Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia, Rasmus

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

• Økonomi

Vores regninger for bla. hvid/grøn vedligehold er blevet mere regelmæssige og overskuelige.

Vi betaler ca. 1500 kr. årligt i gebyrer til banken. Det undersøges om det kan gøres billigere evt. ved at skifte bank. Et bankskifte kræver dog en del administrativt arbejde og godkendelser så der skal være en klar besparelse hvis vi vælger at skifte bank.

• Vedligehold af området

På grund af stort efterslæb på vedligehold af området er det meste af årets budget til ”grønne forbedringer” brugt på nuværende tidspunkt. Der er dog fortsat midler til græsslåning mv. resten af sommeren. Vi er enige om at vores nye leverandør udfører et flot stykke arbejde med høj kvalitet. Prisen er rimelig i forhold til tidligere leverandører og indhentede tilbud.

De grønne områder er blevet væsentligt udvidede de seneste år efterhånden som der er bygget flere huse. Vi har også fået overdraget flere veje/stier fra kommunen og derfor er udgifterne væsentligt forøget. For at polstre/genoprette økonomien i den store forening vil der blive stillet forslag om at hæve kontingentet med 400 kr. pr. husstand på den kommende generalforsamling for den store grundejerforening. Hvis forslaget godkendes vil vi  dække Parcelforeningen Solvangens del af kontingentstigningen med penge fra vores reservefond så kontingentstigningen til medlemmerne først kommer i 2020.

Der er konstateret fejl på gyngerne på legepladsen Der mangler noget afdækning på kæderne. Rasmus reparerer gyngerne eller indkøber nye.

Der bliver udskiftet asfalt slidlag på de steder hvor AVA tidligere har gravet og lavet dræn til ventilbrønde. Der har været en længere ”dialog” med AVA, der oprindeligt først ville udføre arbejdet i 2020 men vores aftale og input fra Colas viser at det skal gøres nu. Vi har nu en god og direkte dialog med Arkil, der skal udføre arbejdet. Vi forsøger at få udført et par andre småreparationer af asfalten i samme ombæring.

• Foreningen generelt

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig som følgende:

Jon som formand

Karen som kasserer

Johan fortsætter samarbejdet med Karen mht. underskrifter i banken og godkendelse af regninger

Bestyrelsen arbejder fremover mere bredt og vi hjælper alle med de ”daglige” opgaver.

For fremtiden bestræbes det at bestyrelsesmøder afholdes om torsdagen. Vi forsøger fremover at finde datoer til bestyrelsesmøder vha. Doodle afstemning i stedet for e-mail.

• Den store grundejer forening

Den store grundejerforening lider stadig under store udgifter til reetablering og stigende udgifter til vedligehold af grønne områder. Arealet og omfanget af fællesområder er øget betydeligt som følge af udbygning i området samt overdragelse af veje fra Kommunen. Disse udgifter vil medføre en stigning i kontingentet til den store forening.

Colas har været på besøg og foretage forebyggende vedligehold på veje og stier. Der er nu kommet styr på den oprindelige vedligeholdelseskontrakt så arbejdsopgaver og fakturering følger planen.

• Eventuelt

Ingen bemærkninger

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia (dog med sidst i mødet)

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

• Økonomi

Bestyrelsen godkender budgettet

Bestyrelsen godkender regnskab. (En mindre tastefejl på 100 kr. rettes)

Budget og regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen

Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentbeløbet og gennemfører regnskabsåret 2019 med et budgetteret underskud på ca. 18.000 kr. Heri ligger dog også at der overføres til 50.000 kr. til vejkontoen, hvoraf 25.000 kr. er for 2018, som ikke blev overført. Vores udgifter til bl.a. snerydning og saltning varierer meget så det er ikke sikket at det bliver så meget. Det har indtil nu været en mild vinter. Underskuddet skyldes også at kontingentet til den store grundejerforening er steget idet der er et efterslæb på grønt vedligehold som skal indhentes. Parcelforeningen har dog en god økonomi, så det er ikke noget problem at få et mindre underskud i nogle år.

Der er ved udgangen af 2019 ikke nogen der skylder kontingent, og der er heller ikke nogen der har penge til gode. Det er meget positivt at der er så godt styr på det.

Karen (kasserer) og Johan(formand) har fået styr på foreningens E-boks. Bankskifte og overdragelse af rettigheder til vores nye kasserer er også på plads. Alle betalinger skal godkendes af både Karen og Johan.

Karen har haft lidt vanskeligheder med vores tidligere økonomistyringsprogram Dinero.

Det er ikke lykkes at blive fortrolig med programmet så Karen bruger Excel i stedet. Bestyrelsen har godkendt dette.

• Vedligehold af området

Vi har indgået aftale med et nyt firma til grønt vedligehold -Havgården.

