Tilstede: Bo, Heidi, Anne (og Henrik med på telefon)

Afbud: Rene

Dagsorden

1. Konstituering af Bestyrelse

2. Opkrævning af kontingent

3. Vedligeholdelse og godkendelse af legeplads

4. Skraldespande m.m. ved legepladser

Ad. 1 Konstituering af bestyrelse

Bestyrelsen konstituterede sig med Henrik Lykkeberg som formand. Anne Bøgh Fangel som næstformand og Bo Binau som kasserer. Menige medlemmer: Heidi Olivarius, Keld Stoltenborg og Rene Hansen.

Heidi udarbejder en opdateret liste over medlemmernes opgaver.

Ad. 2  Opkrævning af kontingent

Bo er ved at gøre klar til udlevering af girokort til kontingentindbetaling. Bestyrelsen besluttede at der denne gang skal lægge en seddel med der gør opmærksom på vores hjemmeside og muligheden for at tilmelde sig nyhedsbrevet. I forbindelse med uddeling vil vi desuden noterer os navnene på postkasserne, så vi kan få udarbejdet en opdateret beboerliste. Det er vigtigt i forhold til vores medlemsakb af Parcelhusejernes Landsorganisation.

Bo har netop gjort status for indbetalinger af kontingent. Der er 8 parceller der stadig ikke har betalt kontingent. Bo har givet folk mulighed for at få rettet op på det, men da dette ikke er sket vil der nu blive udsendt formelle rykkere og hvis vi stadig ikke har modtaget pengene ryger sagerne til inkasso. Vi må derfor på det kraftigste anmode folk om at få betalt deres kontingent.

Ad. 3 Vedligeholdelse og godkendelse af legeplads

Legepladserne er færdige og det eneste der nu mangler er at få givet træet imprægnering. Vi diskuterede desuden i bestyrelsen at det vil være en god ide at få legepladsfirmaet til at komme og godkende legepladsen. Vi foreslår grundejerforeningen at gøre dette, da det jo formelt er deres legeplads. Vi foreslår desuden grundejerforeningen at der udarbejdes en vedligeholdelsesplan samt et tjeksskema, så vi sikrer at proceudrerne omkring vedligehold overholdes.

Ad. 4 Skraldespande m.m ved legepladser

Der er flere der har spurgt til mulighederne for at få opsat skraldespande ved legepladserne samt hundelorte-skilte generelt på fællesområderne. Rene undersøger mulighederne for  skraldespande og tjekker om vi vil kunne få vores havemand til at tømme dem regelmæssigt. Heidi undersøger mulighederne for hundelorteskilte.

Fremmøde var på 10 personer og 4 fra bestyrelsen. Dette var meget lavt fremmøde og bestyrelsen lovede ikke at lægge generalforsamlingen kl. 19.00 en fredag aften en anden gang.

1 ) Valg af dirigent og referent

Valg af dirigent faldt på Henrik, og Susanne blev udnævnt til referant
2 ) Formandens beretning 2011
Grønne områder herunder overdragelse:

Det er besluttet at det ”høje græs” der ikke blev klippet mere end et par gange om året nu klippes hver gang. Dette nåede vi at opleve sidst på året, hvilket gav området en meget pænere look.

Der har i 2011 været en del korrespondance med Aarhus kommune om overdragelse af de grønne områder.

Det er en god ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold her under hæk m.m.. Bestyrelsen vil gerne hjælpe de enkelte grundejere ift. fortolkning af eks. lokalplanen. Bestyrelsen vil dog ikke gå ind i sagsbehandling eller tage part. Grunden til, at bestyrelsen nævner dette er, at vi har fået et par henvendelser efter Aarhus kommune har bedt nogle grundejere om, at få bragt nogle ting i orden.

Rene gennemgår overdragelsen i detaljer.

Vintervedligehold:

Der er ikke så meget at sige til dette i år. Der har dog været en henvendelse om at bommene ikke var blevet lukket igen. Der for har Rene en nøgle til bommene således vi kan lukke dem hvis det skulle ske igen.

Køb og opsætning af legeplads:

Godkendelsen til opførelse af legeplads kom i hus. Det betyder at legepladsen bliver leveret efter påske.. Der skal derfor lavet et par arbejdsweekender hvor legepladsen skal opføres. Mere her om senere. Det skal dog bemærkes at det principielt er grundejerforeningen der står for køb og opførelse af legepladserne. Det skyldes udelukket, at de opføres på fællesarealerne.

Antenneforening/Kabel TV:

Der blev indhentet tilbud på at få leveret kabel tv i området, tilbuddet blev omdelt til alle husstande.

Da der kun var 20 husstande, der har svaret på oplægget om etableringen af Kabel TV og ud af disse har kun 8 meldt positivt tilbage. Bestyrelsen besluttede derfor at der ikke var basis for at gå videre med dette.

