Referat fra generalforsamling den 24.februar 2010

Dagsorden:

1)      Valg af dirigent

2)      Beretning om det forløbne år

3)      Regnskab

4)      Rettidigt indkomne forslag

5)      Budget for næste år

6)      Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

7)      Valg af revisor + suppleanter

8)      Den store Ejerforening

9)      Legepladser

10)  Parkering

11)  Støjvold lang hedevejen

12)  Vedtægtsændring

13)  Eventuelt

 

Ad 1

Da ingen af de fremmødte tilbød sig som dirigent, blev formand Marlene Ødorf, trods vedtægternes § 15, stk. 2, enstemmigt valgt som dirigent.

Martin Præst tiltrådte som referent på denne generalforsamling.

 

Der var 38 husstande repræsenteret, dette var desværre ikke nok til at gennemføre den ønskede vedtægtsændring

 

Jan Toftdal bemærkede, at regnskabet ikke var rettidigt afleveret i underskrevenstand og at generalforsamlingen derfor reelt ikke var lovligt indvarslet – det blev dog enstemmigt vedtaget at fortsætte generalforsamlingen alligevel.

 

Ad 2

Der er oprettet en hjemmeside med henblik på hurtig videndeling – der er kommet rigtig god respons på siden.

 

Det fungerer godt med kontingentindbetalingerne – enkelte har dog ikke betalt og det er af principielle årsager valgt, at bestyrelsen, efter at der er rykket for betaling, vil overgive sagerne til inkasso.

 

Det drøftedes om man fremover kan indkalde til generalforsamling via email. Seddel bliver lagt frem så man kan skrive husadresse og mailadresse.

 

Snerydning – det er vigtigt at vi melder ind, så evt. krav kan fremsættes for fremtidig leverandør, når vi fra 2011 selv skal stå for dette i Parcelforeningen.

Generelt er alle tilfredse med undtagelse af enkelte, som har oplevet at snetraktoren vender i indkørslen etc. der klages over disse enkelte tilfælde.

 

Ad 3

Bo Binau fremlagde regnskabet.

 

Jan Toftdal bemærkede, at de udestående 4.800 i kontingentindbetalinger bør indtægtsføres og sættes som et tilgodehavende i balancen.

 

Der er ikke tegnet forsikringer, dette bør bringes i orden hurtigst muligt.

 

Hvad er der brugt landinspektør til? Det har været på en enkeltsag, som en af beboerne har kørt med kommunen omkring niveauregulering – eksisterende kort var fejlagtige og derfor havde denne beboer en dialog med kommunen, hvor de blev afvist. Til sidst blev en landinspektør sat på sagen og bestyrelsen har valgt af egen fri vilje valgt at støtte denne beboer, da dette område skal forventes at være i orden.

Kommunen har taget det til efterretning og vil rette op på fejlen i foråret 2010.  

Regningen videregives til kommunen i forbindelse med den samlede overtagelse af fællesarealer med den forventning at den bliver refunderet.

 

Der var ikke yderligere kommentarer til regnskabet.

 

Ad 4

Der er ikke indkommet rettidige forslag og dette punkt behandles derfor ikke yderligere på generalforsamlingen.

 

Ad 5

Budget for 2010 blev fremlagt af Bo Binau.

 

Det forventes først at vi tidligst i efteråret 2010 overtager fællesarealer og derfor er der ikke afsat penge til dette.

 

Legeplads – Der er afsat kr. 100.000,- og dette vurderes forholdsvist lavt. Dog ønsker man umiddelbart ikke at starte på disse investeringer før den store grundejerforening er stiftet, da det er samtlige grundejerforeningens medlemmer, der bør finansiere de fælles legepladser.

 

Der er lavet en regnefejl vedr. opsparingen til vejfond og den skal derfor som en separat linie under anslået formue.

 

Forslag til snefond – dette bliver taget op i bestyrelsen.

 

Spørgsmål til kontingentbeløbet – er det endelig fastsat? Besvarelsen er at det er et estimat, som man holder fast i på nuværende tidspunkt.

 

Ad 6+7

Da der ikke var mødt tilstrækkeligt mange husstande til at få gennemført vedtægtsændring af § 17, stk. 2. De valgte fortsætter derfor et år endnu. Der er derfor ikke valg på disse punkter.