Den nye aftale er startet i oktober 2018. De er meget effektive og dygtige. Regningerne er mere gennemskuelige og grundprisen for ydelserne er lavere end tidligere leverandører. Vedligehold af området startes på de steder, der er mest synlige. Kim (Den store grundejerforening) holder øje med regninger og budget og giver opgaver til Havgården. Der er sat et ”hegn” ved udkørslen fra cykelstien for at undgå at børn cykler direkte ud på vejen. Der er nogle store buske på volden, der er klippet ned. De forventes at skyde op igen. Der er også beskåret træer og fjernet græs rundt om træerne. De gamle buske er hakket til flis, der spredes i bedene.

Hverdagsliv (Vagn) fortsætter med at vintervedligehold på stierne.

Pga. sygdom bruger vi dog aktuelt vores tidligere leverandør, Balskilde. Hverdagsliv forventes at genoptage aftalen vinteren 2019/2020

• Foreningen generelt

Rasmus har udskiftet et kravlenet på en af legepladserne og holder løbende øje med tilstanden på udstyret. Legepladserne ser fine ud. Der er foretaget små reparationer.

Der er problemer med vores hjemmeside. Det ser ud til at den er blevet ”hacket”. Johan følger op på sagen.  

• Den store grundejer forening

Grundejerforeningen har haft ekstraordinære udgifter i forbindelse med opstart af ny leverandør til grønt vedligehold. Der er dog nogenlunde balance i regnskabet.

Der er tegnet forsikring. Bla. mod fald på fortov.

Grundejerforeningen har kontaktet Colas med henblik på aftale om vedligehold af asfalt på veje og stier. Colas er dog ikke vendt tilbage med kontrakt eller regninger.

Kommunen har forskellige planer om en ny sti i forbindelse med den nye børneinstitution. Ikke alle planer virker lige geniale… Vi må afvente at se hvor stien bliver tilsluttet.

De knækkede fortovsfliser i forbindelse med byggeriet i toppen af buen, udskiftes når byggeriet er færdigt. Vagn holder øje med at det sker.

• Eventuelt

Vi afholder generalforsamling torsdag d. 21/3-2019.

Jon laver indkaldelse til generalforsamling og bestiller kage fra Gourmiddag.

Regnskab, budget og indkaldelse runddeles hvis vores hjemmeside mod forventning ikke fungerer tilfredsstillende om et par uger.

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim (på telefon) Carsten

Afbud: Kim (delvist), Anastacia

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

2. Økonomi
Alle har betalt kontingent. Der blev afleveret 4 rykkere med et gebyr på 50 kr. Herefter har alle betalt. Det er jo helt fantastisk. Vi tilskriver det fine resultat til vores nye kasserer Karen.

Foreningens E-boks er ikke aktiv/overdraget. Karen og Johan undersøger status.

Karen og Johan skal i banken d. 10/9-2018 til endelig overdragelse/godkendelse af økonomien. Det undersøges om der kan oprettes en konto til betaling af de ”daglige” udgifter således at alle regninger ikke skal godkendes af flere bestyrelsesmedlemmer.

Karen har haft lidt start-vanskeligheder med vores økonomistyringsprogram Dinero. Karen kontakter René med henblik på et kursus. Der er også givet grønt lys for køb af kursus hos Dinero. Hvis det ikke lykkes at blive dus med Dinero overvejer Karen at bruge Excel til økonomistyringen da hun har god erfaring med det. Bestyrelsen har godkendt dette hvis det ikke giver problemer i forbindelse med dokumentation til årsregnskab, indberetninger, osv.

3. Vedligehold af området

Kim blev ringet op for at komme med en opdateret status over situationen med grøn/hvid vedligehold af området. Firmaet Hverdagsliv, der har stået for det grønne vedligehold, er gået i opløsning og vores aftale er ikke blevet overholdt. Vi har hutlet os igennem sommerens græsslåning og vedligehold med hjælp fra Vagn. Det har været en tør sommer så der har ikke været behov for ret meget græsslåning. Nogle af vores nye træer er blevet vandet og vi håber at de har overlevet tørken. Flere bestyrelsesmedlemmer har været aktive med lugning, oprydning og vanding på fællesarealerne.

Der er indhentet tilbud fra OK Nygaard på opgaven om vedligehold. Dette tilbud er taget til efterretning. Der er også bestilt et tilbud fra Forstas på vedligehold. Det skal sikres at de både kan varetage grøn og hvid vedligehold.

Der er tidligere lavet en vedligeholdelsesaftale med Colas vedr. eftersyn og reparation af vores asfalt. De er dog MEGET træge og vender sjældent tilbage på henvendelser. Vi har dog heldigvis ikke de store behov på dette område for tiden.

Der er et defekt bræt i ”kravlenettet” på et af legestativerne. Dette kan potentielt være/blive farligt. Brættet kan ikke umiddelbart erstattes. Der bestilles et nyt net med tilhørende overligger. Udgiften betales af Solvangen. Legepladserne er i øvrigt i fin stand.

