Deltagere: Karen, Johan, Jon, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia, Rasmus

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

• Økonomi

Vores regninger for bla. hvid/grøn vedligehold er blevet mere regelmæssige og overskuelige.

Vi betaler ca. 1500 kr. årligt i gebyrer til banken. Det undersøges om det kan gøres billigere evt. ved at skifte bank. Et bankskifte kræver dog en del administrativt arbejde og godkendelser så der skal være en klar besparelse hvis vi vælger at skifte bank.

• Vedligehold af området

På grund af stort efterslæb på vedligehold af området er det meste af årets budget til ”grønne forbedringer” brugt på nuværende tidspunkt. Der er dog fortsat midler til græsslåning mv. resten af sommeren. Vi er enige om at vores nye leverandør udfører et flot stykke arbejde med høj kvalitet. Prisen er rimelig i forhold til tidligere leverandører og indhentede tilbud.

De grønne områder er blevet væsentligt udvidede de seneste år efterhånden som der er bygget flere huse. Vi har også fået overdraget flere veje/stier fra kommunen og derfor er udgifterne væsentligt forøget. For at polstre/genoprette økonomien i den store forening vil der blive stillet forslag om at hæve kontingentet med 400 kr. pr. husstand på den kommende generalforsamling for den store grundejerforening. Hvis forslaget godkendes vil vi  dække Parcelforeningen Solvangens del af kontingentstigningen med penge fra vores reservefond så kontingentstigningen til medlemmerne først kommer i 2020.

Der er konstateret fejl på gyngerne på legepladsen Der mangler noget afdækning på kæderne. Rasmus reparerer gyngerne eller indkøber nye.

Der bliver udskiftet asfalt slidlag på de steder hvor AVA tidligere har gravet og lavet dræn til ventilbrønde. Der har været en længere ”dialog” med AVA, der oprindeligt først ville udføre arbejdet i 2020 men vores aftale og input fra Colas viser at det skal gøres nu. Vi har nu en god og direkte dialog med Arkil, der skal udføre arbejdet. Vi forsøger at få udført et par andre småreparationer af asfalten i samme ombæring.

• Foreningen generelt

Efter generalforsamlingen konstituerer bestyrelsen sig som følgende:

Jon som formand

Karen som kasserer

Johan fortsætter samarbejdet med Karen mht. underskrifter i banken og godkendelse af regninger

Bestyrelsen arbejder fremover mere bredt og vi hjælper alle med de ”daglige” opgaver.

For fremtiden bestræbes det at bestyrelsesmøder afholdes om torsdagen. Vi forsøger fremover at finde datoer til bestyrelsesmøder vha. Doodle afstemning i stedet for e-mail.

• Den store grundejer forening

Den store grundejerforening lider stadig under store udgifter til reetablering og stigende udgifter til vedligehold af grønne områder. Arealet og omfanget af fællesområder er øget betydeligt som følge af udbygning i området samt overdragelse af veje fra Kommunen. Disse udgifter vil medføre en stigning i kontingentet til den store forening.

Colas har været på besøg og foretage forebyggende vedligehold på veje og stier. Der er nu kommet styr på den oprindelige vedligeholdelseskontrakt så arbejdsopgaver og fakturering følger planen.

• Eventuelt

Ingen bemærkninger

Deltagere: Karen, Johan, Jon, Rasmus, Kim, Carsten

Afbud: Anastacia (dog med sidst i mødet)

Dagsorden og referat:

1. Referat fra sidste møde

Ingen kommentarer

• Økonomi

Bestyrelsen godkender budgettet

Bestyrelsen godkender regnskab. (En mindre tastefejl på 100 kr. rettes)

Budget og regnskab fremlægges til godkendelse på generalforsamlingen

Bestyrelsen foreslår at vi fastholder kontingentbeløbet og gennemfører regnskabsåret 2019 med et budgetteret underskud på ca. 18.000 kr. Heri ligger dog også at der overføres til 50.000 kr. til vejkontoen, hvoraf 25.000 kr. er for 2018, som ikke blev overført. Vores udgifter til bl.a. snerydning og saltning varierer meget så det er ikke sikket at det bliver så meget. Det har indtil nu været en mild vinter. Underskuddet skyldes også at kontingentet til den store grundejerforening er steget idet der er et efterslæb på grønt vedligehold som skal indhentes. Parcelforeningen har dog en god økonomi, så det er ikke noget problem at få et mindre underskud i nogle år.

Der er ved udgangen af 2019 ikke nogen der skylder kontingent, og der er heller ikke nogen der har penge til gode. Det er meget positivt at der er så godt styr på det.

Karen (kasserer) og Johan(formand) har fået styr på foreningens E-boks. Bankskifte og overdragelse af rettigheder til vores nye kasserer er også på plads. Alle betalinger skal godkendes af både Karen og Johan.

Karen har haft lidt vanskeligheder med vores tidligere økonomistyringsprogram Dinero.

Det er ikke lykkes at blive fortrolig med programmet så Karen bruger Excel i stedet. Bestyrelsen har godkendt dette.

• Vedligehold af området

Vi har indgået aftale med et nyt firma til grønt vedligehold -Havgården.

Den nye aftale er startet i oktober 2018. De er meget effektive og dygtige. Regningerne er mere gennemskuelige og grundprisen for ydelserne er lavere end tidligere leverandører. Vedligehold af området startes på de steder, der er mest synlige. Kim (Den store grundejerforening) holder øje med regninger og budget og giver opgaver til Havgården. Der er sat et ”hegn” ved udkørslen fra cykelstien for at undgå at børn cykler direkte ud på vejen. Der er nogle store buske på volden, der er klippet ned. De forventes at skyde op igen. Der er også beskåret træer og fjernet græs rundt om træerne. De gamle buske er hakket til flis, der spredes i bedene.

Hverdagsliv (Vagn) fortsætter med at vintervedligehold på stierne.

Pga. sygdom bruger vi dog aktuelt vores tidligere leverandør, Balskilde. Hverdagsliv forventes at genoptage aftalen vinteren 2019/2020

• Foreningen generelt

Rasmus har udskiftet et kravlenet på en af legepladserne og holder løbende øje med tilstanden på udstyret. Legepladserne ser fine ud. Der er foretaget små reparationer.

Der er problemer med vores hjemmeside. Det ser ud til at den er blevet ”hacket”. Johan følger op på sagen.  

• Den store grundejer forening

Grundejerforeningen har haft ekstraordinære udgifter i forbindelse med opstart af ny leverandør til grønt vedligehold. Der er dog nogenlunde balance i regnskabet.

Der er tegnet forsikring. Bla. mod fald på fortov.

Grundejerforeningen har kontaktet Colas med henblik på aftale om vedligehold af asfalt på veje og stier. Colas er dog ikke vendt tilbage med kontrakt eller regninger.

Kommunen har forskellige planer om en ny sti i forbindelse med den nye børneinstitution. Ikke alle planer virker lige geniale… Vi må afvente at se hvor stien bliver tilsluttet.

De knækkede fortovsfliser i forbindelse med byggeriet i toppen af buen, udskiftes når byggeriet er færdigt. Vagn holder øje med at det sker.

• Eventuelt

Vi afholder generalforsamling torsdag d. 21/3-2019.

Jon laver indkaldelse til generalforsamling og bestiller kage fra Gourmiddag.

Regnskab, budget og indkaldelse runddeles hvis vores hjemmeside mod forventning ikke fungerer tilfredsstillende om et par uger.