Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 22/6-2020 kl. 20.00. Hasselvangen 251, 8355 Solbjerg

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm Pedersen, Karen Kring Henneberg, Rasmus Stensgaard, Johan Hardang Vium, Kim Larsen, Carsten Tolderlund

Derudover 6 fremmødte grundejere

  1. Valg af dirigent og referent.

Rasmus blev valgt som dirigent.

Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Generalforsamlingen var oprindeligt planlagt og indkaldt til d. 25/3-2020 men blev udskudt pga. myndighedernes retningslinjer om forsamlingsforbud som følge af Corona pandemien. Ny indkaldelse til  generalforsamling er udsendt rettidigt. Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  • Bestyrelsens beretning

Formanden beskrev Parcelforeningen Solvangens opbygning og sammenfatning med Grundejerforeningen Hasselvangen (Den store grundejerforening)

Referatet fra sidste års generalforsamling blev kraftigt forsinket. Dette beklages meget

Kontingentet blev holdt i ro på 1.900 kr. sidste år

Legepladser og legeredskaber blev efterset i maj 2019. Der er begyndende råd i stolper til gyngestativerne. Dette følges tæt af bestyrelsen og der planlægges vedligehold/udskiftning af defekte dele.

Foreningens hjemmesiden var ikke tilgængelig i en periode pga. virusangreb. Fejlen blev rettet og derudover er der lavet opdateringer og oprydning.

Der har været et efterslæb på vedligehold af de grønne områder. (Vedligehold sorterer under Grundejerforeningen Hasselvangen. De nærmere detaljer blev præsenteret under punkt 8)

Foreningen har skiftet bank og er nu kunde i Djurslands Bank. Der er flere fordele ved dette bankskifte. Foreningen sparer bla. en del penge i administration og gebyrer. Alle udbetalinger og overførsler kræver stadigvæk 2 underskrivere ligesom i den tidligere aftale. (Kasserer og formand)

Bestyrelsen fik en henvendelse om en tilstoppet regnvandsbrønd. I den forbindelse blev det besluttet at rense alle områdets brønde.  Der blev suget 8 ton sand op af brøndende hvilket var MEGET ifølge slamsuger firmaet. Det er dog også første gang i 10 år at brøndene renses de har indeholdt sand og jord fra hele udbygningen af området. Firmaet siger også at vores kloaksystem nærmest er overdimensioneret.

Vejene er blev fejet. Der er fjernet en del sand, sten og grus fra kanterne.

  • Regnskab

Regnskabet blev fremlagt

Vores ”Reservekonto” plejer at ligge på 100.000. Der er overført en del penge fra denne konto i forbindelse med grønt vedligehold. Saldoen bør bygges op igen.

Vi har bla. haft udgifter til snerydning, grønt vedligehold, nye skraldespande, tømning af skraldespande og vedligehold af asfalt.

Regnskabet blev godkendt af generalforsamlingen.

Regnskabet for Parcelforeningen Solvangens er tilgængeligt på vores hjemmeside. (www.solvangen.org)

Der blev stillet spørgsmål om Grundejerforeningen Hasselvangens regnskab må indgå som bilag til Parcelforeningen Solvangens generalforsamling. Dette kan være med til at forklare og understøtte nogle af overvejelserne og posterne i Solvangens regnskab. Der blev givet en mundtlig fremlæggelse og det undersøges om regnskabet fremover kan indgå.

Der blev stillet spørgsmål om foreningens 3 konti kan samles til 2 for at give et bedre overblik. Vi har i dag en driftskonto, en reservekonto og en konto til vejfonden. Bestyrelsen undersøger om dette er muligt og vurderer om det giver nogen fordele.

  • Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

  • Budget og kontingent

Der blev oparbejdet en stor økonomisk buffer i foreningens første år da det bla. var vanskeligt at vurdere de fremtidige udgifter. Kontingentet blev sænket i 2016 for at undgå unødig opsparing.

I takt med områdets udbygning herunder flere grønne arealer og kommunens overdragelse af veje til privat vedligehold, er udgifterne steget væsentligt og den økonomiske buffer er væk.

Vejene efterses og vedligeholdes løbende. Det vurderes for nuværende at asfaltens levetid er endnu 12-15 år. Udgiften til udskiftningen forventes at blive ca. 900.000 kr. + moms. I budgettet afsættes der løbende penge til opsparingen til denne udgift. Afhængigt af den endelige levetid kan der blive tale om en ekstraordinær opkrævning. Strategien for betaling af asfaltarbejde blev diskuteret grundigt og synspunkterne var mange.

Der blev redegjort for de øgede udgifter til grønt vedligehold og for bestyrelsens anbefaling til kommende budget.

Bestyrelsen foreslår at det årlige kontingentet hæves til 2600 kr. (Tidligere 1900 kr.) 