4. Foreningen generelt

Der er 64 medlemmer på forenings Facebook side. Der bliver lavet enkelte opslag på siden.

Der ikke noget nyt vedr. den sidste del af cykelstien på Solbjerg Hedevej mod Møddebro Parkvej. Jon følger op på sagen.

I forbindelse med byggeriet af rækkehusene på Hasselvangen er der knækket mange (+100) fortovsfliser. Vi skal sikre at dette udbedres af bygherren inden projektet afsluttes.

Efter etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er vi blevet lovet at det sorte asfalt på gravestederne bliver udskiftet i 2018. Sagen er overgået til AVAs driftsafdeling hvilket nok ikke gør sagen nemmere. Carsten følger op på sagen.

 5. Den store grundejerforening

Kim har meget travlt og har ikke det store overskud til alle opgaverne. Solvangen bakker gerne op og foreslår at vedligeholdelses aftalen kommer hurtigt på plads. Også selv om det medfører en stigning i kontingentet. Vedligehold er klart den største post/opgave for foreningen og det vil skabe ro og stabilitet at få en fast aftale. Dermed bør vi også undgå at Kim bliver kontaktet privat med spørgsmål/klager over vedligeholdelse.

6. Eventuelt

Vi planlægger nyt bestyrelsesmøde medio Januar med henblik på opfølgning på årsregnskab, planlægning af generalforsamling, vedligehold osv.

Bestyrelsen konstituerede sig til konstituerende bestyrelsesmøde d.14. marts 2018 kl. 21.

Bestyrelsen ser efter konstituering ud som nedenfor.

Formand

Johan Hardang Vium

Hasselvangen 267

8355 Solbjerg

e-mail: johan@solvangen.org

Næstformand

Carsten Tolderlund

Hasselvangen 251

8355 Solbjerg

e-mail:carsten@solvangen.org

Kasserer

Karen Kring Henneberg

Hasselvangen 249

8355 Solbjerg

Mobil: 50929602

E-mail: kasserer@solvangen.org

Øvrige medlemmer

Anastasia V. Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

e-mail: anastasia@solvangen.org

Rasmus Stensgaard

Solbjerg Hedevej 95

8355 Solbjerg

e-mail: rasmus@solvangen.org

Jon Holm

Hasselvangen 11

8355 Solbjerg

e-mail: jon@solvangen.org

Suppleanter

Kim Larsen

Hasselvangen 3

8355 Solbjerg

Keld Stoltenborg

Hasselvangen 24

8355 Solbjerg

Revisor

Stig Sommer

Solbjerg Hedevej 75

8355 Solbjerg

Revisorsuppleant

Anne Bøgh Fangel

Hasselvangen 241

8355 Solbjerg

Sted: Fritidscenteret, Solbjerg Hovedgade
Dato: 14. marts 2018 kl. 20.00

Dagsorden:

1. Valg af dirigent og referent
2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år
3. Aflæggelse af underskrevet regnskab
4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne
5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag
6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter
7. Valg af revisor og revisorsuppleant
8. Status for den store grundejerforening
9. Eventuelt

1. Valg af dirigent og referent

Jon Holm blev valgt som dirigent. Kim Larsen blev valgt som referent.

Generalforsamlingen var indkaldt rettidigt med 3 ugers varsel.

Fremmødte fra Bestyrelsen: Johan Vium, Rasmus Steensgaard, Jon Holm, Rene Hansen, Anastasia Larsen, samt Kim Larsen.
Herudover yderligere 5 af foreningens medlemmer. I alt 11 deltagere.

2. Bestyrelsens beretning om det forløbne år

Jon har gennem hårdt arbejde fået kontakt til kommunen og derved sørget for, at der er kommet cykelsti opmærkning på begge sider på Solbjerg Hedevej frem til første indkørsel til Hasselvangen. Det har medført lavere hastighed og bedre forhold for cyklister.

Skraldespande er blevet opsat i området, og regningen er betalt af Parcelforeningen Solvangen. De bliver flittigt brugt, specielt af hundeluftere.

Vandspejlet står højt i vores fjernvarme brønde og generelt i området. Det ses især ved volden og lavere liggende områder, hvor vandet har svært ved at komme væk. Aarhus Kommune har derfor gravet og nedlagt dræn ved hovedvejen + alle stikveje. Asfalten skal gennemses næste år.

Der er oprettet en Facebook side til foreningen og anbefaler alle at melde sig ind i den. https://www.facebook.com/groups/1905635573015932/

Vejvedligehold kontrakt er lavet med Colas. Bestyrelsen vil gennemgå området med dem, for udbedring af asfalt skader.

3. Aflæggelse af underskrevet regnskab.

Regnskabet er underskrevet af den afgående kasserer, formand samt revisor.