Parkering:

Bestyrelsen har undersøg forhold omkring parkering under hele lokalplan 692. Sagen er den der nogle konflikter omkring parkering på venepladser, herunder trailer parkering m.m.. Det forholder sig således at der IKKE må parkeres på de små vendepladser. De små vendepladser er forbeholdt redningskøretøjer i tilfælde af brand og redningskørsel. Parkering skal her under gæste-parkering, de to første ”gæste biler” skal parkeres på grunden sammen med værtens biler.

Efterfølgende gæster/biler skal parkeres langs vejen. Dog maks. 5 meter fra indkørsler, indgange og hjørner. Der henvises i øvrigt til Aarhus kommunes regler for parkering.

Bestyrelsen går ikke ind i enkeltsager – der henvises i stedet til Aarhus kommune, hvor der kan klages over parkering.

Bankskifte:

Bestyrelsen arbejder stadig på bankskifte. Vi var ellers meget tæt på et bankskifte da vores nuværende bank forsinkede processen. Bestyrelsen havde overdraget opgaven til Bo, men der et nogle formaliteter der gør at vi er lidt forsinket. Vi forventer sagen afsluttet inden sommer.

Kort beretning fra grundejerforeningen:

Keld giver en kort beretning fra grundejerforeningen.

Keld forklare hvad grundejerforeningen består af og hvilke områder der hører under foreningen. Samt fordelingen af kontingenter til foreningen fra de forskellige parter.

Status om legeplads køb her under lån og opsætning samt vedligehold af grønne områder.

Referatet blev godkendt.

3 ) Regnskab og budget

Regnskabet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorefter regnskabet blev godkendt.

Budgettet blev gennemgået og enkelte punkter uddybet hvorpå budgettet blev godkendt.

6 ) Valg af bestyrelsesmedlemmer + suppleanter

Bent Svit og Heidi O. Kristiansen modtog genvalg

7 ) Valg af revisor + suppleanter

Peter modtog genvalg

Johan fra Hasselvangen 267 blev valgt ind som suppleant

8 ) Den store grundejerforening

Se punkt 9 – legeplads.

9 ) Legeplads

Bent Svit vil gerne være en form for ”projektleder” på opførelse.

Der blev efterlyst frivillige til at hjælpe, både med indkøb, servering for de arbejdende, udpakning og bæren på plads, gåen til hånde efter anvisninger og håndværksmæssig faglighed.

Der var en 7-8 til stede som ønsker at deltage i opførelse af legepladsen.

Der laves en tilmelding som sendes ud via internettet og en slip i papirform som omdeles. Her kan man tilmelde sig efter kompetence og under hvilke dage man har mulighed for at deltage.

Dagene fordeles på:

udgravning og støbearbejde den 14-15.

bygning og opførelse den 20-21.

Vi starter klokken 9.00 og slutter når de tilstedeværende føler for det eller vejret dikterer det.

Der bliver lagt tegninger over legepladserne op på hjemmesiden.

10 ) Parkering

Der bliver ikke oprettet parkeringspladser rundt i området og ellers gælder almene færdselsregler på vænger og veje. Se under punkt 2 – formandens beretning.

13 ) Eventuelt

Grønne områder v. Rene.

Mangelliste der er gennemgået med kommunen blev fremvist og de fleste punkter er allerede rettet.

Man kan rette henvendelse til Rene omkring evt. flere punkter men skal dog være opmærksom på at der er en bagatelgrænse for f.eks hvor skævt en lygtepæl på stå før kommunen kommer og retter den op.

Der blev talt en del omkring grundejerne langs sydvolden, hvor der er meget ujævnt terræn på stien og nogen grundejere har inddraget stien til ejen have uden tilladelse. Dertil har nogen plantet anden hæk end bøg i kanterne rundt langs storparacellerne. Dette har kommunen taget kontakt til de enkelte grundejere omkring.

De “vilde” grønne områder bliver sløjfet, så alt græs bliver slået fremover. De små ekstra græsarealer omkring stikstierne bliver slået af firmaet når resten af området ordnes.

Der er ytret ønske om opsætning af skraldespande i de grønne områder især i forbindelse med legepladserne og bord- bænkesættene, samt fjernelse af affald i de grønne områder. Der blev forslået at indføre en ekstra oprydningsdag  så der bliver en både forår og efterår.

Der er mange indbrud i området, og der blev talt om mulighed for opsættelse af dummy-videokameraer som på Birkevangen. Dette kan dog ikke rigtig lade sig gøre grundet lovgivningen og at der i vores område generelt er for mange indfaldsveje og forskellige foreninger tilknyttet.

Der er meget og hurtig trafik på Hasselvangen samt på Solbjerg Hedevej.

Det er et udbredt ønske om trafik-chikaner for på den måde at sænke farten på vejen. Dog skal man huske på at chikaner ud over at sænke farten også medfører en del bremsen op og gassen op igen til gene for de der bor tættest på chikanerne.