 

Ad 8

Bestyrelsen har forsøgt at kontakte ejerne af de store parceller i yderkanten af ”buen” på Hasselvangen med henblik på at få etableret den store ejerforening. Dette da vi ellers ikke kan få opstartet anlæg af legepladser etc.

2 ud af 8 ejere af storparcellerne har meldt tilbage, at de vil dukke op til en stiftende generalforsamling.

Bestyrelsen arbejder videre på etableringen af den store ejerforening inkl. storparcellerne.

 

Ad 9

Der blev fremvist et kort over området, hvor det blev anvist hvor det er planlagt at anlægge legepladserne. Der planlægges etableret 2 legepladser på det store grønne areal indenfor ”buen” ved søerne. Bestyrelsen er begyndt at undersøge priser på etableringen af legepladserne. Det skal her vurderes hvor meget vi ønsker at lave selv i henhold til gældende ”legepladsreglementer”.

 

Planerne for legepladser ligger ikke fast endnu, da det i princippet er Grundejerforeningens projekt og ikke parcelforeningens.

 

Ad 10

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på at de regler der er for området, ikke bliver overholdt. Der må ikke foretages parkering på vendepladser. Der skal være plads til parkering af minimum 2 biler på den enkelte parcel.

 

Der henstilles til at de enkelte grundejere efter lever reglerne, der er til for at vi alle trives.

 

Ad 11

De fleste beboere langs hedevejen har indgivet klage til kommunen af den anlagt støjvold ikke som den bør være. Dette er blevet undersøgt og den lever op til lokalplanen – dog vurderes det pt. om kommuens beregningerne vedr. støj og trafikmængde er sandsynlige.

I forbindelse med den nye udstykning i forlængelse af Birkevangen vurderes problemerne omkring støjvolden ikke at blive mindre.

Igennem Solbjerg Fællesråd vil man indgå i dialog omkring støjvolde, cykelsti etc. samt fartbegrænsning. Det vurderes derved om der skal foretages en konkret måling. Denne har kommunen for nuværende ikke accepteret at finansiere eller rette sig efter.

 

Ad 12

Kunne ikke vedtages grundet manglende fremmøde fra nok husstande (38 fremmødte) der skal være 50 fremmødte for en vedtægtsændring.

 

Ad 13

* Man skal samle efterladenskaber fra hunde op.

* Mulighed for ansættelse af vagtværn – det kommer med som forslag på ekstraordinær generalforsamling.

* Alle beboere bør holde øje med ubudne gæster.

* Hastighed på ”buen” – kommer der fartbegrænsninger på? Der tages med som forslag overfor kommunen ved færdiggørelsen, men det er pt. ikke med i planerne.

 

 

Som referent:                                             Som formand:

 

 

________________________                                       _________________________

Marlene Ødorf                                                                Marlene Ødorf

Referat af bestyrelsesmøde 24.3.2010

Til stede: Berit, René, Bo og Marlene

 

Dagsorden:

1)      Referat fra generalforsamling

2)      Kautionsforsikring

3)      Vagtværn

4)      Vedtægtsændringer

5)      Ekstraordinær generalforsamling

6)      Vedtægter, Grundejerforeningen

7)      Lokalplan 854, høringssvar, støjvold

 

 

1) Referat fra generalforsamling

Referatet godkendt. Det gøres tilgængeligt med det samme.

 

 

2) Kautionsforsikring

Vi har endnu ikke fået et tilfredsstillende tilbud, og arbejder videre på sagen. Det tilstræbes at forsikring er tegnet senest primo juni måned 2010. René arbejder videre.

 

 

3) Vagtværn

Vi afventer priser fra to forskellige selskaber. Priserne burde komme inden påske, hvorefter vi vil vurdere tilbuddene. Bo arbejder videre.

Når vi har fundet tilfredsstillende tilbud, vil vi lægge op til ekstraordinær generalforsamling.

 

 

4) Vedtægtsændringer

Vi skal have en medlemsprotokol. Vi opfordrer så mange som overhovedet muligt til at opgive e-mailadresser, som kan benyttes til indkaldelser etc.