Regnskabet blev fremlagt af Rene og godkendt af de fremmødte.

Der er ingen skyldnere på nuværende tidspunkt.

Regnskabet kan ses på vores hjemmeside (solvangen.org)

4. Rettidigt indkomne forslag fra medlemmerne

Der er indkommet forslag fra medlem om at justere vedtægter:

• 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse eller e-mail meddelelse til hvert enkelt medlem under den i medlemsprotokollen anførte adresse.
• 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside.

foreslås ændret til:

• 13. Stk. 2. Generalforsamlingen indkaldes af bestyrelsen med mindst 3 ugers varsel ved skriftlig meddelelse gennem husstandsomdelt medie.
• 13. Stk. 3. Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til generalforsamling. Det underskrevne årsregnskab samt forslag til budget for det kommende regnskabsår skal gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest 2 uger før.

Forslagsstiller var ikke fremmødt for at argumentere for ændringsforslaget og det blev afvist. Det kan eventuelt tages op igen næste år.

5. Vedtagelse af budget og fastsættelse af bidrag

Budgettet for næste år blev gennemgået og godkendt af de fremmødte. Bidrag fastholdes på 1.900 kr. per medlem.

6. Valg af bestyrelsesmedlemmer samt suppleanter

På valg til bestyrelsen var:

Rene John Hansen – Modtager ikke genvalg (fraflytter)

Carsten Tolderlund – Modtager genvalg

Anastasia V. Larsen – Modtager genvalg

På valg som suppleant var:

Kim Larsen – Modtager genvalg

Alle genopstillede fra bestyrelsen blev genvalgt.

Karen Kring Henneberg fra Hasselvangen 249 blev valgt ind som nyt medlem af bestyrelsen. Karen har erfaring fra tidligere bestyrelsesarbejde incl. funktion som kasserer.

Derudover består bestyrelsen af Johan Hardang Vium, Rasmus Stensgaard samt suppleant Keld Stoltenborg (Alle på valg i 2019).

7. Valg af revisor og revisorsuppleant

Revisor (Stig Sommer) og revisorsuppleant (Anne Bøgh Fangel) – modtog begge genvalg.

8. Status for den store Grundejerforening

Morten Pedersen fra MH-byg fra storparcel 9 bygger på storparcel 13+14.

Familiebolig fra storparcel 15 bygger på storparcel 11 +12.

Kim Larsen er bestyrelsens repræsentant og formand for Grundejerforeningen (GF) Hasselvangen.

Døde træer skiftes i området i løbet af næste år.

Ny gartner er Hverdagsliv og entreprisen styres af næstformand for GF Hasselvangen Vagn Kloster.

Det skal undersøges om at få en ny entreprenør til vintervedligehold fra næste sæson.

9. Eventuelt

Det undersøges om kontaktsiden kan slettes på hjemmesiden (solvangen.org). I stedet skal der henvises til Facebook siden, eller e-mail.

Der skal eventuelt oprettes en generisk mail til formand og kasserer, så alt mail kommunikation gemmes og kan overleveres.

Deltagere: Johan, Jon, Kim, Anastacia, Carsten
Afbud: René, Rasmus

Dagsorden og referat:

Referat fra sidste møde
Ingen kommentarer

Økonomi
Der er pt. 1 gentagende skyldner, som dog har lovet at betale. 4 medlemmer har ikke betalt seneste kontingent. Der er fremsendt rykkere til disse 4 medlemmer.

Vedligehold af områdetSteen Balskilde har stået for vedligehold af foreningens grønne områder. Herunder vedligehold af ”volden” samt udskift og pleje af træer, buske og bede. Der har været utilfredshed med kvaliteten af arbejdet, og der er fremsendt flere fakturaer fra udbyderen. Der har også været uenighed om hvilke opgaver, der er omfattet af tidligere fremlagte tilbud. Aftalen er derfor blevet opsagt.

Firmaet Hverdagsliv.dk v/Morten Pedersen (Storparcel 9,13 og 14) står fremover overordnet for vedligehold af de grønne områder samt snerydning/vintervedligehold.

Vagn Kloster står for de grønne områder. Han har entreret med flere underleverandører til diverse opgaver.

Steen Balskilde skal stå for vintervedligehold af ”buen” (selve Hasselvangen).

Vagn Kloster står for vintervedligehold af stikveje, sideveje og stier.

Der er indgået aftale om betaling pr. udført omgang vintervedligehold.

Der satses på at indgå en fastprisaftale for vedligehold af de grønne områder til foråret.

Bestyrelsen har modtaget henvendelser om små problemer i de grønne områder. Dog ikke noget, der skal tages action på.

De ny opsatte skraldespande fungerer ikke helt efter hensigten. Der smides stadigvæk ”hundeposer” i det fri. Bestyrelsen håber på, at problemet aftager. Ellers følges der op med en opfordring/kampagne.