Der blev også talt om at få gjort stykket af selve den buede vej ud for den grønne kile til busgade, så kun bybussen har gennemkørsel – dette har dog lange udsigter, da hele området skal være færdigt før dette kan komme på tale.

Der er ønske om at få cykelbane/busbane på Solbjerg Hedevej afmærket med en bred hvid streg, for at få gjort vejen smallere og derved sænke hastigheden på vejen.

Saltning – Spredning bør stoppes når der holdes stille så vi undgår store bunker af salt på vejene.

Motorkørsel – det er forbudt at køre knallert på de små stikstier – der er blevet obeserveret knallertkøreskole rundt på netop stikstierne.

Hjemmesiden.

Der er mulighed for at få lagt en tekst eller noget information op på hjemmesiden solvangen.org ved at sende dette på en email til bestyrelsen. Dog vil denne tekst gennemgå en kort censur og upassende og uetisk indhold/reklamer sorteres fra.

Der blev takket for god orden og vi håber på at se mange til næste generalforsamling 🙂

Referent: Anne
Tilstede: Heidi, Henrik, Rene og Bo
Afbud fra Keld

Dagsorden

1. Omplantning af Hække
2. Omlægning af fliser I indkørsel
3. Legeplads
4. Overdragelse af område
5. Regnskab
6. Status på kontingentindbetalinger
7. Generalforsamling
8. Evt.
9. Næste møde

Ad. 1
Kommune har sendt breve til de beboere, der ikke overholder lokalplanen. De har i den forbindelse bedt bestyrelsen kommentere på de optegnelser kommunen har gjort. Bestyrelsen har gennemgået dokumentet for at sikre sig at kommunen har ret i sine krav.

Ad. 2
Bestyrelsen er blevet kontaktet af en beboer, der ønsker at bestyrelsen skal rejse en sag i forhold til kommunen omkring omlægning af fliser i beboerens indkørsel. Bestyrelsen har drøftet sagen og besluttet at bestyrelsen ikke aktivt kan gå ind i sagen, men gerne vil vejlede i forhold til gældende regler, som beboeren, så kan henvise til i forhold til kommunen.

Ad. 3
Grundejerforeningen har fået godkendelse til at opføre legepladserne på fællesområdet. Det betyder, at vi kan gå i gang med opførelsen af legepladsen, så snart vejret tillader det.

Bestyrelsen påtænker at starte opførelsen efter påske. I den forbindelse har vi behov for at folk melder sig til at hjælpe. Vi tager dette op i forbindelse med generalforsamlingen.

Ad. 4
Kommunen har været i gang med at udbedre de mangler, som bestyrelsen har påpeget i forbindelse med overdragelsen af området. Når der er gået et halvt år følger vi op på de ting ,der evt. mangler til den tid.

Ad. 5
Bo er i gang med at klargøre regnskab til revisor. Regnskabet ligger klar inden 1. Februar.

Ad. 6
De fleste har indbetalt kontingent. Der er lavet aftaler med de sidste.

Ad. 7
Bestyrelsen går efter at generalforsamling afholdes d. 19. Marts. 

Ad. 8
Bestyrelsen snakkede om problemer med hurtig kørsel i buen og muligheden for at få lavet en eller anden form trafikdæmpning. I den forbindelse diskuterede vi, at der i lokalplanen faktisk står, at man ikke må parkere på vendepladser, men skal bruge parkeringspladserne. Vi tager kontakt til kommunen for at få fundet ud af, hvor de p-pladser er blevet af.

Ad. 9
Næste møde afholdes d. 20. februar.

Referant: Anne

Tilstede: Heidi, Keld og Anne (Rene med på telefon)

Afbud fra Henrik og Bo

Dagsorden

1. Legeplads
2. Antenneforening
3. Omplantning af Hække
4. Overdragelse af område
5. Kontigentindbetalinger
6. Vedligehold af grønne områder
7. Hjemmeside
8. Opdatering af adresseliste
9. Evt.
10. Næste møde

Referat bestyrelsesmøde 22-8-2011 kl 20

Deltagere:

Keld

Rene

Anne

Heidi

Henrik

Bo: kunne ikke pga arbejde, men havde sendt status/bemærkninger på mail.

Falske overvågningskameraer. Er det noget vi vil?

Da stamvejen er fælles for hele området må det evt være en sag for grundejerforeningen.

Solvangen gør ikke yderlig ved sagen.

udbetaling af eller modregning i kontingent: 1200 kr for bestyrelsesarbejde. Hvordan?

Beløbet udbetales umiddelbart inden 1/12 hvert år

status Skanderborg antenneforening:

Heidi: afventer tilbagemelding inden 1/10

status legeplads

Henrik: der er ved at blive søgt tilladelse.

Der skal laves en målfast tegning af legepladsen som skal tegnes ind på en plan over området.

Keld: skal prøve at få tegninger fra legepladsfirmaet og en fra kommunen til at ligge den ind på.