Budget og forslag til kontingent blev vedtaget. 6 stemmer for, 4 imod, 2 hverken for/imod

  • Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Karen Kring Henneberg og Carsten Tolderlund.

Alle modtog genvalg.

Keld Stoltenborg og Anne Dissing Sandahl blev valgt som suppleanter.

  • Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Stig Sommer. Stig modtog ikke genvalg

Glen Danielsen blev valgt til revisor

På valg til revisorsuppleant: Anne Bøgh Fangel.

Anne Bøgh Fangel modtog genvalg.

  • Status for den store grundejerforening (Grundejerforeningen Hasselvangen)

Der blev skiftet leverandør til grønt vedligehold midt i sæsonen da leverandøren opsagde aftalen. Dermed skulle der findes en ny leverandør i en fart og der kom et efterslæb på det grønne vedligehold. I august 2019 blev der indgået en aftale men vores nuværende leverandør.

Nogle buske/bede er gået ud. Planter og området generelt bliver løbende vedligeholdt. Nogle udskiftninger udskydes da udgifterne er meget store. Der følges op til efteråret når det igen er sæson for at plante.

Der er knækket en del fortovsfliser i den øverste del af ”Hassel-buen”. Det er sandsynligvis sket i forbindelse med byggeri i området.

Der gælder specielle regler for vedligehold af støjvold mod Solbjerg Hedevej, diverse bede og området ved Højen. Der forhandles med Kommunen om reglerne kan lempes så områderne kan indgå som almindeligt vedligehold.

Der afholdes ordinær generalforsamling d. 29/6-2020

Der er planer om at udarbejde forklaring og billedeksempler af regler/forpligtelser for græsslåning. Det gælder specielt for parceller, der grænser op til fællesområder. Billederne lægges på hjemmesiden.

  • Eventuelt

Ingen emner

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig som følger:

Formand:

Jon Holm Pedersen

Næstformand:

Carsten Tolderlund

Kasserer:

Karen Kring Henneberg

Øvrige medlemmer:

Kim Larsen, Rasmus Stensgaard, Johan Hardang Vium

Suppleanter:

Keld Stoltenborg, Anne Dissing Sandahl

Revisor:

Glen Danielsen

Revisorsuppleant:

Anne Bøgh Fangel

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 17/2-2020

Deltagere: Karen, Jon, Kim, Carsten, Rasmus

Afbud: Anastacia, Johan

Dagsorden og referat:

  1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  • Økonomi

Karen har været ved Stig (revisor) og fået underskrevet regnskabet.

Der må forventes en stigning af kontingent til 2600 kr. Dette gøres for at få ”polstret” snefonden igen og rette op på det underskud vi har fået de seneste par år. Vores områder til grønt/hvidt vedligehold er udvidet kraftigt de senere år i takt med udbygningen samt overdragelse af veje og områder fra kommunen.

Budgettet for ”hvidt” vedligehold blev lavet i 2019 hvor vi ikke kendte vejrudsigten. Vi fastholder det budgetterede for januar, februar og marts 2020. Budgettet tilrettes så det kan sendes rundt sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.

Kassereren har afværget et forsøg på ”pfishing”. Der blev fremsendt en anmodning om en overførsel fra en mail fra Jon.

Foreningen har gennemført bankskifte til Djurslands Bank. Alle betalinger/overførsler skal godkendes af kassereren og formanden.

  • Vedligehold af området

Jon har taget billeder af legepladserne. Standen vurderes som fornuftig af vi afventer vedligehold/action til sommeren 2020. Der er ekstra fokus på gyngestativerne.

Rasmus har testet gyngerne og de kan holde til +100 kg.

Regnvandskloakkerne blev tømt af Holst Kloakservice. De har tømt 86 brønde. Foreningens ledninger er dimensioneret til et kæmpe regnskyl. De har hentet 8 ton sand op. Brøndene er ikke blev renset siden området blev etableret så der er naturligt samlet en del sand og skidt fra  byggeri. Der er bestilt rensning til forbindelsesledninger og brønde på de resterende arealer. Der var lidt problemer med betalingen og aftalen men nu er alt på plads.

Balskilde har fejet vejene så alt ser flot ud igen. Balskilde står også for det ”Hvide vedligehold”.

Til ”grønt vedligehold” har vi indgået aftale med EV Have og Park (Erik) fra Solbjerg Hedevej. Han gør et flot stykke arbejde og har lagt en god plan for det fremtidige vedligehold af området.

Der er behov for yderligere 2 skraldespande til affald, hundeposer mv. De nuværende har god effekt så vi opstiller gladeligt yderligere 2.

  • Foreningen generelt

Jon har efter nogen forsinkelse lagt referatet for generalforsamlingen 2019 ud på hjemmesiden. Vi lover at det næste referat kommer rettidigt ud.

Der afholdes generalforsamling onsdag d. 25/3 kl. 20 i Fritidscentret.

