Tilstede: Kjeld, Rene, Jon, Erik og Johan

Dagsorden

1. Konstituering af bestyrelse
2. Fordeling af opgaver
3. Bestyrelseshonorar
4. Status på økonomi og overdragelse af økonomi
5. Repræsentantskabsmøde i Fællesråd
6. Status på Grønne områder
7. Status på vintervedligeholdelse
8. Trafikdæmpning
9. Opfølgning på forespørgsel om drænhul ved sø.

Ad. 1 Konstituering af bestyrelse

Formand: Keld Stoltenborg

Næstformand: Anne Bøgh Fangel

Kasserer: Rene Hansen

Menige medlemmer: Johan Vium, Erik Jensen og Jon Holm

Ad. 2. Fordeling af områder.

Bestyrelsen har i første omgang fordelt bestyrelsens opgaver på følgende måde:

Grønne områder/ Veje og vintervedligehold
Erik/Keld

Legepladser
Jon

Medlemskontakt
Johan

Web
Anne

Ad. 3.  Bestyrelseshonorar

Bestyrelsen fastsætter honoraret til 600 kr.

Ad. 4 Status på økonomi og overdragelse af økonomi.

Keld og Rene har omdelt girokort med undtagelse af 8 husstande, som snarest mulig får en opkrævning.

Keld og Rene tager et overdragelsesmøde med Bo omkring økonomien.

Johan sørger for at udarbejde en medlemsliste. Rene fremsender eksisterende medlemsliste til Johan.

Ad. 5. Repræsentantskabsmøde

Anne, Keld og Johan tager med til repræsentantskabsmøde d. 4. November.

Ad. 6 Status på grønne områder

Vi skal have arrangeret en gennemgang med Aarhus Kommune igen.  Keld og Erik tager kontakt. Rene sætter Keld og Erik ind i status på de grønne områder.

Ad. 7 Status på vintervedligehold

Der blev sidste år kørt stærkt i forbindelse med snerydningen ligesom at der har været flere uheldige episoder. Bestyrelsen tager kontakt til firmaet for at sikre bedre forhold i år.

Ad. 8 Trafikdæmpning

Johan undersøger lokalplanen for Solbjerg Hedevej for at se, hvilke muligheder der er og generelle regler for forsyning af cykelstier og politiken i Århus Kommune. Vi undersøger desuden om der er en aktiv dialog om dette gennem fællesrådet og tager evt. kontakt til de omkringliggende grundejerforeninger.

Ad. 9 Opfølgning på forespørgsel om drænhul

Vi taler med Aarhus Kommune om dette i forbindelse med gennemgangen af de grønne arealer.

1 ) Valg af dirigent og referent

Henrik og Anne påtog sig henholdsvis at være dirigent og referent.

2 ) Formandens beretning 2011

Henrik startede med at beklage forsinkelsen af dette års Generalforsamling. Forsinkelsen har skyldtes en samling af forskellige omstændigheder der har gjort at regnskabet først har ligget klar efter sommerferien.

Henrik orienterede herefter om årets begivenheder.

Bygning af legeplads
2012 var året hvor vi med fælles indsats fik bygget de to legepladser på fællesarealet. Der var stor opbakning til opførelsen og legepladserne er siden blevet flittigt brugt. Parcelforeningen ydede i den forbindelse et lån til Grundejerforeningen for at muliggøre opførelsen. Grundejerforeningen har allerede ved starten af 2013 tilbagebetalt dette lån.

Bankskifte
Bestyrelsen valgte i 2012 at skifte bank, fordi bestyrelsen frygtede at banken kunne gå konkurs. Foreningens penge er nu placeret i Jyske Bank.

Overdragelse af områder
Bestyrelsen har modtaget en række henvendelser fra beboere om problemstillinger i forbindelse med overdragelsen af de veje og de grønne områder. Vi har dog måtte henvise beboerne til kommunen, da det ikke er vores bord.

Betaling af kontingent
Bestyrelsen oplever visse problemer med at få indkrævet kontingenter fra alle beboerne. Det er bla. også baggrunden for et ønske om at lade håndteringen af betalinger foregå via PBS. Proceduren i forbindelse med ikke betalte kontingenter er at der sendes to rykkere og at det derefter sendes til inkasso.

3 ) Regnskab og budget

Regnskabet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorefter regnskabet blev godkendt. Dog med den bemærkning at bilaget til regnskabet også skal lægges på hjemmesiden.

Budgettet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorpå budgettet blev godkendt. Dog med den bemærkning at der skal foretages en rettelse i budgettet så budgettet inkluderer tilbagebetalingen af lånet.

4) Rettidigt indkomne forslag

Kontingentbetalingen via NETS
Bestyrelsens forslag om fremover at håndtere kontingentindbetalingen via PBS blev vedtaget.

Nedsættelse af bestyrelseshonorar
Generalforsamlingen vedtog at bestyrelsen selv afgør om og hvor meget bestyrelseshonoraret skal nedsættes.

Ejendomsmægler honorar fastsættes til 250 kr.
Generalforsamlingen vedtog at bestyrelsen kan indkræve et ejendomsmægler honorar for service i forbindelse med hussalg. Det skal dog undersøges om dette kræver en vedtægtsændring.

6 ) Valg af bestyrelsesmedlemmer + suppleanter

Valgt til bestyrelsen
Johan Vium, Hasselvangen 267
Erik Jensen, Solbjerg Hedevej 101
Jon Holm, Hasselvangen 11

Valgt som suppleant
Kim Larsen, Hasselvangen 3

7 ) Valg af revisor + suppleanter

Revisor
Glenn Danielsen, Hasselvangen 237
 

8 ) Den store grundejerforening

Keld orienterede om året i den store grundejerforening.

13 ) Eventuelt

Fartdæmpning
Fartdæmpning på Solbjerg Hedevej var igen i år et tema på generalforsamlingen. Bestyrelsen vil gøre et fornyet forsøg på at få kommunen i tale omkring dette. Evt. gennem Solbjerg Fællesråd som allerede er i dialog med kommunen om bl.a. dette.

Vedligehold af grønne områder
Der blev spurgt til aftalerne omkring vedligehold. Flere bemærkede steder hvor der godt kunne trænge til blive ryddet bl.a. selvsåede brombærbuske og en beboer spurgte til muligheden for at få sat et hegn op omkring drænhullet ved søen- da der her er fare for at børn falder i. Dette tager bestyrelsen op med kommunen.

Superlyntog tæt på Solbjerg
Anne orienterede om debatten på et møde i Astrup Sognegård, hvor man forsøger at samle folk om en overordnet modstand mod de forslåede linieføringer af en ny togstrækning. Anne har efter mødet lagt Trafikstyrelsens rapport på Parcelforeningens hjemmeside.