Der skal efterspørges en vedligeholdes plan fra legepladsfirmaet til tilladelse.

Status placering af hække i skel.

Henrik: afventer stadig, trods flere henvendelser stadig afklaring. Der forventes afklaring fra kommunen inden efteråret.

status skiltning i området

Der kommer skilte i områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området, efter politiets anvisninger.

status bankskifte også med flytning af konto til grundejerforening

Det er enstemmigt besluttet at flytte bank til jyske bank, efter vurdering af flere banker.

Grundejerforenings konto flyttes samtidig til kasser i grundejerforeningen.

status kontingentindbetaling.

Der er enkelte ”hængepartier” hvilket bl.a. er de konkursramte træhusfirmaer.

Bo: fremskaf girokort, som gives til Heidi, som vil uddele dem. 

status revisor

Peter er stadig revisor i foreningen.

status hjemmeside

Anne: koordinerer med Rune, og er blevet administrator.

Status overdragelse af grønne områder og veje.

Der er gået nogle ture rundt i området, med deltagelse af beboere med indsigt i grønne områder og veje.

Der er lavet en ”mangelliste” over området, som skal sendes til kommunen, som skal kommentere / udbedre manglerne.

Rene: sender listen til kommunen og hele bestyrelsen tager dialogen med kommunen.

status grønne områder

Rene: det undersøges hvad de områder med ”højt græs” koster ekstra at få slået hver gang.

Der indhentes tilbud på at få slået områdets ”små” stier fra køreveje til hovedstien som går nord / syd i området.

Stier og områder med grus bør holdes bedre.

arbejdsgange i bestyrelsen:

Keld: Jeg vil foreslå at man starter hvert bestyrelsesmøde med at gennemgå referatet fra sidste møde, for at sikre at der fulgt op.

Vedtaget.

Er der fulgt op på et punkt, kan det udgå af det løbende referat, ellers føres det videre med kommentarer om hvad der nu gøres.

Dette vil sikre at der bliver fulgt op på sagerne, og at nye medlemmer af bestyrelsen og andre i foreningen ved hvad der sker fordi:

Keld: Jeg vil foreslå at referater fra vores møder altid ligges på hjemmesiden.

Vedtaget.

Modtagelse, kontrol og betaling af regninger:

I dag er det sådan at den der på foreningens vegne har indgået en aftale, får regningen tilsendt.

vedkommende er derved blevet ansvarlig for at kontrollere den og sende den videre til betaling.

Kasseren er så ansvarlig for at regningen bliver betalt.

Sådan bliver det også fremadrettet.

betaling af regninger: skal kasseren alene være ansvarlig eller skal den der har godkendt den også være ansvarlig?

Kasseren forbliver ene ansvarlig.

Næste møde: afhængig af status på legeplads, dog senest 1/11

Referent: Keld

Tilstede: Heidi, Keld, Anne

Afbud: Bo, Henrik og Rene

1. Godkendelse af referat fra generalforsamling

Referatet fra generalforsamlingen blev gennemgået og godkendt. Keld lægger referatet på hjemmesiden.

2. Opfølgning på generalforsamling

Der blev på generalforsamlingen talt om mulighederne for at lave forskellige trafikdæmpende foranstaltninger på Solbjerg Hedevej og på stamvejen. På bestyrelsesmøde talte vi om mulighederne for eks. at få etableret trafikdæmpning på toppen af stamvejen og få lagt brosten de steder, hvor stierne krydser stamvejen. Dette er muligheder som kommunen oprindelig selv har været inde på. Heidi tager kontakt til kommunen for en generel snak om færdiggørelse af vejene.

3. Konstituering af bestyrelse

Arbejdsopgaverne i bestyrelsen blev fordelt som følger:

Formand – Henrik

Næstformand – Anne

Kasserer – Bo

Bestyrelsesmedlem, Veje – Heidi

Bestyrelsesmedlem, Grønne arealer – Rene

Bestyrelsesmedlem, Grundejerforening – Keld

Arbejdsfordelingen vedtages endeligt på næste bestyrelsesmøde.

4. Legepladser

Bo deltog ikke i mødet, hvorfor de konkrete planer ikke blev diskuteret. Det blev besluttet at Bo og Heidi igangsætter arbejdet omkring etableringen af legepladser. Dette består bl.a. i at koordinere, hvordan vi griber etableringen an. Der er allerede flere beborere der har meldt sig til at deltage i det indledende arbejde. Hvis der er andre der har lyst til at være med må de meget gerne henvende sig til Bo og Heidi.

5. Bankskifte

Bo har aftalt et møde med Jyske Bank og tager desuden fat i Nordea.

6. Ekstraordinær generalforsamling

Der er indkaldt til ekstraordinær generalforsamling d. 23. marts og dagsorden er omdelt.

