komme efter ift. til kommunens dispositioner.

Vold bliver slået med buskrydder 2 gange om året. Det skulle tage det meste ukrudt.

Korte af det lange er: den er som den er.

Sti på inderside af støjvolden op mod grundene. Stien skal være der. Den muliggør at hækkene kan klippes for de enkelte grunde, samt at volden nemt kan vedligeholdes. Stien er offentlig og må gerne bruges til at gå tur på.

Addendum til noter fra keld:

Nedgravet barkflis blev dækket af jord under kommunes anlæg. Mikkel tog kontakt til bestyrelsen og fik leveret nyt barkflis af kommunen.

Man må gerne have støttemur i skel. Kontakt Keld hvis man ønsker dokumentation vedr. dette.

God ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold. Dog ved at være sidste udkald for at få gennemført rettelser fra kommunens side. Endelig overdragelse finder sted i maj. Op mod overdragelse vil der være en mangel-gennemgang, og bestyrelsen vil bede alle beboere om at lægge mærke til mangelfulde anlæg; skæve lygtepæle, træer der er gået ud, huller i asfalt på stien etc.

Gennemgang af ansvar hos grundejerforening vs. parcelforening. Størstedelen af alle grønne områder er under grundejerforenings ansvarsområde. Parcelforeningen Solvangen dækker knap 29% af det fælles.

Erik, Solbjerg Hedevej 101 kommentar:

Sneen bliver skubbet op i folks indkørsler. Vil hellere have der bliver ryddet ordentligt, frem for flere gange.

Der bliver ikke ryddet kl. 7, men nogle gange senere på formiddagen og nogle gange hvor der ikke er nogen grund til at rydde.

Bestyrelsen: Der arbejdes på at der skal være ryddet om morgenen kl. 7 på hverdage.

Erik: normalt vil der være bestemt snedybde og et bestemt tidspunkt knyttet til kontrakten.

Bestyrelsen: Der modtages gerne konkrete eksempler på hvordan en tekst/krav vedr. snedybder kan se ud. Der bliver taget kontakt til entreprenør og der bliver kigget på tidspunkter og forhold omkring indkørsler.

Legepladser:

De tilhører grundejerforeningen. Der er konkrete forslag under udarbejdelse.

Der lægges op til arbejdsweekender, hvor beboere mødes og hjælper med at bygge legepladserne. Det samme blev gjort i Birkevangen. Tidshorisont pt. er, at arbejdsweekender afholdes inden sommerferien. Bo Binau vil være ansvarlig for legepladser. Hvis nogen skulle ønske at se og kommentere forslag, så er de velkommen til at tage kontakt til Bo (se kontaktopl. på solvangen.org)

Trafikforhold solbjerg hedevej:

Bestyrelsen havde et forslag om dobbeltsidet cykelsti til fællesrådet. Det gør vejen smallere.

Kommentar: kunne vi ikke lave forslag til etablering af chikaner.

Bestyrelsen: dette er ikke realistisk pga. bustrafik.

Kommentar: der må være nogen (trafikforskere) som ved den slags bedre end os. Endvidere bør vi sørge for at kommunen laver noget til den grønne kile på hasselvangen.

Bestyrelsen: Meldingen til fællesrådet bliver, at parcelforeningen ønsker hastighedsbegrænsende foranstaltninger. Det tages til notits at kommunen bør lave noget til den grønne kile.

Pkt. 3

Kommentar: Hvad er fordelingsnøgle af indestående?

Bestyrelsen: Det er en opgørelse af, hvor de penge foreningen har pr. 31.12.2010 forventes brugt. Der sættes penge af til en vejfond, da vi på sigt skal betale for vedligehold af veje. På den måde undgår vi at skulle optage lån eller ekstraopkrævninger, når det skal ske. Generelt er ideen med indestående at sikre en jævn udgift fremfor store udsving.

Kommentar: skal der flyttes bank?

Bestyrelsen: det kigges der på.

Pkt 4.

Ingen indkomne forslag.

Pkt 5.