  • Den store grundejer forening

Nogle af de knækkede fortovsfliser er udskiftet af selskabet bag ”Familiebolig”. Efter endnu en henvendelse blev der udskiftet lidt flere. Kommunen er sat på sagen vedr. brug af sprøjtegift i området.

  • Eventuelt

Ingen bemærkninger

UDSKUDT: Generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Grundet den nuværende situation med Covid-19 er generalforsamlingen den 25. marts udskudt.

Helt praktisk er Solbjerg Fritidscenter lukket frem til 1. april, hvilket betyder, at vi reelt set skal ud og leje lokaler, hvis vi skal afvikle generalforsamlingen rettidigt.

Bestyrelsen ønsker ikke at afholde generalforsamlingen før udfordringerne med Covid-19 er overstået. Det betyder dog, at vi ikke kan overholde vedtægterne for Parcelforening Solvangen, der foreskriver, at generalforsamlingen skal afholdes inden 1. april.

Vi vil i bestyrelse arbejde på at afvikle generalforsamlingen, så snart det er muligt med øje for de anbefalinger, der kommer fra officiel side vedrørende Covid-19.

For selve foreningens fortsatte drift foreslår vi, at vi kører videre med den nuværende bestyrelse frem til den dato, hvor generalforsamlingen kan afvikles.

I bestyrelsen, håber vi, at i medlemmer vil give os et mandat til at fortsætte driften af foreningen som et ”forretningsudvalg”, hvor bestyrelsen fortsætter sit arbejde ud fra de eksisterende økonomiske rammer.

Når forholdene tillader det, vil vi på ny indkalde til generalforsamling med tre ugers varsel.

Indkaldelse med dagsorden, regnskab og budget er fremlagt her på foreningens hjemmeside.

Mvh

Bestyrelsen i Parcelforningen Solvangen

Indkaldelse til ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen

Generalforsamlingen for Parcelforeningen afholdes onsdag den 25. marts 2020, klokken 20.00 i Solbjerg Fritidscenter, lokale 2 (lokalet mod hovedgaden), Solbjerg Hovedgade 88, 8355 Solbjerg.

Der er følgende agenda til generalforsamlingen:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab. Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org, under fanen økonomi).
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne. (Forslag, der af medlemmerne ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.)
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag. Bestyrelsen anbefaler forhøjelse af kontingent til 2.600 kroner årligt.
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
    – På valg til bestyrelsen er: Kim Larsen, Carsten Tolderlund og Karen Kring Henneberg. Alle modtager genvalg. (Bestyrelsesmedlemmer er på valg hvert andet år.)

Ingen suppleanter er på valg

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant
    – Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) er på valg. (Vælges hvert år)
  2. Status for den store grundejerforening

     9. Eventuelt

Vel mødt 😊

Venlig hilsen

Parcelforeningens bestyrelse

Se evt. også Facebooksiden: Parcelforening Solvangen

Generalforsamling Parcelforeningen Solvangen 2019 referat

Sted: Fritidscenteret, Solbjerg Hovedgade
Dato: 21. marts 2019 kl. 20.00

Dagsorden:

  1. Valg af dirigent og referent
  2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
  3. Aflæggelse af underskrevet regnskab
  4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
  5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
  6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
  7. Valg af revisor og revisorsuppleant
  8. Status for den store grundejerforening
  9. Eventuelt
  1. Valg af dirigent og referent

Johan Vium blev valgt til referent, der var enighed blandt de fremmødte om, at det ikke var nødvendigt at have en dirigent.

Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt med 3 ugers varsel.

Fremmødte fra Bestyrelsen: Johan Vium, Rasmus Steensgaard, Jon Holm, Kim Larsen og Karen Kring Henneberg
Herudover yderligere tre af foreningens medlemmer tilstede. I alt otte deltagere.

  1. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Der er lavet reparationer af legepladser, Rasmus har stået for dette. Blandt andet er dækgynger skiftet.

  1. Aflæggelse af underskrevet regnskab.

Regnskabet er underskrevet af den nuværende kasserer, formand samt revisor.

Regnskabet blev fremlagt af Karen Kring Henneberg og godkendt af de fremmødte.

Der er ingen skyldnere på nuværende tidspunkt.

Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org)

 Det blev besluttet at gå videre med arbejdet med at finde en ny bank.

  1. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

Der var ikke indkommet forslag fra medlemmer. 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Budgettet for næste år blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Bidrag fastholdes på 1.900 kr. per medlem. VEDTAGET

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

På valg til bestyrelsen var:

Johan H. Vium – Modtager genvalg

Rasmus Stensgaard – Modtager genvalg

Jon Holm-Pedersen – Modtager genvalg

Ana Larsen er udtrådt af bestyrelsen, suppleant Kim Larsen er indtrådt på hendes vegne.

På valg som suppleant var:

Ken Stoltenborg – modtager genvalg

Alle genopstillede fra bestyrelsen blev genvalgt. Ana Larsen bald valgt som ny suppleant i stedet for Kim Larsen.