7. Evt.

Anne har taget kontakt til Parcelhusejernes Landsforening og har aftalt med landsformanden at han kigger forbi til at møde næste gang han er i Århus. Formålet vil være at få talt om overdragelsen af veje og fællesarealer og de problemstillinger der ligger i at være en del af en større grundejerforening.

8. Næste møde

Der indkaldes til nyt bestyrelsesmøde inden påske. Anne står for at indkalde.

Referat af generalforsamling

Parcelforeningen Solvangen

24. februar 2011

1. Valg af dirigent

Stig valgt som dirigent. Rune Mai som referent. Mødet er lovligt indkaldt

1. Beretning om 2010

Klager over støjvold. Ikke så meget at komme efter ift. til kommunens dispositioner.

Vold bliver slået med buskrydder 2 gange om året. Det skulle tage det meste ukrudt.

Korte af det lange er: den er som den er.

Sti på inderside af støjvolden op mod grundene. Stien skal være der. Den muliggør at hækkene kan klippes for de enkelte grunde, samt at volden nemt kan vedligeholdes. Stien er offentlig og må gerne bruges til at gå tur på.

Addendum til noter fra keld:

Nedgravet barkflis blev dækket af jord under kommunes anlæg. Mikkel tog kontakt til bestyrelsen og fik leveret nyt barkflis af kommunen.

Man må gerne have støttemur i skel. Kontakt Keld hvis man ønsker dokumentation vedr. dette.

God ide at tage fat i bestyrelsen, hvis man har spørgsmål til anlægsforhold. Dog ved at være sidste udkald for at få gennemført rettelser fra kommunens side. Endelig overdragelse finder sted i maj. Op mod overdragelse vil der være en mangel-gennemgang, og bestyrelsen vil bede alle beboere om at lægge mærke til mangelfulde anlæg; skæve lygtepæle, træer der er gået ud, huller i asfalt på stien etc.

Gennemgang af ansvar hos grundejerforening vs. parcelforening. Størstedelen af alle grønne områder er under grundejerforenings ansvarsområde. Parcelforeningen Solvangen dækker knap 29% af det fælles.

Erik, Solbjerg Hedevej 101 kommentar:

Sneen bliver skubbet op i folks indkørsler. Vil hellere have der bliver ryddet ordentligt, frem for flere gange.

Der bliver ikke ryddet kl. 7, men nogle gange senere på formiddagen og nogle gange hvor der ikke er nogen grund til at rydde.

Bestyrelsen: Der arbejdes på at der skal være ryddet om morgenen kl. 7 på hverdage.

Erik: normalt vil der være bestemt snedybde og et bestemt tidspunkt knyttet til kontrakten.

Bestyrelsen: Der modtages gerne konkrete eksempler på hvordan en tekst/krav vedr. snedybder kan se ud. Der bliver taget kontakt til entreprenør og der bliver kigget på tidspunkter og forhold omkring indkørsler.

Legepladser:

De tilhører grundejerforeningen. Der er konkrete forslag under udarbejdelse.

Der lægges op til arbejdsweekender, hvor beboere mødes og hjælper med at bygge legepladserne. Det samme blev gjort i Birkevangen. Tidshorisont pt. er, at arbejdsweekender afholdes inden sommerferien. Bo Binau vil være ansvarlig for legepladser. Hvis nogen skulle ønske at se og kommentere forslag, så er de velkommen til at tage kontakt til Bo (se kontaktopl. på solvangen.org)

Trafikforhold solbjerg hedevej:

Bestyrelsen havde et forslag om dobbeltsidet cykelsti til fællesrådet. Det gør vejen smallere.

Kommentar: kunne vi ikke lave forslag til etablering af chikaner.

Bestyrelsen: dette er ikke realistisk pga. bustrafik.

Kommentar: der må være nogen (trafikforskere) som ved den slags bedre end os. Endvidere bør vi sørge for at kommunen laver noget til den grønne kile på hasselvangen.

Bestyrelsen: Meldingen til fællesrådet bliver, at parcelforeningen ønsker hastighedsbegrænsende foranstaltninger. Det tages til notits at kommunen bør lave noget til den grønne kile.

Pkt. 3

Kommentar: Hvad er fordelingsnøgle af indestående?

Bestyrelsen: Det er en opgørelse af, hvor de penge foreningen har pr. 31.12.2010 forventes brugt. Der sættes penge af til en vejfond, da vi på sigt skal betale for vedligehold af veje. På den måde undgår vi at skulle optage lån eller ekstraopkrævninger, når det skal ske. Generelt er ideen med indestående at sikre en jævn udgift fremfor store udsving.

Kommentar: skal der flyttes bank?

Bestyrelsen: det kigges der på.

Pkt 4.

Ingen indkomne forslag.

Pkt 5.

Der diskuteres om, der skal gives honorar til bestyrelsesmedlemmer. Generelt er der tilslutning (alle fremmødte stemte for) til et symbolsk honorar, men det skal ikke være pengene, der driver bestyrelsen. Der var flertal for et beløb på 1200 kr/år, som der vil blive sat til afstemning på den ekstraordinære generalforsamling.

