Referat bestyrelsesmøde 22-8-2011 kl 20
Deltagere:
Keld
Rene
Anne
Heidi
Henrik
Bo: kunne ikke pga arbejde, men havde sendt status/bemærkninger på mail.
Falske overvågningskameraer. Er det noget vi vil?
Da stamvejen er fælles for hele området må det evt være en sag for grundejerforeningen.
Solvangen gør ikke yderlig ved sagen.
udbetaling af eller modregning i kontingent: 1200 kr for bestyrelsesarbejde. Hvordan?
Beløbet udbetales umiddelbart inden 1/12 hvert år
status Skanderborg antenneforening:
Heidi: afventer tilbagemelding inden 1/10
status legeplads
Henrik: der er ved at blive søgt tilladelse.
Der skal laves en målfast tegning af legepladsen som skal tegnes ind på en plan over området.
Keld: skal prøve at få tegninger fra legepladsfirmaet og en fra kommunen til at ligge den ind på.
Der skal efterspørges en vedligeholdes plan fra legepladsfirmaet til tilladelse.
Status placering af hække i skel.
Henrik: afventer stadig, trods flere henvendelser stadig afklaring. Der forventes afklaring fra kommunen inden efteråret.
status skiltning i området
Der kommer skilte i områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området, efter politiets anvisninger.
status bankskifte også med flytning af konto til grundejerforening
Det er enstemmigt besluttet at flytte bank til jyske bank, efter vurdering af flere banker.
Grundejerforenings konto flyttes samtidig til kasser i grundejerforeningen.
status kontingentindbetaling.
Der er enkelte ”hængepartier” hvilket bl.a. er de konkursramte træhusfirmaer.
Bo: fremskaf girokort, som gives til Heidi, som vil uddele dem.
status revisor
Peter er stadig revisor i foreningen.
status hjemmeside
Anne: koordinerer med Rune, og er blevet administrator.
Status overdragelse af grønne områder og veje.
Der er gået nogle ture rundt i området, med deltagelse af beboere med indsigt i grønne områder og veje.
Der er lavet en ”mangelliste” over området, som skal sendes til kommunen, som skal kommentere / udbedre manglerne.
Rene: sender listen til kommunen og hele bestyrelsen tager dialogen med kommunen.
status grønne områder
Rene: det undersøges hvad de områder med ”højt græs” koster ekstra at få slået hver gang.
Der indhentes tilbud på at få slået områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området.
Stier og områder med grus bør holdes bedre.
arbejdsgange i bestyrelsen:
Keld: Jeg vil foreslå at man starter hvert bestyrelsesmøde med at gennemgå referatet fra sidste møde, for at sikre at der fulgt op.
Vedtaget.
Er der fulgt op på et punkt, kan det udgå af det løbende referat, ellers føres det videre med kommentarer om hvad der nu gøres.
Dette vil sikre at der bliver fulgt op på sagerne, og at nye medlemmer af bestyrelsen og andre i foreningen ved hvad der sker fordi:
Keld: Jeg vil foreslå at referater fra vores møder altid ligges på hjemmesiden.
Vedtaget.
Modtagelse, kontrol og betaling af regninger:
I dag er det sådan at den der på foreningens vegne har indgået en aftale, får regningen tilsendt.
vedkommende er derved blevet ansvarlig for at kontrollere den og sende den videre til betaling.
Kasseren er så ansvarlig for at regningen bliver betalt.
Sådan bliver det også fremadrettet.
betaling af regninger: skal kasseren alene være ansvarlig eller skal den der har godkendt den også være ansvarlig?
Kasseren forbliver ene ansvarlig.
Næste møde: afhængig af status på legeplads, dog senest 1/11
Referent: Keld