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) –begge blev genvalgt.

  1. Status for den store Grundejerforening

 Den store grundejerforening har indgået en aftale med Colas om vedligehold af asfalten i området. Foreningen har over det sidste år haft stigende udgifter til vedligehold af de grønne områder, samt til genetablering af de områder, der er blevet ødelagt grundet brug af gift.

Den store grundejerforening arbejder med at finde en leverandør af grønt vedligehold. Denne beslutning afventer dog generalforsamlingen i den store forening. Ifølge formanden for den store forening vil det være nødvendigt at hæve kontingentet i den store forening for at kunne klare udgifterne til vedligehold i området.

  1. Eventuelt

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 13/6-2019

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten, Rasmus
Afbud: Anastacia

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

  1. Økonomi

Der er blot 5 medlemmer, der endnu ikke har betalt årets kontingent hvilket er ny rekord og meget positivt.

Vi arbejder fortsat på muligheden for bankskifte og har indhentet flere tilbud. Der er udsigt til en væsentlig besparelse og vi forventer at fuldføre bankskiftet efter sommerferien.

2. Vedligehold af området

Der har været enkelte sager hvor gartneren ikke har haft mulighed for at klippe græs helt ind til hækkene pga. terrænforskel, sten osv. Vi vælger at behandle de få sager, der måtte komme, enkeltvis.

Højen. For at undgå fremtidige diskussioner om udseende og tilstand vil vi søge om at omlægge området til ”naturområde”, der kun skal vedligeholdes/klippes 1 gang om året. Kommunen er indforstået med dette. Jon tager dialogen med Danmarks Naturfredningsforening om det videre forløb og valg af beplantning.

Der er udført vedligehold og et par småreparationer på gyngerne på legepladsen.

Der er også udført småreparationer på ”Legeskibet”

Stolperne til gyngestativerne har fremskredne tegn på nedbrydelse. Levetiden har været væsentligt kortere end lovet/ventet og det undersøges ved leverandøren om der er fejl i konstruktionen. Der skal udføres reparation/udskiftning på gyngestativet senest i 2020.

Vi følger løbende udviklingen og sikrer at gyngerne er sikkerhedsmæssigt OK.

Arbejdet med udskiftning af asfaltslidlag er afsluttet med et tilfredsstillende resultat.

3. Foreningen generelt

Kontaktformularen fra foreningens hjemmeside fjernes/ændres. Der findes fortsat en mailadresse til bestyrelsen samt kassereren.

Der har været tvivl om opdelingen/fordelingen af den ”store” og den ”lille” grundejerforening. Derfor lægges der en udspecificering af forholdene ud på vores hjemmeside.

Referatet fra årets generalforsamling er endnu ikke færdigt. Jon og Johan arbejder med sagen og referatet udkommer snarest.

Der er flere små ændringer til vedtægterne som vi med fordel kan fremlægge til næste generalforsamling. Bestyrelsen arbejder videre med dette i efteråret.

4. Den store grundejer forening

Der var pænt fremmøde og spørgelyst til generalforsamlingen.

Det forventes at udgiften til vedligehold af området stiger til 300.000 kr. Foreningen har tidligere indhentet tilbud fra OK Nygaard om vedligehold af området. Det forsøges at få tilbuddet tilpasset til behov/økonomi.

I samme omgang sendes en forespørgsel til en lokal leverandør, der dog tidligere har afvist opgaven.

Fortovsfliserne i området omkring de nye byggerier er ødelagte. Formodentligt pga. kørsel med tunge køretøjer. Bygherren anderkender ikke at han er skyld i de knækkede fliser.

Der bruges gift til bekæmpelse af ukrudt omkring teknikskabe og lygtepæle i samme område.

Vi tager en dialog med de ansvarlige.

5. Eventuelt

Ingen bemærkninger

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 18/4-2017 kl. 20.00

Fremmødte:

Bestyrelsen: Jon Holm, Rasmus Stensgaard, René J. Hansen, Johan Hardang Vium, Carsten Tolderlund, Anastasia V. Larsen

4 øvrige grundejere.

 

  1. Valg af dirigent og referent.

Anne Bøgh Fangel blev valgt som dirigent.

Carsten Tolderlund blev valgt som referent

Indkaldelse til generalforsamling er udsendt med en lille forsinkelse. Generalforsamlingen godkendte indkaldelsen.

  1. Bestyrelsens beretning

Vedligehold af veje er startet. Colas har udfyldt revner i asfalten. Der afventes at kommunen svarer på sag vedr. forkert anlagte fald hen til afløbsbrønde langs stier mv. (Kommunen har efterfølgende svaret og udbedret asfalten)

Affald Varme Aarhus vil anlægge dræn i brønde til stophaner for fjernvarme. Brøndene står ofte under vand og der er risiko for at stophanerne bliver defekte med tiden og at der dermed ikke kan lukkes for fjernvarmen i sektioner. Dette arbejde udføres uden udgift for Parcelforeningen.