Kommentar: hvad skal penge til grønne områder bruges til. Er det hele ikke under grundejerforeningen?

Bestyrelsen: De små grønne områder ud for de enkelte grunde er vores. Plus hvis vi ønsker at lave mindre ændringer til områder i parcelforeningen, så kan penge bruges til dette.

Budgettet er dog lagt ud fra, at vi selv vedligeholder/ slår græs på de små grønne områder ud for hver grund (der hvor man normalt ville have fortov).

Budget vedtaget (alle stemte for).

Bidrag uændret på 2400 kr årligt vedtaget (alle stemte for).

Pkt. 6

Rune, Berit og Marlene modtager ikke genvalg.

To nye skal vælges ind:

Henrik Lykkeberg

Heidi Kristiansen (olivarius@hotmail.com)

Bo Christensen valgt som ny suppleant.

Bent Svit spørges om han vil forsætte som suppleant

Pkt. 7

Erik Jensen tiltrådt som revisor under forudsætning af Peter Møller fratræder.

Pkt. 8

Kan ikke gennemføres. Der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvor både vedtægter og afgørelse om bestyrelseshonorar besluttes.

Pkt. 9.

Se første paragraf pkt. 4. Beslutningen afgøres på ekstraordinær generalforsamling.

Pkt. 10.

Parcelforeningen indtræder i parcelhusejernes landsforening som medlem og får derigennem kautionsforsikring og rådgivning i alle spørgsmål inden for parcelforenings regi.

Der tegnes en forsikringspakke: Kautionsforsikring, arbejdsskadeforsikring, retshjælpsforsikring, erhversanvarsforsikring, bestyrelses- og ledelsesforsikring, rådgiveransvarsforsikring. Det koster 1100 for forsikring og 125 pr. husstand at være medlem. Dette betales fra eksisterende kontingent.

Generalforsamlingen har vedtaget budget for 2011 og dermed også beslutning om at indtræde i landsforeningen.

Pkt. 11.

Grundejerforening stiftet. Det var en hård kamp. Kommunen vil fremover stå for stiftelsen (og kontakten til alle grundejere i nye lokalplans/boligområder).

Parcelforeninger har stemmer efter antal boligenheder i foreningen.

Parcelforenignen Solvangen har 29% af indflydelsen og udgifterne.

Brabrand boligforening har søgt dispensation til solceller på tagene. Dette er godkendt. Dan-solar, som opstiller anlæggene, har skrevet, at der ikke kan forekomme gener fra anlæggene. Hvis der skulle forekomme gener, kan vi indgive klage på, at dispensation er givet på forkert grundlag.

Pkt 12.

Ekstra til pkt. 10 – der skal laves en liste over beboere i området.

Habilitetsregler

Kommentar: habilitetsregler  keld har taget beslutninger som tilgodeser familie. Pointe: keld burde have udtrådt af denne beslutningsproces. Under al kritik. Specielt når der er kommet tilbud andre steder fra.

Bestyrelsen: Keld: har ikke opfattet det som værende i konflikt med beslutningsprocessen.

Kommentar: der må ikke være familierelationer som indgår i den slags processer.

Bestyrelsen: Det blev enstemmigt vedtaget af bestyrelsen. Beslutningen ville ikke have været anderledes uden Kelds stemme.

Debatten lukkes med kommentar om at habilitetsregler skal overholdes. Det tager bestyrelsen til efterretning.

Fejning af veje

Der fejes en gang inden konfirmationer.

Sprøjtning

Der sprøjtes i området og dette kunne have en indvirkning på tilbud, der er blevet givet, hvis dette var kendt.

Skanderborg Antenneforening / Dansk kabel TV

Der lægges et tilbud på hjemmesiden, som beboere kan angive om de ønsker.

Til stede: Anne, René, Keld og Marlene
Ikke til stede: Rune og Berit

Dagsorden:
1) Opsamling af opgaver fra sidste møde
2) Budget
3) Snerydning
4) Arbejdsfordeling i bestyrelsen + honorar til bestyrelsesmedlemmer
5) Generalforsamling

Ad 1)
Bankskifte
Bo forsøgte at skifte til Danske Bank, men da han ikke selv er privatkunde, kunne dette ikke lade sig gøre…!!
Århus Lokalbank er ikke længere lukningstruet, så vi ”parkerer” projektet, da vi formentlig ikke når kr. 750.000 (loftet for fuld indskydergaranti) før om 5-6 år.

Ansvarsforsikring
Vi har endnu ikke modtaget police fra Codan – Berit følger op på dette inden udgangen af januar måned 2011.

Anne undersøger muligheden for at tegne en større samlet forsikringspakke hos Parcelhusejernes Landsforening.

Nabohjælp
Bo har ikke arbejdet videre på dette – han følger op på dette inden generalforsamlingen.