Foreningen generelt
Der er stadigvæk problemer med vand langs med bagsiden af volden ud mod Solbjerg Hedevej.

Der samles en del overfladevand bag den nederste del af volden. Problemet skyldes formodentligt ikke selve volden. Der opfordres til at de enkelte medlemmer selv finder løsninger, der passer til de konkrete problemer og haver/grunde. Foreningen kontakter Vagn Kloster og spørger, om han har nogen tips & tricks til at løse problemet.

Parcelforeningen Solvangens Facebookside har nu 44 medlemmer. Der gøres fremover mere for at agitere på denne side. Herunder info vedr. generalforsamling. Der opfordres til at medlemmerne spreder info om siden til naboerne, så vi kan få alle husstande med i gruppen. Jon besvarer spørgsmålet omkring vand i have, som er blevet stillet på facebooksiden.

Der er blevet opmalet cykelsti på Solbjerg Hedevej. Kommunen ønsker at føre cykelstien helt ud til Mødebro Parkvej men har ikke en konkret løsning for hvordan den skal udformes/udføres. Jon har kontakt til Kommunen.

Arbejdet med etablering af dræn i ventilbrønde til fjernvarme, er afsluttet. AVA har fremsendt dokumentation for det udførte arbejde, og der er afholdt syn/overlevering. De berørte områder får påfyldt nyt asfalt til næste år når belægningen har ”sat sig”.

Bestyrelsen har modtaget forespørgsel om skiltning af hastighedsbegrænsning i området. Bestyrelsen har diskuteret forslaget, men opfordrer til dialog medlemmerne imellem frem for forbudsskilte og påbudsskilte.

Der er afholdt møde i Solbjerg Fællesråd. Der var arrangeret forplejning, hvilket trak flere folk til mødet. Der var bl.a. indslag om hvordan man ansøger om midler fra diverse fonde. Fællesrådet opfordrer til, at man tager initiativer i byen og lave flere folkelige indslag.

Den store grundejerforening
Der er stadigvæk meget ringe opbakning og tilslutning til bestyrelsesarbejdet i den store grundejerforening. Enkelte afdelinger/medlemmer har ikke betalt kontingent. Der arbejdes på at inddrive de manglende indbetalinger. På trods af den manglende opbakning lykkes det dog at få den daglige drift i foreningen til at fungere.

Den store grundejerforening regner med et underskud for 2017 på ca. 40.000 kr. Det skyldes bl.a. ekstraordinære regninger/investeringer i forbindelse med vedligehold af de grønne områder, og underskuddet var delvist ventet. Man regner med at dække underskuddet ind i regnskabet for 2018.

Eventuelt
Generalforsamling 2018 foreslås afholdt tirsdag d. 14/3-2018 kl. 20 i Fritidscentret. Johan undersøger, om der er ledigt og booker lokale.

Deltagere: Johan, Rasmus, Carsten, Jon, Rene, Anastasia, Kim
Afbud: alle til stede

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde
   Ingen kommentarer (Se eventuelt referat fra sidste møde)

2. konomi

• Status på gæld og indberetning af skyldnere (2016 og tidligere)
  Der er 4 skyldnere til foreningen.
  De ældre sager afventer diverse undersøgelser og afklaringer fra advokat.
  Der er enighed i bestyrelsen om at følge sagerne helt til dørs via inkasso mv.

  Parcelforeningen har opdelt foreningens konti i flere banker så vi ligger under garantigrænse. Der overføres midler til den konto der stadig giver renteindtægter.

• Vedligeholdelse af stier og veje
  Colas kommer d. 28/10 og gennemgår vejene og undersøger hvad der skal laves i år i henhold til vedligeholdelseskontrakten. Det forventes at kontrakten underskrives, så vedligehold kan starte i år.
  Den store Grundejerforening har afsat 15.000 til dette vedligehold efter fordelingsnøglen.

3. Den store grundejer forening
   Den store grundejerforeningen er i opløsning. Ingen har ud over en fra parcelforeningen Hasselvangen har meldt sig til arbejdet og den forhenværende kasserer er fraflyttet. Kim Larsen (Formand) skriver rundt til områdets små foreninger og tager herefter et møde med Kommunen og hører hvad de foreslår som løsning. Vi (Parcelforeningen Solvangen) foreslår at den store grundejerforening  kan lægges under administration af Solvangen, medmindre kommunen kommer med andre bedre forslag.

   Kim sender referat fra generalforsamling mv til banken, så der er en der har adgang til midlerne i den store grundejerforening.

   Det forventes desuden at der må hyres hjælp udefra fra revisor, idet der ikke er nogen til at varetage kassererposten i den store grundejerforening.

• Udbud af grønne områder og vinterrydning

  Vinterrydning kører videre som tidligere. Der laves ikke udbud.
  Der er afsat 84.000 til snerydning i budgettet og derudover 40.000 i buffer i tilfælde af is-vinter.