Der er opstillet skraldespande til bla. hundeposer. Specielt spanden ved bommen er meget besøgt. Der arbejdes på at udvide/udskifte denne spand.

Bestyrelsen blev bedt om at undersøge om der kunne opstilles fodboldmål på fællesarealet ved legepladsen. Dette blev afvist/udskudt af bestyrelsen da der i forvejen findes mange steder til boldspil i Solbjerg. Der er efterfølgende midlertidligt været opsat mål i området uden bestyrelsens medvirken.

Der arbejdes med forslag til trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej. Kommunen er positive overfor idéen. Specielt hvis den bliver delvist finansieret af grundejerforeningerne i området. Der kommer måske en mulighed for at få finansiering i forbindelse med udbygning/udnyttelse af Solbjerg Byport. Det undersøges om nogle af de andre foreninger vil bidrage.

Legepladser er efterset og bord/bænke er malet. 2 bænke er blevet overset. Disse males i 2017.

Den store grundejerforening har afholdt ekstraordinær generalforsamling. Vedtægterne er ændret og bestyrelsen har igen adgang til foreningens ressourcer.

Det er vanskeligt at skaffe interesse fra grundejere i den store grundejerforening. Der er endnu ikke kommet en ny kasserer. Det bliver evt. en ekstern revisor/bogholder.

Der er entreret med et nyt firma til vedligehold af grønne områder. Der er en væsentlig besparelse på dette og det forventes at arbejdet udføres (mindst) lige så godt som hidtil. Der kommer en ekstra regning for at få området bragt ”ajour”. Dette er lagt ind i budgettet for 2017.

 

  1. Regnskab

Årets resultat for 2016 viste et overskud på 42.032,41 kr.

Alle poster i regnskabet blev gennemgået.

Balancen blev gennemgået. 796.449,20 kr.

Punktet vedr. skyldnere blev udspecificeret. Der var tilfredshed af behandlingen.

Regnskabet er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

 

  1. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

 

  1. Budget og kontingent

 

Budgetforslag er tilgængeligt på Parcelforeningen Solvangens hjemmeside. (www.solvangen.org)

Bestyrelsen foreslår at kontingentet forbliver uændret ifht. 2016 på 1900 kr.

Budget og forslag til kontingent blev vedtaget.

 

  1. Valg til bestyrelsen

På valg til bestyrelsen er: Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard og Jon Holm.

Alle modtog genvalg.

Valg af suppleant til bestyrelsen.

Kjeld Stoltenberg modtog valg til posten som suppleant til bestyrelsen.

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

På valg til revisor: Glenn Danielsen. Modtager ikke genvalg

Stig Sommer modtog valg til posten som revisor.

På valg til revisorsuppleant: Stig Sommer.

Anne Bøgh Fangel modtog valg til revisorsuppleant

 

  1. Status for den store grundejerforening

Status for den store grundejerforening blev gennemgået under punkt 2 Bestyrelsens beretning.

Kommunen mangler at udbetale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Det skyldes at der mangler etablering af asfalt enkelte steder.

Det undersøges om der mangler bomme på nogle af stikvejene i Øst og måske en sti i henhold til den oprindeline plan for området.

 

  1. Eventuelt

Der er ønske om oprydning på støjvolden mod Solbjerg Hedevej. Der er en del brombærbuske og andet vegetation, som vokser vildt. Der er lagt en plan for dette i forbindelse med reetablering af de grønne områder.

Der er problemer med højtstående grundvand/regnvand i bunden af Hasselvangen. Samme problem ses ved en del af husene bag støjvolden. Problemet skyldes sandsynligvis traktose? Det undersøges om vores nye entreprenør kan bore ”drænhuller” i arealet tilhørende den store grundejerforening.

Der skal arbejdes for at få flere med til generalforsamlingen til næste år. Det kan udsendes reminder-mail via Parcelforeningen Solvangens hjemmeside, opslag/skilte i området, opslag i Solbjerg Nyt. Der er nu oprettet en Facebook gruppe for Parcelforeningen Solvangen hvor grundejere kan tilmelde sig.

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen for Parcelforeningen Solvangen sig.