Oversigt over hvis områder, der er hvis (parcelforening ctr. grundejerforening)
Vi har fået et oversigtskort fra kommunen.

Legepladser
Der er ikke sket yderligere. Parcelforeningen Hasselvangen (Eurodan-husene) opfordres til at deltage i planlægningen og etableringen. Der er penge i grundejerforeningens kasse, så vi behøver ikke afvente kommunens bidrag.
Berit og Bo er kontaktpersoner, og har tilkendegivet, at der vil være et konkret oplæg til årets generalforsamling, hvor der vil blive gjort nærmere rede for byggeprocessen.

Ad 2)
Budget blev gennemgået, og det så fornuftigt ud – Bo gør dette + regnskab klart til GF/invitationerne.

Anne foreslog, at grundejerforeningen blev medlem af Parcelhusejernes Landsforening – god idé – vi sender forslaget videre til grundejerforeningen.

Bo opretter konto i Århus Lokalbank for Grundejerforeningen.

Ad 3)
Snerydningsfirmaet får varsel udefra, når der skal ryddes sne – varslet gives på baggrund af konkrete målinger i området. Vi stoler på deres faglighed i den henseende.

Der har måske nok været dage, hvor snerydningen virkede lidt i overkanten, men de dage er der også kun sendt regning for 1½ times arbejde, dvs. kr. 750 – det kan vi godt leve med. Hellere det, end at der bliver ryddet en gang for lidt, og at folk kommer til skade.

Generel tilfredshed i bestyrelsen – vi spørger til det igen til generalforsamlingen.

Ad 4)
Keld har lavet forslag til formel arbejdsfordeling blandt bestyrelsesmedlemmerne. Der var generelt enighed om, at dette er en god ide. Det er hermed vedtaget.

Ad 5)
Generalforsamling afholdes 24. februar 2011 kl. 19.30. Keld booker lokale + lægger meddelelse ud på hjemmesiden.

Der deles invitationer + budgetter ud inden 1. februar.
Punkter til dagsorden ud over dem, der fastsat i vedtægterne:
Ændring af vedtægter (Marlene)
Legeplads (Berit og Bo)
Info om grundejerforeningen (Keld og Marlene)
Info om overtagelse af fællesarealer (Keld)
Honorar til bestyrelsesmedlemmer (René)
Snerydning (Keld)
Grønne områder – egenvedligeholdelse (Keld)

Valg af bestyrelse
Følgende modtager gerne genvalg: Bo
Keld
René
Anne

Følgende modtager ikke genvalg: Berit
Marlene

Mangler tilkendegivelse fra: Rune (Marlene følger op)

Marlene undersøger den skattemæssige problematik omkring eventuelt honorar til bestyrelsesmedlemmer.

Der skal være 67 husstande repræsenteret på GF, før vedtægtsændringer kan vedtages.

Bo lægger invitation til GF op på hjemmesiden, og sender også en påmindelse til medlemmerne et par dage før GF.

/ Marlene

Dagsorden:

1)      Valg af dirigent

2)      Beretning om det forløbne år

3)      Regnskab

4)      Rettidigt indkomne forslag

5)      Budget for næste år

6)      Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter

7)      Valg af revisor + suppleanter

8)      Den store Ejerforening

9)      Legepladser

10)  Parkering

11)  Støjvold lang hedevejen

12)  Vedtægtsændring

13)  Eventuelt

Ad 1

Da ingen af de fremmødte tilbød sig som dirigent, blev formand Marlene Ødorf, trods vedtægternes § 15, stk. 2, enstemmigt valgt som dirigent.

Martin Præst tiltrådte som referent på denne generalforsamling.

Der var 38 husstande repræsenteret, dette var desværre ikke nok til at gennemføre den ønskede vedtægtsændring

Jan Toftdal bemærkede, at regnskabet ikke var rettidigt afleveret i underskrevenstand og at generalforsamlingen derfor reelt ikke var lovligt indvarslet – det blev dog enstemmigt vedtaget at fortsætte generalforsamlingen alligevel.

Ad 2

Der er oprettet en hjemmeside med henblik på hurtig videndeling – der er kommet rigtig god respons på siden.

Det fungerer godt med kontingentindbetalingerne – enkelte har dog ikke betalt og det er af principielle årsager valgt, at bestyrelsen, efter at der er rykket for betaling, vil overgive sagerne til inkasso.

Det drøftedes om man fremover kan indkalde til generalforsamling via email. Seddel bliver lagt frem så man kan skrive husadresse og mailadresse.

Snerydning – det er vigtigt at vi melder ind, så evt. krav kan fremsættes for fremtidig leverandør, når vi fra 2011 selv skal stå for dette i Parcelforeningen.

Generelt er alle tilfredse med undtagelse af enkelte, som har oplevet at snetraktoren vender i indkørslen etc. der klages over disse enkelte tilfælde.

Ad 3

Bo Binau fremlagde regnskabet.

