Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim (på telefon) Carsten

Afbud: Kim (delvist), Anastacia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
Alle har betalt kontingent. Der blev afleveret 4 rykkere med et gebyr på 50 kr. Herefter har alle betalt. Det er jo helt fantastisk. Vi tilskriver det fine resultat til vores nye kasserer Karen.

Foreningens E-boks er ikke aktiv/overdraget. Karen og Johan undersøger status.

Karen og Johan skal i banken d. 10/9-2018 til endelig overdragelse/godkendelse af økonomien. Det undersøges om der kan oprettes en konto til betaling af de ”daglige” udgifter således at alle regninger ikke skal godkendes af flere bestyrelsesmedlemmer.

Karen har haft lidt start-vanskeligheder med vores økonomistyringsprogram Dinero. Karen kontakter René med henblik på et kursus. Der er også givet grønt lys for køb af kursus hos Dinero. Hvis det ikke lykkes at blive dus med Dinero overvejer Karen at bruge Excel til økonomistyringen da hun har god erfaring med det. Bestyrelsen har godkendt dette hvis det ikke giver problemer i forbindelse med dokumentation til årsregnskab, indberetninger, osv.

3. Vedligehold af området

Kim blev ringet op for at komme med en opdateret status over situationen med grøn/hvid vedligehold af området. Firmaet Hverdagsliv, der har stået for det grønne vedligehold, er gået i opløsning og vores aftale er ikke blevet overholdt. Vi har hutlet os igennem sommerens græsslåning og vedligehold med hjælp fra Vagn. Det har været en tør sommer så der har ikke været behov for ret meget græsslåning. Nogle af vores nye træer er blevet vandet og vi håber at de har overlevet tørken. Flere bestyrelsesmedlemmer har været aktive med lugning, oprydning og vanding på fællesarealerne.

Der er indhentet tilbud fra OK Nygaard på opgaven om vedligehold. Dette tilbud er taget til efterretning. Der er også bestilt et tilbud fra Forstas på vedligehold. Det skal sikres at de både kan varetage grøn og hvid vedligehold.

Der er tidligere lavet en vedligeholdelsesaftale med Colas vedr. eftersyn og reparation af vores asfalt. De er dog MEGET træge og vender sjældent tilbage på henvendelser. Vi har dog heldigvis ikke de store behov på dette område for tiden.

Der er et defekt bræt i ”kravlenettet” på et af legestativerne. Dette kan potentielt være/blive farligt. Brættet kan ikke umiddelbart erstattes. Der bestilles et nyt net med tilhørende overligger. Udgiften betales af Solvangen. Legepladserne er i øvrigt i fin stand.

4. Foreningen generelt

Der er 64 medlemmer på forenings Facebook side. Der bliver lavet enkelte opslag på siden.

Der ikke noget nyt vedr. den sidste del af cykelstien på Solbjerg Hedevej mod Møddebro Parkvej. Jon følger op på sagen.

I forbindelse med byggeriet af rækkehusene på Hasselvangen er der knækket mange (+100) fortovsfliser. Vi skal sikre at dette udbedres af bygherren inden projektet afsluttes.

Efter etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er vi blevet lovet at det sorte asfalt på gravestederne bliver udskiftet i 2018. Sagen er overgået til AVAs driftsafdeling hvilket nok ikke gør sagen nemmere. Carsten følger op på sagen.

 5. Den store grundejerforening

Kim har meget travlt og har ikke det store overskud til alle opgaverne. Solvangen bakker gerne op og foreslår at vedligeholdelses aftalen kommer hurtigt på plads. Også selv om det medfører en stigning i kontingentet. Vedligehold er klart den største post/opgave for foreningen og det vil skabe ro og stabilitet at få en fast aftale. Dermed bør vi også undgå at Kim bliver kontaktet privat med spørgsmål/klager over vedligeholdelse.

6. Eventuelt

Vi planlægger nyt bestyrelsesmøde medio Januar med henblik på opfølgning på årsregnskab, planlægning af generalforsamling, vedligehold osv.