Bestyrelsen ser ud som følger:

Formand

Johan Hardang Vium
Hasselvangen 267
e-mail: johan@solvangen.org

Kasserer

René John Hansen
Hasselvangen 20
Tlf. 8692 9191 / 60869393
E-mail: rene@solvangen.org

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen (Vejansvarlig)

e-mail: ana.krasilnikova@gmail.com

Rasmus Stensgaard (Grønne områder)
Solbjerg Hedevej 95

Carsten Tolderlund
Hasselvangen 251
e-mail: carstentolderlund@gmail.comim@solvangen.org

Jon Holm (Lejepladser)
Hasselvangen 11
e-mail: jon@solvangen.org

Suppleanter

Kim V. Larsen
Hasselvangen 3

 e-mail: kim@solvangen.org

Keld Stoltenborg
Hasselvangen 24

Revisor

Stig Sommer
Solbjerg Hedevej 75

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel
Hasselvangen 241

 

Referat fra bestyrelsesmøde i Parcelforeningen Solvangen d. 20-03-2017

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Kim
Afbud: Anastasia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
– Status på gæld og indberetning af skyldnere
2 aktive skyldnere med samlet restance på 13.400 kr. X 9100 kr. og Y 4300 kr. Disse 2 sager er sendt videre til fogedretten. Øvrige skyldnere har betalt efter en påmindelse.
1 medlem har betalt kontingent forud.

-Vedligeholdelse af stier og veje
Colas har udført det bestilte reparationsarbejde.
Enkelte afløbsriste er udført/opført forkert. Dette er tidligere påpeget af Colas. Kommunen er gjort opmærksom på fejlen men har udskudt deres undersøgelse til foråret. Johan følger op på sagen.

-Regnskab
Vi har ikke helt haft de forventede udgifter til snerydning.
Der forventes en mindre udgift til ekstraordinær vedligehold af grønne områder
Foreningen havde i 2016 et overskud på ca. 42.000 kr.
Likvide beholdninger ifølge regnskab:
Foreningskonto 325.938,99 kr.
Vestjysk Bank 22.110,21 kr.
Vejkonto 335.000 kr.
Reservekonto 100.000 kr.

3. Den store grundejerforening Hasselvangen
Der har været afholdt 2 ekstraordinære generalforsamlinger i den store Grundejerforening Hasselvangen pga. begrænset tilslutning. På opfordring fra Jyske Bank er vedtægterne ændret for at opnå adgang tilgå foreningens konto. Dette blev vedtaget og bestyrelsen er nu beslutningsdygtig.
Bestyrelsen omfatter 3 medlemmer. Der arbejdes på at få en ny (aflønnet) kasserer.

Der indhentes tilbud på vedligehold for det komplette område for f. eks. en 5-årig periode. Hele området er gennemgået og der er umiddelbart en del penge at spare. Der laves ny plan for udskiftning, vedligehold og beplantning i foreningen med særlig fokus på Højen og Volden.

-Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
Colas har udbedret skaderne ifm. gennemgang af asfalt i området.

-Kontrol af legepladser (Jon)
Legepladser er kontrolleret for fejl/mangler.
Vippedyret på legepladsen fastgøres bedre i løbet af foråret.

-Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
Maling af de sidste 2 bænke der ikke blev malet i 2016 foretages i 2017 når vejret tillader det (betales af den store grundejerforening)

-Lukning af bomme
Vi har modtaget nøgler til de nye bomme fra Kommunen. Nøglerne overdrages til entreprenør efter forespørgsel. Nøglerne ligger hos Johan.

-Affaldsstativer
Der er opstillet affaldsstativer i området. Disse bruges flittigt. Specielt til hundeposer”. Placeringen ved bommen over mod Egevangen er ekstra populær. Der bestilles et større affaldsstativ ved denne placering. Den lille skraldespand flyttes over til stien imod Fakta. Den store forening sørger for indkøb og flytning.

-Udbedring af brønde ved afløb fra vej
Vi har intet hørt fra Kommunen eller AVA vedr. projektet. Carsten følger op på sagen.

-Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste grønne områder skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening. Johan spørger Kommunen om status.

4. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
Kommunen er positivt indstillet over for at der males cykelsti/striber på Solbjerg Hedevej.

Fællesrådet har ingen indsigelser.
Jon kontakter Kommunen og spørger om den videre procedure og kontakter er et par leverandører for at indhente pris. Der sigtes efter at dele udgiften med andre grundejerforeninger eller forretningsdrivende.
Solbjerg Hedevej åbnes for gennemkørsel inden Byg & Bo messen i påsken for at aflaste Solbjerg Hedevej. Der forventes 25.000 besøgende til Byg & Bo messen i Møddebro Parkvej.

5. Generalforsamling 2017
Generalforsamlingen i Parcelforeningen Solvangen afholdes 18 april, 2017 kl. 20 i Fritidscentret i Sal 2 ud mod vejen.
Johan Kontrollere lokalestatus og videresender til Rene som printer indkaldelsen. Rasmus (evt. Kim og Jon) omdeler
Forplejning. Der bestilles kage fra Gourmiddag.

På valg til bestyrelsen er:
– Johan H. Vium
– Rasmus Stensgaard (trådt ind i stedet for Erik)
– Jon Holm
– Revisor Glenn Danielsen
– revisorsuppleant Stig Sommer
– pt en vakant suppleant-plads
Alle bortset fra Glenn modtager genvalg
Tænk over om det evt. er noget for dig at deltage i bestyrelsen.