Jan Toftdal bemærkede, at de udestående 4.800 i kontingentindbetalinger bør indtægtsføres og sættes som et tilgodehavende i balancen.

Der er ikke tegnet forsikringer, dette bør bringes i orden hurtigst muligt.

Hvad er der brugt landinspektør til? Det har været på en enkeltsag, som en af beboerne har kørt med kommunen omkring niveauregulering – eksisterende kort var fejlagtige og derfor havde denne beboer en dialog med kommunen, hvor de blev afvist. Til sidst blev en landinspektør sat på sagen og bestyrelsen har valgt af egen fri vilje valgt at støtte denne beboer, da dette område skal forventes at være i orden.

Kommunen har taget det til efterretning og vil rette op på fejlen i foråret 2010.  

Regningen videregives til kommunen i forbindelse med den samlede overtagelse af fællesarealer med den forventning at den bliver refunderet.

Der var ikke yderligere kommentarer til regnskabet.

Ad 4

Der er ikke indkommet rettidige forslag og dette punkt behandles derfor ikke yderligere på generalforsamlingen.

Ad 5

Budget for 2010 blev fremlagt af Bo Binau.

Det forventes først at vi tidligst i efteråret 2010 overtager fællesarealer og derfor er der ikke afsat penge til dette.

Legeplads – Der er afsat kr. 100.000,- og dette vurderes forholdsvist lavt. Dog ønsker man umiddelbart ikke at starte på disse investeringer før den store grundejerforening er stiftet, da det er samtlige grundejerforeningens medlemmer, der bør finansiere de fælles legepladser.

Der er lavet en regnefejl vedr. opsparingen til vejfond og den skal derfor som en separat linie under anslået formue.

Forslag til snefond – dette bliver taget op i bestyrelsen.

Spørgsmål til kontingentbeløbet – er det endelig fastsat? Besvarelsen er at det er et estimat, som man holder fast i på nuværende tidspunkt.

Ad 6+7

Da der ikke var mødt tilstrækkeligt mange husstande til at få gennemført vedtægtsændring af § 17, stk. 2. De valgte fortsætter derfor et år endnu. Der er derfor ikke valg på disse punkter.

Ad 8

Bestyrelsen har forsøgt at kontakte ejerne af de store parceller i yderkanten af ”buen” på Hasselvangen med henblik på at få etableret den store ejerforening. Dette da vi ellers ikke kan få opstartet anlæg af legepladser etc.

2 ud af 8 ejere af storparcellerne har meldt tilbage, at de vil dukke op til en stiftende generalforsamling.

Bestyrelsen arbejder videre på etableringen af den store ejerforening inkl. storparcellerne.

Ad 9

Der blev fremvist et kort over området, hvor det blev anvist hvor det er planlagt at anlægge legepladserne. Der planlægges etableret 2 legepladser på det store grønne areal indenfor ”buen” ved søerne. Bestyrelsen er begyndt at undersøge priser på etableringen af legepladserne. Det skal her vurderes hvor meget vi ønsker at lave selv i henhold til gældende ”legepladsreglementer”.

Planerne for legepladser ligger ikke fast endnu, da det i princippet er Grundejerforeningens projekt og ikke parcelforeningens.

Ad 10

Bestyrelsen er blevet gjort opmærksom på at de regler der er for området, ikke bliver overholdt. Der må ikke foretages parkering på vendepladser. Der skal være plads til parkering af minimum 2 biler på den enkelte parcel.

Der henstilles til at de enkelte grundejere efter lever reglerne, der er til for at vi alle trives.

Ad 11

De fleste beboere langs hedevejen har indgivet klage til kommunen af den anlagt støjvold ikke som den bør være. Dette er blevet undersøgt og den lever op til lokalplanen – dog vurderes det pt. om kommuens beregningerne vedr. støj og trafikmængde er sandsynlige.

I forbindelse med den nye udstykning i forlængelse af Birkevangen vurderes problemerne omkring støjvolden ikke at blive mindre.

Igennem Solbjerg Fællesråd vil man indgå i dialog omkring støjvolde, cykelsti etc. samt fartbegrænsning. Det vurderes derved om der skal foretages en konkret måling. Denne har kommunen for nuværende ikke accepteret at finansiere eller rette sig efter.

Ad 12

Kunne ikke vedtages grundet manglende fremmøde fra nok husstande (38 fremmødte) der skal være 50 fremmødte for en vedtægtsændring.

Ad 13

* Man skal samle efterladenskaber fra hunde op.

* Mulighed for ansættelse af vagtværn – det kommer med som forslag på ekstraordinær generalforsamling.

* Alle beboere bør holde øje med ubudne gæster.

* Hastighed på ”buen” – kommer der fartbegrænsninger på? Der tages med som forslag overfor kommunen ved færdiggørelsen, men det er pt. ikke med i planerne.

Som referent:                                             Som formand:

________________________                                       _________________________

Marlene Ødorf                                                                Marlene Ødorf