• Udskiftning af træer og buske mv i området

  Der er sammen med vores entreprenør Steen lavet en gennemgang af området og vi har efterfølgende modtaget et tilbudskatalog med forskellige arbejdsopgaver og priser.

  Midlerne i budgettet i den store grundejerforening er brugt, så det er ikke muligt at foretage yderligere i år. Eventuelt er der dog muligt med en mindre omlægning af enkelte bede til græsareal, hvor buske ikke er i stand til at gro.

• Pasning af højen

  Normal pasning og pleje er lagt ind i aftale med entreprenøren. Engarealet klippes ihht. pasningsvejledning 2x per år.

• Beplantning på højen
  Der er tvivl om Kommunen har overdraget noget, der ikke gror. Der er sandsynligvis problemer med jorden i området, samt der er nogle buske der ikke har kunnet tåle at der er blevet sprøjtet mellem buskene. Træerne burde muligvis have været vandet og gødet, men det er ikke oplyst af kommunen ved overdragelse. Kommunen tager intet ansvar for beplantningen.

  Entreprenøren har lavet et forslag til hvordan Højen kan ”reddes”. Der er mange træer og buske der eventuelt skal genplantes – uden at vide hvordan det vil gro fremadrettet. Dette arbejde er meget kostbart og er udskudt indtil videre.

• Huller fra ukrudt på nyanlagt østvendte cykelsti
  Kommunen tager intet ansvar for dette. Det forventes ordnet i forbindelse med Colas’ servicering af belægningen i området.

• Kontrol af legepladser (Jon)
  Jon kontrollerer legepladser, når de benyttes og om der skulle være mangler. Se vippedyr nedenfor.

• Maling af legepladser og bænkesæt ved legepladser
  Arbejdet er udført tilfredsstillende.

• Maling af bænke der ikke står ved legepladserne
  Maling foretages i 2017 pga. vejr + økonomi

• Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs langs højen.
  Græsset bag volden klippes nu hver anden gang, hvilket vurderes at være tilfredsstillende.

• Entreprenøren gøres opmærksom på at der skal lukkes porte til cykelstierne efter græsklipning.
  Johan efterlyser nøgler til bomme ved højen hos Kommunen. Carsten skriver til entreprenøren.

• Bedre fastgørelse af vippedyr på legepladsen
  Vippedyret er rettet op tidligere. En bedre fastgørelse er ikke foretaget endnu. Rasmus udfører dette med hjælp fra frivillige.

• Fodboldmål
  Der er indhentet tilbud på fodboldmål, men bestyrelsen tvivler på at banen vil blive brugt tilstrækkeligt og om det medfører ekstra vedligehold og uønsket støj omkring banen. Det findes ”rigtige” fodboldmål ved skolen/hallen – dette vurderes at være tilstrækkeligt. Vi beholder vores små fodboldmål ved legepladsen.
  Sagen genoptages, hvis der kommer flere forespørgsler.

• Indkøb af affaldsstativer via entreprenør (5 stk ved lejepladser, bænkesæt og sti mod fakta) og tømning af dem

  Carsten bestiller 5 skraldespande med låg inkl. opsætning hos entreprenøren. De betales af Solvangens disponible beløb. (9.250 kr.+moms).
  Affaldsstativerne tømmes af entreprenøren i forbindelse med almindeligt vedligehold af området.

• Udbedring af brønde ved afløb fra vej
  Der er afholdt møde med Affald Varme Aarhus (AVA) som har fremlagt plan for renovering af brønde til stikledninger i området. Brøndene er oversvømmede og der skal etableres dræn. Arbejdet koster ikke foreningen noget – bortset fra generne i forbindelse med opgravning. Det sikres at kontrakten omfatter fuld genetablering og vedligehold af asfalt. AVA skal søge gravetilladelse ved Kommunen. Arbejdet udføres sandsynligvis i 2017.

• Kasserer til den store grundejerforening
  Se indledende tekst til dette punkt. Der er ingen kasserer i den store grundejerforening pt.

• Beløb ved fuld overdragelse af alt fællesområde
  I forbindelse med overdragelse af højen og de sidste område skal Kommunen betale 15.000 kr. til den store grundejerforening.

  Der mangler stadigvæk lidt til overdragelsen. Midlerne er derfor ikke udbetalt endnu.

4. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej
   Forslag med indsnævring af vejbane vha. vejstriber og cykelsti er fremsendt og præsenteret for Kommunen.

   Kommunen er positiv. Det er luftet over for kommunen, at der muligvis kan være nogen betaling fra foreningerne for at fremskynde processen.

   Trafikdæmpningen er på liste over tiltag der er ønskes hos kommunen. Der kan tages fat i kommunen for at fremskynde processen. Der skal også tages fat i de omkringliggende foreninger for økonomisk støtte herfra idet de vurderes også at have stor interesse i anlæggelse af cykelsti og sænkning af hastighed. Specielt ifm. at vejen i fremtiden forventes at blive en gennemfartsvej.