6. Eventuelt
– Næste bestyrelsesmøde
Kort møde efter generalforsamlingen til konstituering af bestyrelsen.
Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.

Referat – Ordinær generalforsamling i Parcelforeningen Solvangen, 29/3 2016

Der var 11 fremmødte til generalforsamlingen 2016, inklusiv 4 fra bestyrelsen.

 

  1. Valg af dirigent og referent

Dirigent blev: Rasmus Stensgaard

Referat: Carsten Tolderlund/Johan H. Vium

Det blev herefter konstateret at generalforsamlingen er rettidigt indkaldt.

 

  1. Bestyrelsens beretning ved formand Johan Hardang Vium

Se noter til bestyrelsens beretning i bilag nedenfor.

 

  1. Regnskab ved René John Hansen

Regnskabet, underskrevet af bestyrelse og revisor, blev fremlagt og godkendt.

Der er enkelte restancer vedr. betaling af kontingent til foreningen. Det undersøges hvordan proceduren er for inkasso og hvilke udgifter, der er forbundet med det.

Se desuden punkt 6 omkring budget og fastsættelse af bidrag.

 

  1. Forslag

Der var ingen indkomne forslag inden generalforsamlingen

 

  1. Bestyrelsen har anmodet om tilladelse til at investere en del af foreningens midler i sikre aktiepuljer.

Forslaget blev diskuteret og konklusionen blev at der ikke findes nogen sikre investeringer, der garanterer et positivt afkast. Forslaget blev derfor afvist. Der var enighed om at fordele foreningens formue i flere pengeinstitutter for at komme under grænsen for den statslige garanti ved eventuelle bank-krak. Det blev også diskuteret hvor vidt det gavner at foreningen har en stor formue/opsparing når kapitalen ”skrumper”. Resultat af denne diskussion er uddybet under punkt 6.

 

  1. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Udgiften til snerydning har ligget ret stabilt i flere år og er ikke blevet reguleret. Det er derfor tvivlsomt om det kan betale sig at indhente tilbud fra andre aktører. Bestyrelsen er opmærksom på dette.

I forlængelse af diskussion fra punkt 5 blev det besluttet at sænke bidraget til 1.900 kr. årligt pr. parcel.

Beløbet fremkom efter en beregning af de nødvendige midler til bla. vedligehold/udskiftning af vejbelægning. Beløbet ændres/justeres i takt med udsving i foreningens udgifter. Budgettet blev herefter godkendt.

 

  1. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleant

På valg: Kim Larsen, René J. Hansen, Keld Stoltenberg og suppleant Kristine Vium.  Keld Stoltenberg og Kristine Vium genopstiller ikke.

Anastasia V. Larsen, Carsten Tolderlund blev valgt ind

Som bestyrelses suppleant blev Kim Larsen valgt.

(Rasmus Stensgaard der var suppleant til bestyrelsen fra 2015 træder ind i stedet for Erik Jensen der ønsker at træde ud af bestyrelsen)

 

  1. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor og revisorsuppleant er først på valg i 2017

 

  1. Status for den store grundejerforening

Den store grundejerforening har fået ny formand/kvinde. Foreningens kasserer er flyttet og skal erstattes.

Der er blevet udskiftet træer og buske rundt omkring i området. Det sikres at der er ”gro-garanti” på de planter, der udskiftes.

 

  1. Eventuelt

Det er ved at være tid til planlagt vedligehold af legepladsen. Legestativet skal males og der indhentes tilbud fra en lokal maler. Det undersøges om foreningen skal forestå klargøring til malerarbejde (Tilbud er efterfølgende indhentet fra maler på klargøring samt maling som er accepteret). Et af ”vippe-dyrene” er blevet ustabilt og trænger til ny beton sokkel. Dette udføres af frivillige fra bestyrelsen.

Der mangler stadigvæk indsats/afklaring på problemet med for høj hastighed på Solbjerg Hedevej. Der var flere forslag til løsninger herunder bedre skiltning, indsnævring af kørebane (miljøvej hvor man kører midt på vejen hvis der ikke er modkørende) Opmærkning af brede cykelstier i begge sider. Solbjerg Fællesråd oplyser at dette er den hurtigste måde at få løst problemet. Det vil også være en fordel at gå sammen med de andre stik-veje for at få bredest muligt opbakning.

Bestyrelsen tager kontakt til kommunen og fremlægger forslagene samt evt. mulighed for medfinansiering fra foreningen. (Se desuden note i bestyrelsens beregning omkring hastighedsdæmpning i 2015.)

 

 

 

 

 

 

Efter generalforsamlingen konstituerede bestyrelsen sig.