 

Forslag til ændring af § 13, stk. 1:

Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i marts måned. (i stedet for februar)

Herved følger ændring af § 20, stk.1:

Regnskab tilstilles revisor senest 15. februar…

 

Forslag til ændring af § 13, stk. 3:

Dagsordenen, der fastsættes af bestyrelsen, skal følge med indbydelsen til

generalforsamlingen. Det samme gælder det underskrevne årsregnskab samt forslag

til budget for det kommende regnskabsår.

Ændres til:

…Underskrevet årsregnskab samt forslag til det kommende regnskabsårs budget gøres tilgængeligt på foreningens hjemmeside senest samtidig med udsendelsen af indkaldelser.

 

Forslag til ændring af § 17, stk. 2:

Bestyrelsen samt to suppleanter vælges for 2 år ad gangen, dog kan kasserer og

formand ikke være på valg samtidig. Genvalg kan finde sted..

ændres til:

Bestyrelsen samt to suppleanter vælges for to år ad gangen. Hvert år er halvdelen af bestyrelsen på valg, således at ikke hele bestyrelsen afgår på samme tid. Kasserer og formand kan ikke være på valg samtidig. Genvalg kan finde sted.

 

 

 

5) Ekstraordinær generalforsamling

Bestyrelsen indkalder til ekstraordinær generalforsamling, når vi har valgt vagtværn.

Ud over at stemme om vagtværn, lægger vi op til vedtægtsændringer.

 

6) Vedtægter – Grundejerforeningen

Er delt ud til alle bestyrelsesmedlemmer, der skal komme med bemærkninger inden medio april.

 

 

7) Lokalplan 854, høringssvar, støjvold

Solvangens høringssvar er nu udarbejdet, og vil blive sendt til kommunen inden fristen 7. april 2010. Derudover vil Solbjerg Fællesråd sende et høringssvar. De enkelte beboere opfordres endvidere til at indsende bemærkninger til lokalplan 854 samt støjbekæmpelsen ved hedevejen til kommunen. Klager kan sendes til: planlægningogbyggeri@aarhus.dk

Hvis nogen ønsker inspiration lægges Solvangens høringssvar på hjemmesiden.

 

/24.3.2010, som referent: Marlene

Referat af bestyrelsesmøde d. 20/1-2010 kl 19.00

Deltagere: Marlene, Rune, Bo, Rene, Anne, Berit og Keld

Afbud: ingen

Kontingentindbetalinger

Folk har generelt været gode til at betale.

Bestyrelsen har besluttet at efter en rykker sendes manglende betaling til incasso.

Kontingentet på 2400 kr/år fastholdes.

Den store grundejerforening
Marlene har rettet henvendelse til kommunen og har fået adresserne på ejerne af storparcellerne. Hun har sendt dem et brev, men endnu ikke hørt noget. Vi arbejder videre med det

Legepladser – hvor langt er vi?
Bo og Berit har kigget på legeplads området og foreslog at vi placerer et legeområde for de mindste ved den lille sø og et legeområde for de lidt ældre ved den store sø. Bestyrelsen sagde god for dette, og de arbejder videre med en konkretisering af legepladsernes indhold. Der er sendt et oplæg til 3 firmaer.

Vagtselskab.

Efter en del indbrud i området, undersøges priser og om andre som f.eks. Birkevangen vil vare med i en ordning. Områdets beboere skal naturligvis høres inden noget besluttes.

Støjvold status.

Intet nyt siden sidste møde.

Lidt reklame: Spil fodbold i Solbjerg!

Nu nærmer foråret sig, og fodboldsæsonen går snart i gang. Har du lyst til at spille fodbold i Solbjerg, kan du allerede nu melde dig til. Vi har hold for piger og drenge i alle aldre – og selvfølgelig også til voksne, hvis du har interesse i det.

Gå ind på vores hjemmeside og tilmeld dig. Har du spørgsmål eller behov for hjælp kan du kontakte en af trænerne eller få hjælp i Sportscafeen ved hallen lørdag d. 13. marts klokken 10.00 – 12.00, hvor vi vil sidde klar til at hjælpe dig.

Meld dig til via dette link: http://solbjerg.halbooking.dk/proc_intro.asp?tilafd=7

Vi ses til fodbold i Solbjerg!

Fodboldafdelingen