5. Generalforsamling 2017
   Afholdes i foråret 2017 som normalt

6. Eventuelt

• Næste bestyrelsesmøde
  Næste møde forventes i Januar/Februar 2017
  Spørgsmål der skulle opstå i mellemtiden afklares per mail.

Deltagere: Johan, Kim, Jon, Rene, Keld

Afbud: Erik

Dagsorden

1. Økonomi

• Status på indbetalinger.
  Der er restancer for 21.600 kr. Der er udsendt rykkere og der er og bliver fulgt mundtligt op på skyldnere (ved Jon og Kim). Rene kontrollerer om de har betalt i 2016.
• Regnskab 2015
  Regnskabet er gennemlæst og godkendt af kasserer, formand og revisor

  Parcelforeningen fastholder at have konti i to banker (Jyske bank og Vestjysk Bank) for at holde beløbene under bankgarantien på 750.000 kr.. Investering i obligationer overvejes og tages op til generalforsamlingen.

• Prisoverslag på vedligehold af belægning på veje og stier
  Tilbuddet lyder på ca. 11.250 kr./år for parcelforeningens andel til vedligehold af belægning. Det undersøges om den store grundejerforening også vil indgå i samarbejdet, så samtlige stier og veje i området bliver vedligeholdt.
• Budget 2016
  Udkast til budget vil blive vedlagt indkaldelsen til generalforsamling. Der er taget udgangspunkt i en fastholdelse af kontingent på 2400 kr./år.

2. Den store grundejerforening

• Vinterrydning og vedligeholdelse af grønne områder
  Det undersøges om den nuværende entreprenør vil fortsætte den nuværende ordning (Keld). Det kan senere overvejes at lave et nyt udbud.

• Udskiftning af træer
  Der er udskiftet 3 træer langs grusvejen (Solbjerg Hedevej), som var døde eller knækket.

• Overdragelse af højen
  Efter kontrol og udbedring af skade i græsset og gensåning af flere områder overtages højen af den store grundejerforening.

• Vedligehold af grønne områder
  Tilbud for nedenstående punkter indhentes ved entreprenøren (Keld):

1. Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs (kan klippes med den mindre græs klipper).
2. Fjernelse af vildtvoksende krat ud for Hasselvangen 5.
3. Gødning af græs
4. Kontrol af græskanter (Der kan plantes græs nogle steder langs stierne)

• Legepladser
  Det foretages kontrol af legepladserne (Jon).
  Maling af legepladser tages op til generalforsamlingen med henblik på at finde nogen, der vil stå for dette.

• Ødelagte låse til bomme ved stierne
  Keld og Rene undersøger muligheder for udbedring.

• Andet
  Kommunen har solgt de to storparceller ud mod skoven og begge storparceller er med i den store grundejerforening. Der er desuden gang i byggeri i buen.

  Kasserer i den store grundejerforening stopper hvis han får solgt hus. Keld undersøger om der er en ekstern revisor, der kan overtage den daglige drift i den store grundejerforening.

  Keld sætter den nye formand i den store grundejer ind i sager fra tidligere.

3. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej

• Oplæg til Kommunen
  Parcelforeningen har været kontakt til Plan og Teknik i Kommunen, hvor vi foreslået 3 trafikdæmpende tiltag:

1. Anlagt cykel sti (Dyr),
2. Cykel sti i en side anlagt (Mellem),
3. Striber som cykelsti (Billig)

   Der forventes svar fra Kommunen i løbet af foråret. (Jon tager kontakt til kommunen.)

   Oplæg er desuden sendt til Solbjerg Fællesråd, og er med på liste over ønsker fra Solbjerg. Det er dog ikke øverst på prioritetslisten.

• Status på politikontrol

  Der har været politikontrol på Solbjerg Hedevej et par gange, men der er stadig mange, der kører for stærkt.

  Helleanlægget på Solbjerg Hedevej har sænket hastigheden lidt i den ene ende af vejen.

 4. Generalforsamling 2016

• Tidspunktet er fastsat til den 29. Marts kl. 19.30 i Fritidscenterets sal 2 (ud mod vejen).
  Forplejning – Evt. bestilling af smørrebrød eller andet (Rene)

• Johan laver udkast til dagsorden (bestyrelsens beretning, regnskab, Stikord mv.)
• Kim, Keld og Rene er på valg. Erik træder ud. Kim/Ana og Rene genopstiller. Der er medlemmer, der ønsker at indtræde i bestyrelsen, men overvej om det også er noget for dig.
• Omdeling (Kim og Jon deler ud)

5. Eventuelt

• Høring af Kommunens omlægning af busruter
  Der laves nyt busnummer 17 med ca. samme rute som den nuværende rute 20.