Der diskuteres om, der skal gives honorar til bestyrelsesmedlemmer. Generelt er der tilslutning (alle fremmødte stemte for) til et symbolsk honorar, men det skal ikke være pengene, der driver bestyrelsen. Der var flertal for et beløb på 1200 kr/år, som der vil blive sat til afstemning på den ekstraordinære generalforsamling.

Kommentar: hvad skal penge til grønne områder bruges til. Er det hele ikke under grundejerforeningen?

Bestyrelsen: De små grønne områder ud for de enkelte grunde er vores. Plus hvis vi ønsker at lave mindre ændringer til områder i parcelforeningen, så kan penge bruges til dette.

Budgettet er dog lagt ud fra, at vi selv vedligeholder/ slår græs på de små grønne områder ud for hver grund (der hvor man normalt ville have fortov).

Budget vedtaget (alle stemte for).

Bidrag uændret på 2400 kr årligt vedtaget (alle stemte for).

Pkt. 6

Rune, Berit og Marlene modtager ikke genvalg.

To nye skal vælges ind:

Henrik Lykkeberg

Heidi Kristiansen (olivarius@hotmail.com)

Bo Christensen valgt som ny suppleant.

Bent Svit spørges om han vil forsætte som suppleant

Pkt. 7

Erik Jensen tiltrådt som revisor under forudsætning af Peter Møller fratræder.

Pkt. 8

Kan ikke gennemføres. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor både vedtægter og afgørelse om bestyrelseshonorar besluttes.

Pkt. 9.

Se første paragraf pkt. 4. Beslutningen afgøres på ekstraordinær generalforsamling.

Pkt. 10.

Parcelforeningen indtræder i parcelhusejernes landsforening som medlem og får derigennem kautionsforsikring og rådgivning i alle spørgsmål inden for parcelforenings regi.

Der tegnes en forsikringspakke: Kautionsforsikring, arbejdsskadeforsikring, retshjælpsforsikring, erhversanvarsforsikring, bestyrelses- og ledelsesforsikring, rådgiveransvarsforsikring. Det koster 1100 for forsikring og 125 pr. husstand at være medlem. Dette betales fra eksisterende kontingent.

Generalforsamlingen har vedtaget budget for 2011 og dermed også beslutning om at indtræde i landsforeningen.

Pkt. 11.

Grundejerforening stiftet. Det var en hård kamp. Kommunen vil fremover stå for stiftelsen (og kontakten til alle grundejere i nye lokalplans/boligområder).

Parcelforeninger har stemmer efter antal boligenheder i foreningen.

Parcelforenignen Solvangen har 29% af indflydelsen og udgifterne.

Brabrand boligforening har søgt dispensation til solceller på tagene. Dette er godkendt. Dan-solar, som opstiller anlæggene, har skrevet, at der ikke kan forekomme gener fra anlæggene. Hvis der skulle forekomme gener, kan vi indgive klage på, at dispensation er givet på forkert grundlag.

Pkt 12.

Ekstra til pkt. 10 – der skal laves en liste over beboere i området.

Habilitetsregler

Kommentar: habilitetsregler keld har taget beslutninger som tilgodeser familie. Pointe: keld burde have udtrådt af denne beslutningsproces. Under al kritik. Specielt når der er kommet tilbud andre steder fra.

Bestyrelsen: Keld: har ikke opfattet det som værende i konflikt med beslutningsprocessen.

Kommentar: der må ikke være familierelationer som indgår i den slags processer.

Bestyrelsen: Det blev enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. Beslutningen ville ikke have været anderledes uden Kelds stemme.

Debatten lukkes med kommentar om at habilitetsregler skal overholdes. Det tager bestyrelsen til efterretning.

Fejning af veje

Der fejes en gang inden konfirmationer.

Sprøjtning

Der sprøjtes i området og dette kunne have en indvirkning på tilbud, der er blevet givet, hvis dette var kendt.

Skanderborg Antenneforening / Dansk kabel TV

Der lægges et tilbud på hjemmesiden, som beboere kan angive om de ønsker.