Bestyrelsen ser ud som følger:

 

Formand

Johan Hardang Vium
Hasselvangen 267
e-mail: johan@solvangen.org

 

Kasserer

René John Hansen
Hasselvangen 20
Tlf. 8692 9191 / 60869393
E-mail: rene@solvangen.org

 

  • vrige medlemmer

Anastasia V. Larsen (Vejansvarlig)
Hasselvangen 3

Rasmus Stensgaard (Grønne områder)

Solbjerg Hedevej 95

 

Carsten Tolderlund
Hasselvangen 251

Jon Holm (Legepladser)
Hasselvangen 11
e-mail:
jon@solvangen.org

 

Suppleanter

Kim Larsen
Hasselvangen 3
e-mail:
kim@solvangen.org

 

Revisor

Glenn Danielsen
Hasselvangen 237

 

Revisorsuppleant

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

 


 

Bestyrelsens beretning 2015-2016

Se noter fra parcelforeningens område og bestyrelsens arbejde i 2015-2016 nedenfor.

 

  • Hvad angår Busrute 20 har vi indsendt høringssvar til Midttrafik i foråret 2015. Det blev desværre overhørt og den nye ruteplan trådte i kraft August 2015. Der har været underskriftsindsamling i Solbjerg mod omlægningen med over 1000 underskrifter.
  • Der har netop været en ny trafikplan i høring:
    • Nyt busnummer 17 med ca. samme rute som den nuværende rute 20.
    • Rute 202 får sandsynligvis endestation i Tranbjerg, og kører ikke ind til Århus fremover.

Den nye høringsperioden sluttede d. 25/2, 2016. Det blev ikke nået at indsende høringssvar fra Solvangen.

 

  • Der er foretaget mindre udbedringer af beplantning (nye træer og rensning af støjvold) og elinstallationer i området. Kabelboks er rettet op. (Nedgravning af kabler, der stikker op af jorden, er husejerens ansvar, idet det er kabler, der ikke er blevet afsluttet korrekt i forbindelse med husbygning).

 

  • Bestyrelsen har taget kontakt til færdselspolitiet og der har været kontrol på Solbjerg Hedevej. Helleanlægget på Solbjerg Hedevej har sænket hastigheden lidt i den ene ende af vejen. Der er dog stadig mange, der kører for stærkt.

 

  • Parcelforeningen har været kontakt til Plan og Teknik i Kommunen, hvor vi foreslået 3 trafikdæmpende tiltag:
    • Anlagt cykel sti (Dyr),
    • Cykel sti i en side anlagt (Mellem),
    • Striber som cykelsti (Billig)

Oplæg er desuden sendt til Solbjerg Fællesråd, og er med på liste over ønsker fra Solbjerg. Det er dog ikke øverst på prioritetslisten (men kan evt. gøres billigt).

 

  • Omkostninger til ny vejbelægning er blevet undersøgt for at sikre, at der bliver indbetalt nok til vejfonden. De forventede omkostninger er på 1,4 mio. kr. for parcelforeningens andel i nyt slidlag. Levetiden anslås til minimum 25 år ved systematisk vedligehold. Det vurderes at der indbetales nok til vejfonden.

 

  • Der er blevet indhentet tilbud på vedligehold af belægning på veje og stier for de næste 3 år. Der er småskader og sprækker rundt omkring i området som bør udbedres. Det undersøges om den store grundejerforening også vil indgå i aftalen, så samtlige stier og veje i området bliver vedligeholdt.

 

  • Der er blevet taget personlig kontakt til skyldnere, der mangler at indbetale kontingent

 

  • Parcelforeningen fastholder at have konti i to banker (Jyske bank og Vestjysk Bank) for at holde beløbene under bankgarantien på 750.000 kr.. Investering i obligationer overvejes og tages op til generalforsamlingen i 2016. (blev afvist med god begrundelse)

 

 


 

Den store grundejerforening

 

 

  • Overdragelse af højen. Efter kontrol og udbedring af skade i græsset og gensåning af flere områder overtages højen af den store grundejerforening. Planering af nogle områder af stien bag højen er foretaget, så det nu er muligt at klippe græsset.

 

  • Der er blevet indhentet tilbud på fejning af Hasselvangen som er udført (den buede fællesvej).

 

  • Vinterrydning og vedligeholdelse af grønne områder

Det undersøges om den nuværende entreprenør vil fortsætte den nuværende ordning. Det kan senere overvejes at lave et nyt udbud.

 

  • Udskiftning af træer

Der er udskiftet 3 træer langs grusvejen (Solbjerg Hedevej), som var døde eller knækket.

 

  • Der foretages kontrol af legepladserne. (Vippe-hest er delvist rettet op på den ene legeplads)

 

  • Kommunen har solgt de to storparceller ud mod skoven og begge storparceller er med i den store grundejerforening. Der er desuden gang i byggeri i buen.

 

  • Fordybning ved Rema 1000 er blevet udbedret efter henvendelse til kommunen
  • Træbroen over bækken ved skoven er udbedret og forstærket efter henvendelse til kommunen

 

På vegne af bestyrelsen

Johan H. Vium