  Rute 202 får sandsynligvis endestation i Tranbjerg, og kører ikke ind til Århus fremover.Høringsrunden er afsluttet d. 25/2, 2016.

• Næste bestyrelsesmøde afholdes efter generalforsamlingen

Deltagere: Johan, Kim, Jon, Rene

Afbud: Keld, Erik

Dagsorden:

1. Økonomi
   -Status på indbetalinger for 2015.
   6 husstande mangler betaling for 2015 for i alt 14.400 kr.

   -Status på gæld

   I alt mangler der betaling for 24.000 kr. Der udsendes rykkere til alle der skylder. Der tages personlig kontakt til nogle af skyldnerne (Rene samt Kim tager kontakt. )

   -Prisoverslag på ny vejbelægning

   Der er lavet undersøgelse af omkostningerne til ny vejbelægning for at sikre, at der bliver indbetalt nok til vejfonden.

   De forventede omkostninger er på 1,4 mio. kr. for parcelforeningens andel i nyt slidlag.

   Levetiden anslås til minimum 25 år ved systematisk vedligehold.

   Det vurderes at der indbetales nok til vejfonden.

   Der modtages tilbud på vedligeholdelse for de næste 3 år. Der er småskader og sprækker rundt omkring i området som bør udbedres.

2. Grundejerforening
   Status på

• Udbud til grønne områder og vinterrydning udbydes fra grundejerforeningen
  Den nuværende ordning fortsættes indtil videre. Der påtænkes at lave et nyt udbud til foråret.

• Der er indhentet tilbud på 3 nye træer langs grusvejen (Solbjerg Hedevej), som er døde eller knækket. Tilbuddet er accepteret af den store grundejerforening, men træerne er ikke skiftet pt. (Der sendes besked til gartner)
• Tilbud på fejning af Hasselvangen (den buede fællesvej) indhentes.
  Vores entreprenør har adgang til en fejemaskine, og har givet tilbud på fejning af hele området. Prisen fremgår af budgettet. Området er blevet fejet tidligere på året.

• Der er udført rensning langs støjvolden af især tidsler og mælkebøtter, ligesom ved kantsten. Der foreslås desuden at der foretages yderligere rengøring på beplantningen på støjvolden, idet der er spredning af andet ukrudt og buske.

• Planering af nogle områder af stien bag højen er foretaget, så det nu er muligt at klippe græsset.
• Overdragelse af højen
  Efter kontrol og udbedring af skade i græsset og gensåning af flere områder overtages højen af den store grundejerforening.

• Det er foretaget kontrol af legepladserne og maling af legepladser. Malingen tages op til foråret.
• Der foreslås at græsset bag støjvolden klippes hver anden gang, der klippes græs langs højen. (kan klippes med den mindre græs klipper). Det foreslås taget med i et nyt udbud.
• Træbroen over bækken ved skoven er udbedret og forstærket efter henvendelse til kommunen

3. Trafikdæmpning på Solbjerg Hedevej

• Vi kan sende forslag til Solbjergfællesråd, der kan tage det med til Kommunen ved den årlige gennemgang af området. Der kan leveres et oplæg med 3 optioner:
  • Dyr (anlagt cykel sti),
  • Mellem (cykel sti i en side anlagt),
  • Billig (striber som cykelsti)
• Der har været kontakt til plan og teknik i Kommunen. Jon sender oplæg til Brian i Solbjerg Fællesråd.
• Status på politikontrol

Der har været politikontrol på Solbjerg Hedevej, men der er stadig mange, der kører for stærkt.

4. Diverse

• Grøn installationskasse ved Solbjerg Hedevej 61 er rettet op efter henvendelse til TDC.
• Nedgravning af kabler, der stikker op af jorden, er husejerens ansvar, idet det er kabler der ikke er blevet afsluttet korrekt i forbindelse med husbygning.
• Hasselvangen 281, der står uden beklædning, er ifølge ejeren sat til salg. Haven er blevet passet efter henvendelse til ejeren.
• Fordybning i asfalten ved Rema1000 er udbedret efter henvendelse til kommunen
• Høringssvaret, der blev lavet til busrute 20 omlægning, er blevet overhørt. Der har været underskriftsindsamling mod omlægningen med over 1000 underskrifter.
• Kunst til markering af sti til viadukt mod søen er igangsat. Efterfølgende laves kunst i viadukt og ved søen.
• Kim deltager i repræsentantskabsmøde i Solbjerg Fællesråd som afholdes Mandag d. 2. November 2015

5. Eventuelt

Næste bestyrelsesmøde afholdes i februar 2016, medmindre der er grund til at mødes inden.

Generalforsamlingen skal afholdes inden afslutningen af marts. Der bookes mødelokale i Fritidscenteret en tirsdag/onsdag/torsdag ca. midt i marts. Der bestilles smørrebrød.