Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Anastasia, Kim
Afbud: alle til stede

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
   Ingen kommentarer (Se eventuelt referat fra sidste møde)

2. konomi

• Status på gæld og indberetning af skyldnere (2016 og tidligere)
  Der er 4 skyldnere til foreningen.
  De ældre sager afventer diverse undersøgelser og afklaringer fra advokat.
  Der er enighed i bestyrelsen om at følge sagerne helt til dørs via inkasso mv.

  Parcelforeningen har opdelt foreningens konti i flere banker så vi ligger under garantigrænse. Der overføres midler til den konto der stadig giver renteindtægter.

• Vedligeholdelse af stier og veje
  Colas kommer d. 28/10 og gennemgår vejene og undersøger hvad der skal laves i år i henhold til vedligeholdelseskontrakten. Det forventes at kontrakten underskrives, så vedligehold kan starte i år.
  Den store Grundejerforening har afsat 15.000 til dette vedligehold efter fordelingsnøglen.

3. Den store grundejer forening
   Den store grundejerforeningen er i opløsning. Ingen har ud over en fra parcelforeningen Hasselvangen har meldt sig til arbejdet og den forhenværende kasserer er fraflyttet. Kim Larsen (Formand) skriver rundt til områdets små foreninger og tager herefter et møde med Kommunen og hører hvad de foreslår som løsning. Vi (Parcelforeningen Solvangen) foreslår at den store grundejerforening  kan lægges under administration af Solvangen, medmindre kommunen kommer med andre bedre forslag.

   Kim sender referat fra generalforsamling mv til banken, så der er en der har adgang til midlerne i den store grundejerforening.

   Det forventes desuden at der må hyres hjælp udefra fra revisor, idet der ikke er nogen til at varetage kassererposten i den store grundejerforening.

• Udbud af grønne områder og vinterrydning

  Vinterrydning kører videre som tidligere. Der laves ikke udbud.
  Der er afsat 84.000 til snerydning i budgettet og derudover 40.000 i buffer i tilfælde af is-vinter.

• Udskiftning af træer og buske mv i området

  Der er sammen med vores entreprenør Steen lavet en gennemgang af området og vi har efterfølgende modtaget et tilbudskatalog med forskellige arbejdsopgaver og priser.

  Midlerne i budgettet i den store grundejerforening er brugt, så det er ikke muligt at foretage yderligere i år. Eventuelt er der dog muligt med en mindre omlægning af enkelte bede til græsareal, hvor buske ikke er i stand til at gro.

• Pasning af højen

  Normal pasning og pleje er lagt ind i aftale med entreprenøren. Engarealet klippes ihht. pasningsvejledning 2x per år.

• Beplantning på højen
  Der er tvivl om Kommunen har overdraget noget, der ikke gror. Der er sandsynligvis problemer med jorden i området, samt der er nogle buske der ikke har kunnet tåle at der er blevet sprøjtet mellem buskene. Træerne burde muligvis have været vandet og gødet, men det er ikke oplyst af kommunen ved overdragelse. Kommunen tager intet ansvar for beplantningen.

  Entreprenøren har lavet et forslag til hvordan Højen kan ”reddes”. Der er mange træer og buske der eventuelt skal genplantes – uden at vide hvordan det vil gro fremadrettet. Dette arbejde er meget kostbart og er udskudt indtil videre.

• Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
  Kommunen tager intet ansvar for dette. Det forventes ordnet i forbindelse med Colas’ servicering af belægningen i området.

• Kontrol af legepladser (Jon)
  Jon kontrollerer legepladser, når de benyttes og om der skulle være mangler. Se vippedyr nedenfor.

• Maling af legepladser og bænkesæt ved legepladser
  Arbejdet er udført tilfredsstillende.

• Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
  Maling foretages i 2017 pga. vejr + økonomi

• Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs langs højen.
  Græsset bag volden klippes nu hver anden gang, hvilket vurderes at være tilfredsstillende.

• Entreprenøren gøres opmærksom på at der skal lukkes porte til cykelstierne efter græsklipning.
  Johan efterlyser nøgler til bomme ved højen hos Kommunen. Carsten skriver til entreprenøren.

• Bedre fastgørelse af vippedyr på legepladsen
  Vippedyret er rettet op tidligere. En bedre fastgørelse er ikke foretaget endnu. Rasmus udfører dette med hjælp fra frivillige.

• Fodboldmål
  Der er indhentet tilbud på fodboldmål, men bestyrelsen tvivler på at banen vil blive brugt tilstrækkeligt og om det medfører ekstra vedligehold og uønsket støj omkring banen. Det findes ”rigtige” fodboldmål ved skolen/hallen – dette vurderes at være tilstrækkeligt. Vi beholder vores små fodboldmål ved legepladsen.
  Sagen genoptages, hvis der kommer flere forespørgsler.

• Indkøb af affaldsstativer via entreprenør (5 stk ved lejepladser, bænkesæt og sti mod fakta) og tømning af dem

  Carsten bestiller 5 skraldespande med låg inkl. opsætning hos entreprenøren. De betales af Solvangens disponible beløb. (9.250 kr.+moms).
  Affaldsstativerne tømmes af entreprenøren i forbindelse med almindeligt vedligehold af området.

• Udbedring af brønde ved afløb fra vej
  Der er afholdt møde med Affald Varme Aarhus (AVA) som har fremlagt plan for renovering af brønde til stikledninger i området. Brøndene er oversvømmede og der skal etableres dræn. Arbejdet koster ikke foreningen noget – bortset fra generne i forbindelse med opgravning. Det sikres at kontrakten omfatter fuld genetablering og vedligehold af asfalt. AVA skal søge gravetilladelse ved Kommunen. Arbejdet udføres sandsynligvis i 2017.

• Kasserer til den store grundejerforening
  Se indledende tekst til dette punkt. Der er ingen kasserer i den store grundejerforening pt.

• Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
  I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste område skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening.

  Der mangler stadigvæk lidt til overdragelsen. Midlerne er derfor ikke udbetalt endnu.

4. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
   Forslag med indsnævring af vejbane vha. vejstriber og cykelsti er fremsendt og præsenteret for Kommunen.

   Kommunen er positiv. Det er luftet over for kommunen, at der muligvis kan være nogen betaling fra foreningerne for at fremskynde processen.

   Trafikdæmpningen er på liste over tiltag der er ønskes hos kommunen. Der kan tages fat i kommunen for at fremskynde processen. Der skal også tages fat i de omkringliggende foreninger for økonomisk støtte herfra idet de vurderes også at have stor interesse i anlæggelse af cykelsti og sænkning af hastighed. Specielt ifm. at vejen i fremtiden forventes at blive en gennemfartsvej.

5. Generalforsamling 2017
   Afholdes i foråret 2017 som normalt

6. Eventuelt

• Næste bestyrelsesmøde
  Næste møde forventes i Januar/Februar 2017
  Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.